会社説明会/企業見学を無断欠席したときの謝罪メールの書き方・例文

就職活動を行っていると、説明会や企業見学に参加する機会が多く訪れます。しかしながら、当日になって体調やスケジュール調整のミスなどで参加できなくなってしまうことも中にはあります。

そういった時、会社に当日欠席をどのように連絡すればよいのでしょうか。ここでは当日欠席を電話で連絡する際の電話のかけ方についてご紹介します。

企業に電話をかける際は、なるべく多忙な時間を避ける必要がありますが、会社説明会の当日欠席等、緊急を要する連絡の場合はできるだけ早い段階で連絡を行いましょう。始業時間が朝9時30分だとすると、朝礼等が行われる可能性を考えその15分から20分後をめどに電話をかけるのが最適です。

もちろん、人事担当者が直接電話に出る可能性は低いので、大学名と氏名を名乗った後、説明会のキャンセルについての連絡であると相手に伝えてから担当者に代わってもらえるようにお願いしましょう。

欠席の理由は様々だと思いますが、正直に理由を話せば良いと言うものではありません。例えば、雨が降っていて参加が億劫になった、という場合にその理由を聞いて良い印象を持つ人事担当者はいません。

一般的には、体調不良や大学で所属しているゼミから呼び出しがかかったなどが欠席の正当な理由です。当然ですが、無断欠席は言語道断です。

また、説明会や企業見学を欠席する企業が行う今後の選考を受けたいと考えている場合は、別日程で説明会が開かれるのであればその日程に振り替えてもらえるかを担当者にその場で聞くことが重要です。ナビサイトから予約が行える場合は、こちらで日程を変更する旨を担当者に連絡しましょう。

説明会などを当日欠席する際の連絡手段としてもう一つはメールがあります。メールでの連絡を行う際には、簡潔に伝えたいことが相手に伝わるように、当日の説明会欠席の旨をタイトルに明記することが重要です。

また、誰からの連絡なのかがきちんとわかるよう署名を書いておく事はもちろんですが、タイトルの後に所属大学と名前を書いておくとより人事担当者に伝わりやすくなります。

また、説明会を当日キャンセルすると言う事は人事担当者にとって大きな迷惑であるということを忘れてはいけません。今後その企業の選考受ける場合でも辞退する場合でも、誠心誠意の謝意を相手に伝える必要があります。

それでは、説明会などを当日欠席することを人事担当者に伝えるメールの例文を理由別に分けて以下で紹介します。

先述の通り、面倒になったからというのは正当な理由としては認められません。体調不良やゼミからの呼び出し、家庭の事情などが正当な理由ですが、一般的に就職活動よりも優先すべき事情というのはよほどのことでないと認められませんので注意が必要です。

本日開催の説明会への参加辞退につきまして（○○大学　氏名）

〇〇株式会社　総務部　新卒採用ご担当者様

お世話になっております。