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教授へのメールの返信の書き方とマナー・件名

初回公開日:2017年08月26日

更新日:2020年05月13日

記載されている内容は2017年08月26日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

メールマナー

教授にメールを返信する時のマナーやルールとはどのようなものでしょうか。簡単にメールを作成し返信することは出来ますが、教授の考えていることは考慮してメールの返信することはポイントを知る必要があります。メール返信に必要な重要事項を中心に記事にしました。

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教授へのメールの返信の書き方

教授へのメール返信は、お世話になった教授であればあるほど感謝の気持ちを記載すると良いです。また、ほとんど接点のない教授にメール送信する時でも、「お忙しいところ申し訳ありません」といった文言は必要です。基本的なメールの返信としては、一番上に教授の大学名、研究室名、教授の名前を記載します。 名前の後には、教授と記載することは大切です。また、本文の内容としては、「お忙しいところ申し訳ありません」からはじまり、用件を簡潔に記載します。この時大切なのは、忙しい教授への配慮としてできる限り短めにすることです。無理して短くするのではなく、教授の立場で読んでみて理解できるように用件をまとめましょう。

教授へのお礼のメール

仮に返信する必要があまりない用件でも、教授へはお礼の返信メールをしましょう。それは、とても簡単なお礼でいいです。例えば、「お忙しいところメールをいただきまして誠に有難うございます」などでいいでしょう。 お礼に関しては、長々と連ねるものではありません。相手に自分の気持ちが伝われば教授へのお礼のメールとして成り立っています。 また、最後に「今後ともご指導の程宜しくお願い致します」などの文章で終わりにしても良いです。教授の返信のお礼メールはかまえる必要はないのですが、体裁を整えることが重要です。教授は簡単な読みやすい内容の返信メールなら最後まで読んでくれます。

教授からのメールの返信がこない場合の対策

教授からメールの返信がこない原因は色々あります。教授の仕事は忙しいもので、他の事で時間をとられている場合もあります。また、ただ忘れているケースもあり、どのような状況かを把握するのはとても難しいです。 このような時はメールを再度送信してみるのも一つの手です。内容としては、「先日メールをしましたがいかがでしょうか」といった内容で問題ありません。 また、メールで駄目な場合は直接電話しても構いません。その時は、教授にどの程度お世話になったかによって電話内容は違ってきます。教授のもとで研究をしていた人は教授にまずは「お世話になりました」と挨拶することです。その後に、用件を簡単に伝えましょう。教授は研究室にいても忙しいことが多いです。

教授へのメールの件名は「re:」のままでもいい?

教授へのメールの返信の件名は「re:」でも問題ありません。それでも気を使って丁寧にメールを作成したい時は、件名に「いつもお世話になっています」などを記載しましょう。教授と面識があり、学生時代お世話になったのであれば、「re:」であったとしても問題ありません。 また、教授という仕事は様々な人からメールを受信する機会があるので、「re:」というメールの返信も見慣れていることになります。 また、一般的なビジネスにおいては、「re:」という記載はタブーです。どんなに忙しい時でも、何か他の表現で、メールの本文内容を端的に伝えるのが般的です。例えば、前回の交渉に関してなどの表題にすれば相手もメールの内容をある程度理解できるのと気が利いています。

教授へのメールの返信マナー

教授は忙しいので、返信のマナーとしては最初に用件をまとめて記載しましょう。その後に、必要な説明を追加すれば良いです。基本的に教授はレポートのような内容のメールを好みます。 なので、学生の時を思い出して、レポ―トと同じような構成でも良いでしょう。特に長くなるメールの場合は、最初に要点を記載するだけでなく全体としてレポートのようにしっかりとした体裁である必要があります。また、誤字脱字なども出来る限りしないようにしましょう。教授は誤字脱字は嫌う傾向があります。 また、仲の良い教授であれば、「近くに訪問した際にはお邪魔するかもしれませんが、その時は宜しくお願い致します」と記載すれば喜んでもらえます。

教授へのメールで「了解」は使える?

