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復命書の書き方の基本と例文・作成のポイントやテンプレート

書き方・例文

復命書、聞き慣れない言葉ですね。主に官公庁などで使われる報告書ですが、上司などの命令に対して遂行した用務の内容などを報告する書類です。復命書は書き慣れないと難しいですがネットには多くの例文があります。例文を参考にして復命書を作成するポイントなどを紹介します。

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「復命書」は報告書の一種

復命書とは?

おそらく多くの人が復命書という言葉は知らないのではないでしょうか。復命書は民間企業で使われることも稀にありますが、主に官公庁や学校など公務員のあいだで使われるものだからです。復命書というのはその言葉通り、上司などからの命令を受けて職務を行なった場合に、その結果をまとめて上司に報告してかえすための書類です。命令の「往復」の復路ということになります。

報告書との違いは?

広い意味で復命書は報告書の一種と言えますが、「命令の職務を遂行した」という内容になりますので、一般的には報告書よりは簡潔なものになるでしょう。官公庁や企業によって復命書のテンプレートが定められていることが多いので、それに沿ってA4で1~2枚に簡潔にまとめるのが良いと思います。詳しく記載したいところは別資料にして添付などすれば良いでしょう。

提出しないと費用精算できないことも

官公庁や学校などは自治体などの服務規定で復命書を提出、承認されないと、職務で要した出張旅費や経費などの精算ができないところも多いようです。また、たいていは提出期限が定められていますので注意しましょう。 復命書は上司はもちろんのこと、事務方など多くの人に回覧される場合が多いので、間違っても誤字脱字や助詞などの文法上の誤りなどが無いように、よく見直してから提出するようにしてください。

復命書作成の基本

復命書のテンプレート

復命書の書式は官公庁や学校、企業で定められていることがほとんどです。ネットでテンプレートをダウンロードできるサイトもありますが、定型以外の書式を使う必要もないので参考程度にすれば良いと思います。 学校の定型書式を見てみましょう。 教員用と事務系職員用とに分かれていて、回覧・承認欄の役職なども異なっています。出張内容を記載するところは「用務の概要」となっていますので、ここに具体的な項目に分けて記載することになります。

復命書に記載する一般的な項目

復命書は出張を伴う視察や研修、セミナー、会議参加などの場合に作成することが多いので、ほとんどは出張復命書になると思います。そこに記載すべき一般的な項目をあげてみましょう。

■報告年月日 ■所属・職名・報告者氏名 ■表題:視察とか研修、セミナー、会議出席などの用務を記載します。 ■出張先:出張交通ルートは別掲でも良いでしょう。 ■開催日時:細かなタイムスケジュールは報告本文に記載します。 ■報告の要約:用務の目的や研修などの参加人数などを記載します。 ■報告本文:簡潔に解りやすく記載します。箇条書きを使うのも良いでしょう。 ■感想・意見・提案など:用務を経て今後の業務へ活用するところなどを記載します。復命書のなかでは最も大事で、誰もがチェックするところです。 ■添付資料:研修などのテキストや報告本文に補足する資料などを添付します。

復命書の例文とポイント

出張復命書の例文、作成のポイント

出張復命書の例文は多くのサイトで紹介されていますので、ここでは出張復命書を作成する際のポイントをみてみましょう。

■出張は視察や研修、会議参加などの本来の目的に伴なうものなので、「表題」にはその出張の目的を明確に記載します。 ■1回の出張で複数ヶ所を訪問した場合は、「出張先」に時系列順に番号などを付けて全てを記載するのが原則です。「報告の要約」や「報告本文」にはその番号順に内容を記載しますが、煩雑になる場合は訪問先別に個別に出張復命書を作成するのも良いでしょう。 ■訪問先での面談者は役職を含め正確に記載します。 ■出張の目的に対する、出張の成果や課題、今後の対策・展開などを明確に記載します。 ■訪問先の資料などは出張に行かなかった人たちの理解を助けるものなので、必ず添付資料として加えましょう。

