「ご承知おきください」の使い方とは？意味や言い換えについても紹介

ビジネス文書の末尾が「以上、ご承知おきください」という一文で終わっているのを目にしたことがある方は少なくないでしょう。特に深い意味を感じずに読み終わる方もいれば、丁寧な言葉遣いながら威圧的な雰囲気を感じ取ってしまう方もいることでしょう。 本記事では、「ご承知おきください」という一文の意味や正しい使い方の例文などを取り上げています。記事を読み使い方のルールを覚えておけば、使い方や使う相手を間違って相手を不快にしてしまう事態を避けることができるでしょう。 言葉の使い方で人間関係を損なうことのないように、正しい日本語の使い方を覚えておきましょう。また、日本語の使い方と並行し、英語表現も覚えておけば、グローバルビジネスの中でも活用できるでしょう。ぜひ参考にしてください。

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「ご承知おきください」という一文のまま意味を引ける辞書は多くありません。「ご承知おきください」は、「承知する」という動詞を変化させ形作られている言葉です。「承知する」には、「事情を知る」「依頼や要求を聞き入れる」といった意味があります。 「ご承知おきください」は、「承知」「しておく」「ください」という3つの要素が連なって形成されており、「知っておいて欲しい」という簡単な言葉に言い換えることも可能です。心に留めておいて欲しいことがあるときに使います。

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「ご承知おきください」の意味を覚えたところで、ここでは実際の場面を想像しながら、どのように「ご承知おきください」を使っていくのか見てみましょう。 紹介する例文が使われるビジネスシーンを思い浮かべながら、自分が実際にその場面に遭遇したときに「ご承知おきください」の一文を発せられるか、記載できるのか考えてみましょう。 「ご承知おきください」という一文だけでなく、使っている場面とあわせて文章全体を覚えておくと、スムースに使えるようになります。

「ご承知おきください」は、知っておいて欲しいことを伝えるための言葉です。見積書が添付されていることを相手が見落とす危険性があるときや、絶対に見落としてほしくないときに、「どうぞご承知おきください」と付け加えることで、注意喚起になります。 「見積書を添付いたしました」だけでも、見積書が添付されていることを伝えることはできますが、「添付した」という状態を伝える報告と認識される危険性も否めません。「ご承知おきください」という一文によって、相手にとっても重要な事項であることを喚起できます。

「いくつか懸念事項がございます」と伝えることで、何か問題が含まれているだろうことを相手に伝えることはできます。しかしながら「懸念事項がございます」だけでは、相手は次に何をすべきなのかわからない状態です。 「ご承知おきください」と続けることで、何か懸念すべき事項があるということを心に留めておき、先に進めていくのだと相手も理解できます。 未解決の課題やリスクがあるものの、それらを踏まえて仕事を進めていくときに使える例文です。

「ご承知おきください」は、「知っておいて欲しい」を丁寧に伝える言葉です。謙譲語としても使われることがある「承知する」という言葉を含んでいることから、丁寧な文にしたつもりでも、相手に対して高圧的だと捉えられる危険性もあります。 例文のように「ご承知おきください」に「お願い申し上げます」ということを続けることで、相手に対する「お願いする」という気持ちを強調できます。 「ご承知くださいますようお願い申し上げます」を使えば、「知っておいて欲しい」という言い方に比べて、柔らかく表現できるのでおすすめです。

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「ご承知おきください」で使われている「承知する」という動詞は、「承知」という名詞に「する」を付加して作られています。 「承知する」が敬語というわけではありませんが、同じ漢字を使う「承る」が謙譲表現であることから「承知する」も謙譲語だと認識している人も少なくありません。 真意を誤って理解されないためにも、「ご承知おきください」を目上の人に使うことは避けるようにしましょう。目上の人に対しては、類語に置き換えることをおすすめします。

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伝えたい相手が取引先の人だったり、上司だったりする場合は、謙譲語だと受け取られてしまう「ご承知おきください」は使わない方が無難です。「ご承知おきください」の代わりに、同様の意味を持つ類語に言い換えて表現しましょう。 ここでは、「ご承知おきください」と同じように使える類語を紹介します。話の内容によって、適切な類語を使って言い換えられるように、各類語の使い方を覚えておきましょう。「ご承知おきください」の例文を類語で言い換えてみましょう。