封筒の宛名印刷の仕方｜エクセル/ワード/ソフト/プリンター

Wordを起動し、一番上のメニューバー[差し込み文書]タブを選択します。その下にいくつかメニューボタンが表示されますが、その中から[差し込み印刷の開始]を選択し、[ラベル(A)...]をクリックします。画面右側に差し込み印刷のウィザード画面が表示されます。次に、文書の種類[ラベル]を選択し、[次の: ひな形の選択]をクリックします。

[文書レイアウトの変更]を選択します。[既存の文書から開始]を選択する時は、既にラベルのひな形を保存していて、保存したファイルから作業を開始する際に使います。次に、[ラベル オプション...]をクリックします。

[ラベル オプション]画面より「ページプリンター」を選択します。ちなみに「連続紙プリンター」とは、連続帳票と言われている紙のタイプで、会社の伝票で1ページ1ページの間にミシン目がついていて切り離せる紙のことを指します。 次に、[ラベル情報]の[ラベルの製造元]から宛名ラベルのメーカーを指定します。選択すると下に「製造番号一覧」が表示されますので、宛名ラベルのメーカーパッケージを確認の上、指定します。右側には指定された宛名ラベルの[ラベル情報]が表示されます。確認の上、[OK]ボタンをクリックします。 もし、該当のメーカーが表示されない場合は、自分自身でラベルのレイアウトを設定します。画面一番下[新しいラベル(N)...]ボタンをクリックします。次に、実際手元にあるラベルのサイズを計測し、規定値にある値を変更して[OK]ボタンをクリックして確定します。

宛名ラベルに設定されているサイズの詳細を変更します。こちらは必要に応じて変更しますので、不要な場合は変更しなくても宛名印刷はできます。[サイズの詳細(D)...]をクリックします。ポップアップ画面上には、宛名ラベルの印刷レイアウトのプレビューが表示されます。 規定値が入っていますが、ラベルより内側に印刷を指定したい時や、文字数が多くて余白を少なめにしたい場合に変更します。設定後は[OK]ボタンを押して確定します。[ラベル オプション]画面まで戻ったら、さらに[OK]ボタンをクリックして操作を完了します。一番下のメニュー「次へ: 宛先の選択」をクリックして次へ進みます。

ここからは、宛先データを指定します。Outlookの連絡先やこの画面で新しいリストを作成しながら進めることもできますが、今回は、既存のリストを利用する方法をご紹介します。[宛先の選択]から[既存のリストを使用]を選択し、[既存のリストを使用]の[参照...]をクリックします。 [データファイルの選択]画面が表示されますので、ご自身の作成したデータ（今回はExcelファイル）を選択して[開く]をクリックします。次に、[テーブルの選択]画面にある該当のシート名を選択し、[OK]ボタンをクリックします。 [差し込み印刷の宛先]画面が表示され、シートに保存されているリストを確認することができます。ここで、印刷対象にしたくないものは、左から二番目のチェックを外します。また、この画面では「（データの）重複のチェック」などができます。印刷対象に問題がなければ[OK]ボタンを押します。次に、一番下のメニュー[次へ: ラベルの配置]へ進みます。

[ラベルの配置]の[住所ブロック...]をクリックします。続けて、右下の[フィールドの対応(M)...]をクリックします。ここでは、宛先情報をどの項目にセットするかを指定します。Wordの規定項目（フィールド）とExcel住所録の項目の対応表を設定し、Excel住所録のデータを引用します。 例えば、[名]には「受取人名」、[住所 1]に「(受取人)住所」、[住所 2]に「(受取人)番地」[郵便番号]に「(受取人)郵便番号」を指定することで、指定されたExcel住所録の項目データを引用します。[OK]ボタンで画面を閉じます。 最後に、画面左側[宛先の氏名を以下の書式で挿入する(R):]から[敬称のスタイル]をクリックして選択します。画面右側に「宛先の氏名」も含めた[結果のプレビュー]に印刷イメージが表示されます。右矢印をクリックすると次の住所データを確認することができます。[OK]ボタンをクリックすると、「《住所ブロック》」が表示されます。Enterキーを押して次の行へ進みます。

次に、画面右横の[郵便バーコード(日本)...]をクリックします。[郵便バーコードの生成(日本)]画面が表示されます。各項目のデータが一致しているか確認しています。今回は、Excel住所録の項目が「(受取人)住所」「(受取人)番地」という情報を引用しているため、[住所 1]に「(受取人)住所」、[住所 2]に「(受取人)番地」の組合せで設定を行い、[バーコードの表示]ボタンをクリックします。 プレビューにバーコードが表示されます。[OK]ボタンをクリックして画面を閉じると、「《郵便バーコード》」が表示されます。Enterキーを押して次の行へ進みます。

次に、差出人を追加します。一番上のメニュー[差し込みフィールドの挿入]を選択し、挿入したい情報を選択して[挿入]ボタンを押します。この際、印刷したい項目から指定するとスムーズに作業が進みます。指定が完了したら、[閉じる]ボタンで画面を閉じます。 画面上のメニューボタン[結果のプレビュー]をクリックし、現在のレイアウトをプレビューで確認します。次に、Enterキーで改行などを行い、差し込まれたフィールドの位置などの体裁を整えます。続けて、[すべてのラベルの更新]ボタンを押して、1番目のレイアウトを2番目以降にも反映させます。最後に[次へ: ラベルのプレビュー表示]をクリックして次へ進みます。

印刷対象から外したいデータがある場合、一番上の[<<]ボタンと[>>]ボタンでデータを確認しながら[この宛先の除外]をクリックして印刷対象から外します。また、対象にするためには[アドレス帳の変更...]をクリックし、データ一覧の左から二番目のチェックを入れると再度印刷対象にすることができます。[次へ: 差し込み印刷の完了]をクリックします。

次に印刷に進みます。そのままプリンターへ出力する場合は、[印刷...]をクリックします。全部を印刷する場合は[すべて]、現在表示されているデータのみ印刷する場合は[現在のレコード]、データ範囲を指定して印刷する場合は[最初のレコード、最後のレコード]を選択してデータ範囲を指定します。[OK]ボタンをクリックすると[印刷]画面が表示されます。