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ビジネスではじめましての人に対してのメールの送り方|例文/挨拶/件名

初回公開日:2017年04月30日

更新日:2020年02月21日

記載されている内容は2017年04月30日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

メール

社会人になり、上司や後輩にビジネスメールを打つ機会も多くなると思います。特に初めての人にビジネスメールを送る場合は、「はじめまして」から始めるのか疑問です。本記事では、「はじめまして」の別の言葉で始めるビジネスメールの書き方を紹介していきます。

ビジネスではじめましての人に対してのメールの送り方

これまで全く取引がない場合

会社同士のやり取りも初めてである場合は「いつもお世話になっております」という挨拶をするのは不自然です。なので、「はじめまして」とシンプルに書くよりかは、最初の挨拶を工夫して伝える必要があります。 はじめましての人への挨拶と言えば「はじめまして」が定番ですが、ビジネスメールでは軽い印象になってしまうので使いません。こういったときに使える挨拶は、「はじめまして」というよりは、「初めてメールを送らせていただきます」「突然のメール失礼致します」を使うのがおススメです。その後に「私は○○と申します」と伝えると話の展開がスムーズになります。

はじめましての人にメールを送るときのポイント

知らない相手からビジネスメールが届いたとき、多くの人は戸惑いや警戒心を抱くものです。初めてのビジネスメールではこういった気持ちをほぐすことが大切なポイントです。「誰から紹介されてこのメールを送っているのか」ということを明確にすることです。「○○株式会社の○○様よりご紹介いただきました」や「○○を見てご連絡させていただきました」と伝えるだけでも、相手を安心させることができます。 そして、ビジネスメールというのは、受け取る人は毎日沢山のビジネスメールを受け取っているということを想定しなくてはいけません。 しっかりと件名で内容や送信者を分かるようにしておくことも大切なポイントであると言えます。

はじめましての人へメールの送り方

最初に相手の社名と名前を最初に明記するのが基本です。 所属や役職も分かる範囲で書き、「○○株式会社御中」と添えましょう。 相手の個人名が分からない場合は、社名または部署名の後ろに敬称の「御中」を付けるようにします。 個人が特定できる場合は「名前+様」「○○株式会社○○部○○様」とします。 ここで注意することは「御中」と「様」を併用することをしないようにします。 その後に「挨拶文」を書きます。初めてメールを送る場合は「突然、メールをお送りして失礼いたします」 といった挨拶が自然です。挨拶文の後に自分がどういう者であるかを名乗ります。 はじめましての人に対しては社名、所属部署、担当してる仕事内容などを簡単に自分についての情報を伝え 素性を明らかにすることが大切です。 その上でメールの用件を端的に書き出します。 「○○株式会社の○○と申します。○○の件でメールをしました」という具合で書くようにします。 いよいよ、本文を書くことになりますが、用件の内容をより具体的に書いていきます。 日時や場所、持ち物などを知らせる場合は、箇条書きにすると分かりやすいでしょう。 そして、メールの最後には「よろしくお願いします」「取り急ぎご連絡まで」のような 挨拶の結びの言葉でメールを締めます。

ビジネスメールの構成

ビジネスメールには基本的な構成があります。これを押さえてメールを送る必要があります。 その構成要素となっているのが「宛名」「挨拶」「名乗り」「要旨」[詳細」「結びの挨拶」「署名」という構成になります。 この構成を守ることで、誰が読んでも分かりやすく丁寧なメールを作ることができます。はじめましての人にメールを送る場合は特に丁寧に構成をしっかりとさせたメールを作成することが重要となります。

