返信メールでの上手な引用方法とマナー・記号の使い方

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ビジネスで日常的に使うメールですが、届いたメールに返信するとき、どのように返信したらわかりやすくなるのかと考えたことはありませんか。 失礼にならない、わかりやすい返信メールをすることができれば仕事が上手く進み、評価もあがります。

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通常の設定では返信メールのとき、「＞」（引用符）が付かないようになっています。これから引用符を付ける設定に変更しなければなりません。outlookでの設定は下記となります。 1）ファイルタブから[オプション]をクリックする 2）左バーから[メール]をクリックする 3）[メッセージに返信するとき]または[メッセージを転送するとき]をクリックして、任意の設定を選択する 4）[テキスト形式のメッセージの行頭に次のテキストを入れる]に任意のテキストを選択して[OK]を三択する この設定をした場合、引用符のデフォルトは「＞」になっています。一般的な引用符なので、そのまま使って問題ありません。

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一般的なメールの返信機能としては ・全文引用 ・部分引用 が主にあります。 全文引用は「相手から届いたメール全てを引用」し、部分引用は「相手のメールの一部分のみ」を引用します。 全文引用のメリットはそれまで送信されたすべてのメールがわかります。 部分引用は、質問のメールに返信するときに、質問部分のみを抜粋し、回答を続けるなどが良くあります。どの質問に回答しているのかがわかりやすくなります。 それぞれメリットがありますので、返信で伝えたい内容に応じ、使い分けることがお勧めです。

返信メールを書く時の件名は、基本的にそのまま「Re:」が付いた件名のままにしましょう。 件名はメールの内容を表すものですので、件名を変えてしまうと後に検索をするときにわかりづらくなることにもなり、返信メールの意味をなさなくなってしまいます。 ただし、何人も返信しているメールで「Re:」が増えすぎてしまうのも、逆に件名がわかりづらいです。その場合は、2つ以降を消して、件名の後ろに返信の数を書いて送信するのも気づかいの一つといえるでしょう。

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メールの引用をするときに以前のメールが引用されていることを示す記号として、引用符「＞」を使うことが一般的です。 【例】 ＞明日のミーティング資料をお送りください。 添付いたします、ご確認ください。 のように基本的に引用符を使った文章の後にコメントを書く形が分かりやすいです。なお、引用符に＠を使用する人もいますが、>が一番使いやすいです。

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メールの返信をする場合、設定としてすべてのメールを引用する設定になっていることがよくあります。 内容によっては必要ないこともあり、必ずしも引用しなくても良いと考えた場合には、引用を削除する設定をしておくと手間が省けます。 【設定方法】 ①ファイルからオプション画面を開く ②「メール」をクリックする。 ③「返信/転送」内の「メッセージに返信するとき」ボックスから「元のメッセージを残さない」をクリックする。

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