教授への返信メールで「了解」という表現をしたい時は、「承知いたしました」と言い換えましょう。少し丁寧すぎると感じますが、一般的には、「了解」を目上の存在である教授への返信で用いることはしません。 普通のメールの内容で了解しましたなどの表現もあまり使用しません。多くの場合承知しましたと記載します。「了解しました」は、目上の人に対しては失礼にあたる表現です。 このような表現の使い分けはとても難しいところがありますが、自分なりにどのような時にどのような言葉を使用するか決めておくと良いです。そうすれば、時間のないような時でもすぐに適切な表現で対応することができます。

教授へのメールの返信でありがとうを書き換える

教授への返信メールでありがとうを伝える時は、「誠に有難うございました」などの表現が良いでしょう。あまりこまかくこだわる必要はないです。これは、どんなに仲の良い教授でも同じような表現で言うのが一般的です。「本当に有難うございました」という表現もありますが、これは少しラフな感じがするので使用は控えた方が良いです。 大切なことは、メールの返信で教授に何を伝えたいかがポイントです。それによって表現の仕方も変わってきます。 「有難うございます」という内容は、教授への返信では多く使用される事がありますが、有難うという言葉であなたが何を伝えたいかが重要になってきます。重要なポイントをおさえて「誠に有難うございます」と記載すれば教授にも気持ちが伝わります。

教授へのメールの返信のタイトル

教授への返信メールのタイトルは、タイトルを見ただけである程度メールの内容が分かることが大切です。メールのタイトルと、メールの内容が違う場合はタイトルの意味がありません。タイトルが分かれば短時間で教授もメールを読むことができます。具体的な返信のタイトルとしては、「学生の頃は大変お世話になりました」などがあります。 これは、挨拶をしたい場合に用いられるタイトルです。よって、メールの内容も挨拶を基本としているものとなります。また、何かの集まりに教授に来てもらいたい時などにも挨拶として、「学生の頃は大変お世話になりました」という表現を使用します。少しかたい表現に聞こえますが、これくらいで丁度良いです。

教授へのメールの返信は必要か

まったく用事のない時以外は、教授へのメールには返信しましょう。それは、メールの送受信を何回かした後、内容が全て終わった時に、メールを送らなくてもよくなります。どの時点でメールの返信をしなくて良いかというのは難しいところがあります。 ですが、考え方を変えれば、メールの送受信で用件は全て終わっているので適当なところで返信するのをやめれば良いだけです。これは、メールの送受信の経験が浅い人によく問題となることです。 ですが、慣れてくればある程度相手が何を考えているかを考慮してメールの返信をどのタイミングで終わらせるか分かってきます。人によっては、教授への返信メールであっても用件だけのメールの人もいます。

最もよい教授への返信メールの書き方

最も良い返信メールを教授に送る方法は、教授の立場に立ってメールを返信することです。それは、返信するタイミングも考える必要があります。大切なメールの返信をいつまでも放置していると教授も心配してしまいます。 それに対して、すぐに適切な内容のメール返信をした時は、教授も喜んでくれます。教授という仕事は色々な仕事があり、メールの内容をこまかく読んでいる時間はないですが、タイトルにしっかりとした内容を記載して自分の名前を入れておけば大抵は読んでくれます。 また、教授に対して失礼になるからといって用件以外何も記載しないのもつまらないメールになってしまいます。少しでもお世話になった教授であれば、「今後とも宜しくお願い致します」くらいのことは記載しておいても良いでしょう。 大学を卒業した後の教授との付き合いとは、ある意味ではメールや挨拶で決まります。普段全く連絡する機会がないので、メールの返信をする時はしっかりとした文章で挨拶していれば、教授も安心します。教授との関係を維持したい方は、メールに気持ちを込めて記載するようにすれば大丈夫です。

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