ビジネスメールでの例文①:今まで取引をしたことのない会社へ新規取引をお願いするメール

件名:「○○株式会社○○部○○○○と申します」 「株式会社○○ ○○部 ○○○○様 初めてご連絡を差し上げます。株式会社○○・○○部の○○○○と申します。 貴社のWEBサイトを拝見し、メールいたしました。 弊社は主に○○を中心に、○○業界等を対象にした○○の製造・販売を手がけております。 現在、国内の主要都市への営業展開を検討しており、○○県におきましても新規開拓を実施しております。 つきましては、○○業界において優れた商品開発を誇る貴社とぜひともお取引願いたいと存じた次第です。 取引概要など、詳細については、添付の資料にまとめてありますので、ご検討の上、お返事いただければ幸いです。ぜひ、お力添えをいただきますようご検討をお願い申し上げます。まずは、メールにてお願い申し上げます。」

ビジネスメールでの例文②:異動の挨拶で新しい部署へご挨拶メールを送る場合

件名:赴任のご挨拶「皆様におかれましては、日々業務に邁進しておられる事と存じます。 さて、私ことこのたび人事異動により、○○部へ配属・勤務を命じられました。○○○○と申します。 ○月○日からそちらでお世話になる予定ですので、何卒よろしくお願いいたします。 不慣れうえ皆様のお手をとらせることもございますでしょうが、どうかご指導、ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。」

ビジネスメールの挨拶

ビジネスメールで一般的な挨拶は「いつもお世話になっております」です。社内の場合は「お疲れ様です」が一般的です。 他にも「ご無沙汰しています」「先日はありがとうございました」「早速のご連絡ありがとうございます」といった挨拶を使うこともあります。 挨拶があるかないかでメールの印象は大きく変わります。メールの印象はそのままメール送信者への印象となってしまいますので、どんなに忙しくても、礼儀正しく丁寧に挨拶をしましょう。 はじめましての人に対するビジネスメールの適切な書き出しは「初めてメールを送らせていただきます」です。 この一文を見るだけで、相手はこちらが初めてやり取りする人物だと分かるので、とても丁寧な印象になります。 仕事上の関係を築く上でも相手も受け取りやすいと言えます。 しっかり話ができるという人物である印象を与えることもできます。 よって、はじめましての人に対してビジネスメールを送るときの書き出しは「初めてメールを送らせていただきます。○○株式会社の○○と申します」という文言がおススメです。はじめましての相手なら多少堅いくらいの書き出しが丁度いいと言えます。 初めてビジネスメールを来るときの書き出しのちょっとした心遣いが取引を円滑に進めることはよくある話です。 メールであっても第一印象はとても大切なのです。

ビジネスメールの件名について

件名はビジネスメールの中でも重要であります。ビジネスメールにおいては1日に何十通、何百通ものメールが送られてくることもありますので、メールは件名でその重要度を判断して優先順位を決める人も多いのです。ですので、件名は何についてのメールなのか、要件が分かる具体的なものである必要があります。 特にはじめましての人にメールを送る場合は、相手の不信感を取り除くのが第一条件となります。素性を明かし相手に安心してもらいましょう。そのためには、件名部分に社名や自分の名前を入れておくのがベストです。紹介された場合はそれを含めておくのが良いでしょう。

ビジネスメールの結びの句について

はじめましての人の場合でも状況に応じて挨拶の語句が変わります。代表的な結びの挨拶は「今後ともよろしくお願いいたします」「ご検討の程よろしくお願いいたします」「引き続きよろしくお願いいたします」「ご協力いただけますよう、よろしくお願いいたします」といった言葉が結びの言葉として使われることが多いです。 結びの句は、本文で述べた内容を最後に強調させる目的で使用します。無いように合わせて臨機応変に相手が気持ちよくメールを読み終えられるように言葉をメールで締めくくりましょう。 はじめましての人にビジネスメールを送る際は、特に慎重に礼儀正しくメールを送る必要があり メールでの第一印象を好印象になるようなメールの構成を考えることが大切です。 また、はじめましての人に対しては、自分の名前などの情報をしっかり伝えること そして、用件内容を具体的に分かりやすく知らせることで、円滑にメールで情報を伝えることができると言えます。

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