看護研修復命書は例文にはとらわれずに書こう

院内研修ではなく、外部の看護研修を重視する職場も多く専用の復命書フォーマットがあるところもあるようです。そのなかに参考になる例文のようなものもあるでしょうが、あまりそのような例文にはとらわれずに、自身の感じたこと、学んだことを復命書に記載することをお薦めします。

看護研修には看護協会や各種学会、出版社、製薬会社などが企画主催するものなどがあります。主催団体によって研修内容の傾向も異なりますので、「表題」に記載する研修会名には必ず主催団体も併記するようにしてください。

看護研修復命書には、基本的な事項以外に次のことを必ず記載するようにしましょう。 ■研修会名(主催団体を含む) ■会場、参加人数 ■講師名(所属を含む) ■研修内容(要約と収穫となった内容) ■課題や提案(今後の業務に活かせることなど)

看護研修に限らず研修復命書で難しいのは、研修で学んだ技術などを文章で表現することです。研修で使用されたテキストなどには図解入りでの説明などがあるでしょうから、特にアピールしたい点があれば、それを参照するかたちで記載すると良いでしょう。

介護研修の例文

介護研修の場合も看護研修の復命書と同じような項目を記載することになるでしょう。 いろいろなテーマについての研修がありますが、介護職の場合、資格取得のための重要な研修があります。

一つは介護職員初任者研修で、旧ホームヘルパー2級に替わる「介護職員初任者研修課程」という資格のためのものです。講義と演習で構成される約130時間の研修と、全課程修了後の修了試験に合格することが必要です。 もう一つが介護職員実務者研修で、国家資格の「介護福祉士」の受験資格に実務経験3年以上とこの実務者研修課程の修了が定められています。取得している資格がない場合は450時間の受講ですが、初任者研修を修了していれば320時間の受講になります。

これらの資格取得のための研修は自費で受講することが多いのですが、介護施設によっては介護員に研修を受講させるようにしているところもあるようです。 社会福祉法人明徳会で初任者研修の復命書を公開しています。例文として参考にお薦めします。

介護研修復命書の内容は多岐にわたっているので、適切な例文はなかなかないのですが、熊本市にある特別養護老人ホーム「みかんの丘」では介護職員の様々な研修報告書を公開していますので例文として参照します。復命書の「感想・所感」の部分が主ですが、熊本地震後の職員の一生懸命さや熱い思いが伝わってきますので、例文として参考にされることをお薦めします。

学会参加の例文

学会やセミナーなどの参加を報告する復命書は、学術的で専門的な事項を含みますので理解できる特定の人に内容が伝えられれば良いと思います。あえて用語などの解説を入れる必要などはありません。

記載する項目は他の復命書と基本的に同じですが、報告本文には次のような事項を入れるようにしましょう。 ■学会名 ■開催場所 ■参加者(キーパーソンなど)、参加人数 ■主要発表テーマ、発表者 ■自身の発表テーマがあればその内容、質疑応答内容など ■興味深いテーマ、参考になったテーマなど収穫のあった内容 ■今後の研究などへの反映や課題

学会参加の復命書の例文というのは学術的なこともあってほとんどありませんが、学会に参加した人のための例文、雛形を提示しているところもありますので参考にしてください。

復命書は自分の言葉で書こう

復命書は視察や研修などの用務によって内容には様々のものがあります。官公庁や会社でも復命書はかなり数の文書が蓄積されているはずですので、復命書の作成に行き詰った場合はそのような文書を例文として参考にしヒントを得るのが良いでしょう。 ネットにも例文はありすすが、あくまでも例文ですので必ず自分の言葉で復命書を作成するようにしてください。復命書の作成に慣れていない人は、研修などの用務中にこまめにメモをとって復命書のまとめに備えるようにしましょう。

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