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給与証明書とは|申請先/期間/書式・所得証明と給与明細との違い

年収

給与証明書という書類を皆さんはご存じでしょうか。給与証明書と聞くと「給与明細書のこと?」と疑問に思ってしまう方もいるでしょうが、実は別物なのです。そこで、今回はこの給与証明書について詳しく解説し、いったいどのようなものなのか、使う場面は何なのかを解説します。

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給与証明書はどこが発行するか

社会人になるといろいろな書類とおつきあいする必要が出てきます。その中でも高頻度でおつきあいする必要があるのが、給料関係の書類です。しかし、給料関係の書類も似ているのがたくさんあるので、見分けがつかない人が多数です。その給与関係の書類の一つ給与証明書はいったいどこで発行するのでしょうか。

基本は勤務先で発行する

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基本は勤務先で給与証明書は発行します。ただし、小さい事業所のような仕事場だった場合は、給与証明書を発行したことがないというケースもありますので、「給与証明書を発行してください」と依頼したところで「何それ?」とか「やったことがないからわからない」と言われてしまうことすらあるでしょう。 ただし、「やったことがないから勝手にやっていいよ」と言われても自分で給与証明書を作成するのはNGです。なぜなら勤務していた会社のハンコが必要になりますので、会社の許可なく勝手に会社のハンコを使うようなことをしてはいけません。ちなみに、正規雇用社員以外でも給与証明書は発行可能なので、会社に依頼することは可能となっております。

給与関係書類の違い

給料関係の書類は色々と種類がありますので区別するのが非常に困難です。知らない人が「給与証明書を提出してください」と言われても源泉徴収票や給与明細書のことだと思って「今持っていないんです」と答えてしまうこともあります。まずは、どのように違うのかを理解するところから始めてください。

給与証明書

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給与明細書はわかりやすく言えば任意の期間の給与がどれくらい貰っているのかという証明をしてくれる書類です。聞いたことが無いという人でも、まとめてみることができる給与明細書だと解釈していただければいいでしょう。 ネット上でも給与証明書のテンプレートは用意されておりますので、そちらから確認するとよくわかります。試しに、無料ダウンロードが可能なサイトを一つリンク先としておいておきますので、確認しておくといいでしょう。たいていのテンプレートはエクセルで作られておりますので、ほぼ誰でもいじることが可能となっております。

所得証明書

所得証明書とは課税証明書のことです。つまり、自分の所得の金額とその所得に対して支払うべき課税額を確認する証明書となります。これが無職の人や所得が少なすぎるという人は税金を支払う必要がないため非課税証明を貰うことができます。これは所得証明書の代わりになりますので、大切に保管しましょう。 源泉徴収票と似ていると感じた方は非常に鋭いです。ただし、あちらは会社単位になっているので、転職をしてしまった場合は、こちらの方が一本化しているので使い勝手はいいでしょう。証明対象年度の1月1日に住民票があった市町村が発行するというのもポイントです。つまり、源泉徴収票は発行元が会社になりますが、こちらは市町村役場になるという違いもあります。

市町村役場で発行する

もう少し詳しく解説すると、この所得証明書は市町村役場の「税務課」か「収納課」といったところで発行して貰えますので、ほしい方はそこに向かうことになるでしょう。総合窓口で確認すればどこで貰えるのかは教えて貰えますので、そこで確認するのも有効です。ちなみに、役場によって自動交付機が用意してありますので、そちらを使って入手することができるケースもあります。 所得証明書は会社で発行するものではなく、市町村役場が発行するものなので本人確認書類も求められます。パスポートや運転免許証があれば十分なので困ることはほとんどないでしょうが、本人以外でも委任状が用意されているのであれば発行して貰えるので、忙しい方でも対応は可能でしょう。

給与明細書

給与証明書は任意の期間の給与を証明する書類ですが、給与明細書はあくまで一月分の給与の詳細を証明するもので給料日に合わせて勤務先が毎月発行するものとなっております。給与証明書は発行したことがないという企業でも、給与明細書を発行しているところは多いでしょう。 給与明細書には給与計算の根拠となる労働日数や労働時間、残業時間などの情報を記載して、基本給や手当がいくらなのか、交通費がどうなっているのか源泉徴収や社会保険料などの控除項目はどうなっているのかを記載する必要がありので、覚えておきましょう。雇用主が社員に対して明細を発行するのは義務ですので、注意してください。

給与明細書や給与証明書の書式

給与明細書や給与証明書の書式は基本的にエクセルです。どちらもテンプレートがネット上に落ちていますので、「給与明細書 テンプレート」や「給与証明書 テンプレート」と検索すると簡単にヒットします。 特に前者の給与明細書は毎月発行する当たり前のものとなっておりますので、種類も非常に豊富です。実際に多くの方々が利用されているサイトの一つ「ビズオーシャン」でも給与明細関連のテンプレートが20件以上エクセル形式でありますので、その中から気に入ったものを使うといいでしょう。

証明される期間は?

この給与証明書で証明される期間は任意です。たとえば、「直近6ヶ月分の連続した給与の証明をしてほしい」と言われた場合は、6ヶ月分の期間の給与証明書を用意すればいいですし、数年分出会ったとしても、決まった期間を任意で用意することが可能です。 なので、必ず「給与証明書をください」と言われた場合は「どの程度の期間の給与証明書を用意すれば良いのですか?」と確認しましょう。そこがあやふやなままだと、発行し直すというケースがよくありますので、確認は必須です。

給与証明書が必要となる場合

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それでは実際に、この給与証明書が必要になる場面について解説いたします。実際に必要となる場面が少ないため、急に言われると困ってしまう給与証明書なのですが必要となるシーンは存在します。

ローンをする場合

住宅ローンなどの借り入れ申請をする場合にこの給与証明書が必要となります。このようなケースでは所定の書式が用意されていることが多いので、金融機関に書式がないのかを確認してください。

大口の融資

大きなお金が動く融資の場合でも給与証明書を用意してほしいと言われるケースがあります。新築で家を建てることになった場合の融資先で給与証明書の提出を求められるでしょう。

保険の扶養控除など

年末調整における配偶者控除や、配偶者や子供の不要認定などにもこの給与証明書を使うことになります。この場合に必要になるのは子供や配偶者の勤務先の給与証明書なので、間違わないようにしてください。

源泉徴収票で収入証明ができないケース

これはちょっと特殊なケースですが、源泉徴収票でその人の収入証明ができない場合は、給与証明書が求められることがあります。源泉徴収票はあくまで1月の1日から12月の31日までの収入に関する証明をするものなので、11月や12月の状態では1年近くの情報のずれがあります。 特に問題なく勤めているのならいいのですが、大幅な減給や病気休業などがあるとタイムラグが発生している源泉徴収票では証明することができません。その場合は、代わりに収入証明として給与証明書を用意しましょう。

給与証明書とは何かを理解しよう

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このように、給与は非常に大切なものなので、その人の記録として市町村役場や会社に正しく保管されております。そのため、給与関連の重要書類は似たような名前でいくつも存在する状態になっています。似たような書類の多さに慣れていない人にとっては理解するのも面倒に感じてしまうことだってあるでしょう。 しかし、一つ一つの意味や役割は異なっておりますので、混同してしまわないように注意しましょう。特に、今回紹介した給与証明書はいくらかマイナーな部類に入りますので、このようなものがあるのだという知識として覚えておいてください。

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