履歴書はホッチキスで留めてOK？留める位置・クリップでの代用法

複数枚の書類をホッチキスで留めたいのは提出側の心情ですが、受け取り側の採用担当者からするとホッチキス留めされた履歴書はホッチキス針を外す手間が増えていることでしかありません。就職活動で一番最初に提出する自己アピール書類である履歴書、ホッチキスで留めたいという自分本位な気持ちではなく、相手の立場を考えた社会人としてのマナーを一緒に提出したいです。

履歴書にホッチキスを使わない方がマナー的には良いものの、それでも書類の散逸を防ぐために留めてまとめておきたいというのが提出側の心理です。こちらでは、そんな時に役立つホッチキスを使わずに書類を留める方法と、提出する時のポイントをご紹介します。複数枚に渡る応募書類をまとめる時などに、ぜひ参考になさってください。

先述の通り、履歴書はファイリングしたり閲覧したりコピーを取ったりと、採用時に一枚一枚バラバラして取り扱うことが多い書類。そのため、ゼムクリップのような、留めてあったとしてもすぐに外せる文房具を使って留めるのが適切です。最近ではデザイン性の高いおしゃれなクリップも市販されていますが、履歴書にはごく一般的な、銀のゼムクリップを使うのが無難でしょう。 ゼムクリップで書類を留める位置は左上。複数種類の書類があるときには、書類ごとにゼムクリップを使っても良いです。

研究成果や論文などの添付資料が厚くてゼムクリップで留められない場合は、ダブルクリップを使っても良いでしょう。ダブルクリップにも色々なデザインのものがありますが、シンプルな黒や銀のものがです。また、履歴書などの応募書類はゼムクリップで、添付書類のみにダブルクリップを使うなど、書類の種類に分けてクリップを使い分けると、受け取り手にもわかりやすくて良いです。

こちらでは、クリップで留めてまとめた応募書類を提出する時のちょっとしたポイントについてご紹介します。郵送する場合と手渡しする場合で異なりますので、ぜひご一読なさってチェックしてください。 ■郵送する場合 履歴書などの書類を郵送する場合は、書類の左上をクリップで留め、書類が折れないようにクリアファイルに入れて送付しましょう。後述の別項でも記載しますが、この時に使うクリアファイルは無色透明で傷がない新品のものを使うのが良いです。 ■手渡しする場合 面接時に履歴書を持参して手渡しで提出する場合、提出するまではカバンに入れて持ち歩きますよね。カバンの中で折れたり汚れたりするのを防ぐためにも、郵送するケースと同様に、クリップで留めてクリアファイルに入れておくと安心です。そして面接官に渡す直前にクリアファイルから出し、クリップを外して手渡ししましょう。クリップを外す理由は、面接時には履歴書を広げて見るので、書類を留めておく必要がないからです。 ただし、研究成果などの分厚い添付資料を留めているダブルクリップは外す必要はありません。こちらは面接時には履歴書などの応募書類のように広げて見比べることはまずないですし、枚数が多いのでクリップを外してしまうと収拾がつかなくなっていしまいます。

ここまで、2枚以上の履歴書を留めるケースについてご紹介してきました。続いて、履歴書を留めずに提出する場合についてのマナーをご紹介します。こちらのマナーは、履歴書をクリップで留めるケースと併用できるものが多いので、履歴書を留める場合でもぜひ参考になさってください。

ゼムクリップ、ダブルクリップで留めるケースでもご紹介しましたが、履歴書はクリアファイルに入れると良いです。クリアファイルに入れると折れや汚れ防止の点でも役立ちますし、見た目もきちっとして良い印象を与えます。クリアファイルは無色透明で傷のないキレイなもの、可能であれば新品を使うことが好ましいです。ファイルのサイズが履歴書に対して大き過ぎないように、履歴書のサイズに合わせたファイルに収めるとスマートですっきりします。 このときただファイルに入れるのではなく、履歴書や職務経歴書の順番を揃え、用紙の角を揃えて、クリアファイルに収めて提出しましょう。

履歴書や職務経歴書が複数枚にわたる場合、2枚程度なら問題ないのですが、4枚以上になってくるともし散逸してしまった時に元の順番に戻すのが難しくなってきます。そんな時にページ番号が付いていると便利ですし、提出する側も受け取る側も管理がしやすいのでです。ページ番号はそのページの番号だけでなく、1/4、2/4、・・・と、総ページ数もわかるように記載するとより親切です。

履歴書、職務経歴書とは別に提出書類が複数種類ある場合は、1枚目に添え状を付けるとより良くまとまってわかりやすいケースがあります。添え状の一例を挙げますので参考になさってください。提出書類の数や枚数に応じて、受け取り手の立場に立ってわかりやすく記載するように心がけましょう。 ■添え状　例 ○○○○年○○月○○日 株式会社●● 人事部　採用ご担当者様 〒○○○ー○○ ○○県○○市○○●丁目●番●号 電話：090-0000-0000 応募　太郎 応募書類の送付について 拝啓　貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 この度、貴社の求人に応募いたしたく、応募書類を提出いたします。 ご高覧の上、面接の機会をいただけますと幸いでございます。 敬具 記 添付書類 ・履歴書　1枚 ・職務経歴書　2枚 ・エントリーシート　1枚 以上