復命書の書き方の基本と例文・作成のポイントやテンプレート

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おそらく多くの人が復命書という言葉は知らないのではないでしょうか。復命書は民間企業で使われることも稀にありますが、主に官公庁や学校など公務員のあいだで使われるものだからです。復命書というのはその言葉通り、上司などからの命令を受けて職務を行なった場合に、その結果をまとめて上司に報告してかえすための書類です。命令の「往復」の復路ということになります。

広い意味で復命書は報告書の一種と言えますが、「命令の職務を遂行した」という内容になりますので、一般的には報告書よりは簡潔なものになるでしょう。官公庁や企業によって復命書のテンプレートが定められていることが多いので、それに沿ってA4で1～2枚に簡潔にまとめるのが良いと思います。詳しく記載したいところは別資料にして添付などすれば良いでしょう。

官公庁や学校などは自治体などの服務規定で復命書を提出、承認されないと、職務で要した出張旅費や経費などの精算ができないところも多いようです。また、たいていは提出期限が定められていますので注意しましょう。 復命書は上司はもちろんのこと、事務方など多くの人に回覧される場合が多いので、間違っても誤字脱字や助詞などの文法上の誤りなどが無いように、よく見直してから提出するようにしてください。

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復命書の書式は官公庁や学校、企業で定められていることがほとんどです。ネットでテンプレートをダウンロードできるサイトもありますが、定型以外の書式を使う必要もないので参考程度にすれば良いと思います。 学校の定型書式を見てみましょう。 教員用と事務系職員用とに分かれていて、回覧・承認欄の役職なども異なっています。出張内容を記載するところは「用務の概要」となっていますので、ここに具体的な項目に分けて記載することになります。

復命書は出張を伴う視察や研修、セミナー、会議参加などの場合に作成することが多いので、ほとんどは出張復命書になると思います。そこに記載すべき一般的な項目をあげてみましょう。

■報告年月日 ■所属・職名・報告者氏名 ■表題：視察とか研修、セミナー、会議出席などの用務を記載します。 ■出張先：出張交通ルートは別掲でも良いでしょう。 ■開催日時：細かなタイムスケジュールは報告本文に記載します。 ■報告の要約：用務の目的や研修などの参加人数などを記載します。 ■報告本文：簡潔に解りやすく記載します。箇条書きを使うのも良いでしょう。 ■感想・意見・提案など：用務を経て今後の業務へ活用するところなどを記載します。復命書のなかでは大事で、誰もがチェックするところです。 ■添付資料：研修などのテキストや報告本文に補足する資料などを添付します。

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