発注ミスをしたときの対処法と予防策｜謝罪文や始末書の書き方

発注ミスをしてしまったことがある人は、世の中にたくさんいます。こんな時、すごく焦りますよね。では、発注ミスをしないためにはどうすればよいのでしょうか。また、発注ミスをしてしまったときの対処法をご紹介します。

仕事をするうえで、何かを注文をすることは欠かせません。しかし、それにはミスがつきものです。部品なり、事務用品なり、あるいは販売するための食品などもそうですが、とにかく商行為には発注、というのが少なからずあるわけです。 そこで確実に問題になるのが発注ミスです。人である以上、ミスがある、という前提で考えるべきです。 では、この発注ミスですが、防ぐことはできないのでしょうか。可能な限り発注ミスを少なくすることはできます。例えば複数人の許可が必要になる発注システムにすることです。または明らかに大量な発注があった場合に再度確認をするよう促すシステムを作成するのも良い対策になるでしょう 間違える、ということを前提にした発注システムにすることで、間違えた時の対処がスムーズになります。また、間違い事態を防ぐことも可能になります。

発注ミスを限りなく0に近くすることができる方法は存在します。何度も確認をするように促したり、あるいは普段よりも多くの発注となった場合に警告文を出したり、発注の最終的な決定は複数人の同意がいるシステムにするなど、コンピューター用いた発注の場合は防止が簡単です。 しかし、これには非常に厄介なことがあります。それは工程を増やせば増やすほど業務に遅れが生じる、ということです。非効率的になる、といってもよいでしょう。 これはコンピュータシステムすべてにいえるのですが、セキュリティを高くしたり、ミスをしないように工夫すると、物凄く作業効率が落ちることになります。 しかし、当然ですが、発注ミスをするよりはましだと言えます。そのバランスをよく考えて、防止策や防止システムを作る必要があるわけです。

発注ミスをどんなに注意していても起きてしまいます。そんなときに大事になのは、素早く対処することです。先ほどの発注はミスです、取り消しを、といった旨の連絡をすぐに入れるようにしましょう。一分一秒が大事なことになりますから、まずその連絡に関しては形式的な礼儀などに拘っている場合ではありません。 メールでは、相手がすぐに見るかどうかわかりません。できることなら電話がより良いでしょう。発注が誤ったまま発注されることを回避しましょう。

仮に発注ミスによる発注が取り消すことができたとしても、必ずお詫びをする必要があります。 お詫びの申し上げ方としては、まず電話をするべきでしょう。迷惑をかけてしまったうえに、メールでやり取りをするのは非常に失礼です。また、失礼な印象を与えすぎてしまうと、今後の営業に関わる問題になる恐れもあります。 正しい言葉を使い、心から詫びていることが伝わるような謝罪をしましょう。

発注ミスといえば、自分が相手にすることをイメージしがちです。しかし、相手側の発注ミスももちろん存在します。相手がどんな立場であるのかに関わらず、ミスはミスに過ぎません。 立場によって相手の謝罪の仕方は変わります。どんな相手でも寛大な気持ちでミスに対応しなければなりません。人間は誰でもミスをします。次に自分がミスをする側になったときのことを考え、迅速に、かつ親切に対処の協力をしましょう。

こちらが発注ミスで多く物を購入してしまった場合、そしてそれを取り消してもらった場合の例です。 多くの場合はまず電話で謝罪をしますが、誠意を表すためには後日、もしくは事態が収束してからすぐに、メールで謝罪をしましょう。その場合は、以下の文面を参考にしてみてください。 例：「いつもお世話になっております。先ほどの注文を取り消していただき、誠にありがとうございます。こちらの不手際でご迷惑をおかけして、申し訳ございませんでした。」 そのまま発注されてしまうと大変なのがこちら側の発注ミスです。では、相手側のミスによって謝罪文が届いた時にはどのように対応すれば良いのでしょうか。以下の文面を参考にしてみてください。 例：「先日、ご注文いただいた○○の件ですが、ご注文いただいた分を発注できておりません。 つきまして、明日、○月○日にお送りいたしますので○○日までには納品させていただきます。この度は当方の不手際により、○○様にご迷惑をおかけしたことを深くお詫びいたします。今後もなにとぞ、よろしくお願い致します。」 この時に考えておくべきことは、何の件であるのかを文頭で伝えることです。そして、こちらのミスで、ということをはっきりと伝えるましょう。その上、既に処理をしているので○○日までに納品できる、などの今後の見通しを伝えましょう。 謝罪をするときには、何に対する謝罪なのか、どんなミスだったのか、今後はどうなるのか、今後もよろしくお願いします、という流れで書くと見栄えのよいビジネス文章にできますから、覚えておきましょう。