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教授へのメールの返信の書き方とマナー・件名

更新日:2022年11月21日

メール・手紙

教授にメールを返信する時のマナーやルールとはどのようなものでしょうか。簡単にメールを作成し返信することは出来ますが、教授の考えていることは考慮してメールの返信することはポイントを知る必要があります。メール返信に必要な重要事項を中心に記事にしました。

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教授へのメールの返信の書き方

教授へのメール返信は、お世話になった教授であればあるほど感謝の気持ちを記載すると良いです。また、ほとんど接点のない教授にメール送信する時でも、「お忙しいところ申し訳ありません」といった文言は必要です。基本的なメールの返信としては、一番上に教授の大学名、研究室名、教授の名前を記載します。 名前の後には、教授と記載することは大切です。また、本文の内容としては、「お忙しいところ申し訳ありません」からはじまり、用件を簡潔に記載します。この時大切なのは、忙しい教授への配慮としてできる限り短めにすることです。無理して短くするのではなく、教授の立場で読んでみて理解できるように用件をまとめましょう。

教授へのお礼のメール

仮に返信する必要があまりない用件でも、教授へはお礼の返信メールをしましょう。それは、とても簡単なお礼でいいです。例えば、「お忙しいところメールをいただきまして誠に有難うございます」などでいいでしょう。 お礼に関しては、長々と連ねるものではありません。相手に自分の気持ちが伝われば教授へのお礼のメールとして成り立っています。 また、最後に「今後ともご指導の程宜しくお願い致します」などの文章で終わりにしても良いです。教授の返信のお礼メールはかまえる必要はないのですが、体裁を整えることが重要です。教授は簡単な読みやすい内容の返信メールなら最後まで読んでくれます。

教授からのメールの返信がこない場合の対策

教授からメールの返信がこない原因は色々あります。教授の仕事は忙しいもので、他の事で時間をとられている場合もあります。また、ただ忘れているケースもあり、どのような状況かを把握するのはとても難しいです。 このような時はメールを再度送信してみるのも一つの手です。内容としては、「先日メールをしましたがいかがでしょうか」といった内容で問題ありません。 また、メールで駄目な場合は直接電話しても構いません。その時は、教授にどの程度お世話になったかによって電話内容は違ってきます。教授のもとで研究をしていた人は教授にまずは「お世話になりました」と挨拶することです。その後に、用件を簡単に伝えましょう。教授は研究室にいても忙しいことが多いです。

教授へのメールの件名は「re:」のままでもいい?

教授へのメールの返信の件名は「re:」でも問題ありません。それでも気を使って丁寧にメールを作成したい時は、件名に「いつもお世話になっています」などを記載しましょう。教授と面識があり、学生時代お世話になったのであれば、「re:」であったとしても問題ありません。 また、教授という仕事は様々な人からメールを受信する機会があるので、「re:」というメールの返信も見慣れていることになります。 また、一般的なビジネスにおいては、「re:」という記載はタブーです。どんなに忙しい時でも、何か他の表現で、メールの本文内容を端的に伝えるのが般的です。例えば、前回の交渉に関してなどの表題にすれば相手もメールの内容をある程度理解できるのと気が利いています。

教授へのメールの返信マナー

教授は忙しいので、返信のマナーとしては最初に用件をまとめて記載しましょう。その後に、必要な説明を追加すれば良いです。基本的に教授はレポートのような内容のメールを好みます。 なので、学生の時を思い出して、レポ―トと同じような構成でも良いでしょう。特に長くなるメールの場合は、最初に要点を記載するだけでなく全体としてレポートのようにしっかりとした体裁である必要があります。また、誤字脱字なども出来る限りしないようにしましょう。教授は誤字脱字は嫌う傾向があります。 また、仲の良い教授であれば、「近くに訪問した際にはお邪魔するかもしれませんが、その時は宜しくお願い致します」と記載すれば喜んでもらえます。

教授へのメールで「了解」は使える?

教授への返信メールで「了解」という表現をしたい時は、「承知いたしました」と言い換えましょう。少し丁寧すぎると感じますが、一般的には、「了解」を目上の存在である教授への返信で用いることはしません。 普通のメールの内容で了解しましたなどの表現もあまり使用しません。多くの場合承知しましたと記載します。「了解しました」は、目上の人に対しては失礼にあたる表現です。 このような表現の使い分けはとても難しいところがありますが、自分なりにどのような時にどのような言葉を使用するか決めておくと良いです。そうすれば、時間のないような時でもすぐに適切な表現で対応することができます。

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初回公開日:2017年08月26日

記載されている内容は2017年08月26日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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