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アポイントメールの書き方と例文|件名・本文・宛名

メール

様々なビジネスシーンにおいてお客様や取引先企業とアポイントを取る方法としてメールを利用するケースもあると思います。営業においてのビジネスメールで、アポイントを取るのはなかなか難しい仕事といわれます。今回はアポイントを獲得できるメールの書き方を紹介します。

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営業活動中、突然お客様のオフィスを訪問しても担当者がいるとは限りません。あらかじめアポイントを取っておけば、きちんと時間を準備してもらえるでしょう。また、新規開拓営業の場合は突然訪れると警戒心を持つ方もいるので事前に約束を取り付けた方が無難です。今回はアポイントを獲得できるメールの書き方を紹介します。

アポイントメールの書き方(件名/本文/宛名/日程候補)

【件名】の書き方|分かりやすく書く

アポイントを取りたい相手は、毎日大量のメールに目を通しているでしょう。その中でアポイントの対応をしてもらうには相手の目に留まる件名を書くとアポ取りに繋がりやすいです。開けてからでないと内容が分からないのは不親切ですし、スルーされやすいです。特に伝えたいことがあるのなら件名の最初に記載するといいでしょう。 × 「ご訪問の件」 × 「アポイントのお願い」 〇 「来週の打ち合わせのご相談(○○会社)」 〇 「新規事業の○○のご紹介についての面談のお願い(株式会社○○)」

【宛名】の書き方

宛名は最低限「会社名+名前(様)」。法人格は略さず書くことをおすすめします。最初にメールを送る際は相手の名前をフルネームにすると丁寧な印象になります。わかるようであれば部署名や役職名も入れるといいでしょう。 【例】 ○○株式会社 営業部 小林正雄様

【挨拶と自己紹介】の書き方

挨拶は「お世話になっております」が一般的です。初めてメールする時は「はじめまして」と自己紹介も会社名のあと部署名と名前もフルネームで書きましょう。また紹介者がある場合はここでその旨伝えましょう。自己紹介といってもどこの会社の誰であるかを名乗る程度で十分です。 【例】 はじめまして。 ※※※の小林様よりご紹介をいただきました、 ○○株式会社法人営業部の山田一郎と申します。 いつもお世話になっております。 ○○会社 法人営業部の山田一郎でございます。

【本文】の書き方:要点→詳細の順番

まず、「挨拶に伺いたいので日程を確認したい」など一行でメール内容が分かるように簡潔に書きましょう。不明な点が多いほどアポイントが取りにくくなります。聞き返さなくてはいけないことがあると面倒だからです。相手も忙しいので後回しにされてしまいます。 どの程度の用件で所要時間はどのくらいか、部屋の予約は必要かなど相手に疑問点が残らないように具体的に書きましょう。

【日程候補日】の書き方|3つほど提示

候補日は必ず複数提示します。理想は3つくらい、2つだと少なく感じ、4つだと多いと感じられるようです。候補日は3つ提示してもあくまでも自分の都合なので相手に当てはまるとも限りません。候補日で調整が取れない場合は、相手の都合に合わせて自分のスケジュールを調整することも大切です。 また、締め切りがないと相手はつい返事を先延ばしにしがちです。いつまでに返事がほしいと一言添えるだけで返信率が上がるのでぜひ加えておきましょう。期限を指定するのは催促しているようで気が引けるという人もいるかもしれませんが、書いた方が相手も予定を立てやすく行動に移しやすいのです。

【締めの言葉】の書き方

相手にはメールの返信以外にスケジュールの確認など手間取らせてしまうことを忘れてはいけません。「お忙しい中大変お手数おかけしますが」など労りの気持ちをメール内に入れておくと相手に気持ちが伝わり印象がよくなります。 締めの言葉に返信をお待ちしている気持ちを含ませると効果的です。 【例】 「ご確認の程よろしくお願い申し上げます」 「ご検討どうぞよろしくお願いします」

アポイントメールの例文(新規/既存別)

新規のお客様向けアポイント依頼メールの例文

件名:弊社サービスの紹介についての面談のお願い(△△株式会社) ○○株式会社 営業部 部長 小林正雄様 はじめまして。 ※※※の大石様よりご紹介をいただきました、 △△株式会社法人営業部の山田一郎と申します。 この度は貴重な機会をいただきありがとうございます。 早速ですが、弊社のサービスについて直接ご説明する機会を頂きたく存じます。 私は以下の時間帯であれば、貴社にお伺いできますが、小林様のご都合はいかがでしょうか。 <候補日時> ・〇月〇日(月)〇:〇ー〇:〇 ・〇月〇日(水)〇:〇ー〇:〇 ・〇月〇日(金)〇:〇ー〇:〇 30分程度お時間を頂けますと幸いです。 もし不都合がございましたら小林様のご都合のつく日程を頂ければ調整いたしますのでご連絡下さいませ。 お忙しい中お手数おかけいたしますが〇月〇日までにご返信いただけますと大変助かります。ご確認の程よろしくお願いいたします。 ==================================== △△株式会社 法人営業部 山田 一郎 〒123-4567 静岡県静岡市葵区〇〇・・・ (TEL)090-××××ー×××× (mail)×××ichiro@gmail.com

件名:資料請求の件とご挨拶のお願い(△△株式会社) ○○株式会社 企画部 部長 吉田和夫様 この度は資料請求のご依頼ありがとうございます。 △△株式会社 法人営業部 山田一郎と申します。 お問い合わせいただいた資料ですが、差し支えなければご挨拶も兼ねて直接お渡しできればと思っております。 下記日程でご在社しているお時間はございますか。10分程度お時間を頂けますと幸いです。 ・〇月〇日(木) ・〇月〇日(金) ・〇月〇日(火)午前中 ○○近辺には定期的に訪問しておりますのでもし他に吉田様のご希望の日程があれば調整させていただくことも可能です。 〇月〇日までにご返答を頂けますと大変助かります。 お手数をおかけいたしますがご確認の程よろしくお願いいたします。 ========================================= △△株式会社 法人営業部 山田 一郎 〒123-4567 静岡県静岡市葵区〇〇〇・・・ (TEL)090-××××ー×××× (mail)×××ichiro@gmail.com

既存のお客様向けのアポイント依頼メールの例文

件名:打ち合わせの日程のご相談(△△株式会社) ○○株式会社 企画部 松本様 いつもお世話になっております。 △△株式会社 山田でございます。 先日ご相談いただいた○○に関しまして打ち合わせをお願いしたく思っております。 下記のいずれかの日程で貴社に伺いたいのですが、ご都合の良い日はございますでしょうか。 ・〇月〇日(火)〇:〇ー〇:〇 ・〇月〇日(水)〇:〇ー〇:〇 ・〇月〇日(金)〇:〇ー〇:〇 打ち合わせは大体1時間を予定してます。日程に不都合がある場合はご希望の日程を頂ければ調整いたしますので遠慮なくご連絡ください。 お忙しいところ恐縮ですが〇月〇日までにご返信いただけますと大変助かります。ご確認の程よろしくお願いいたします。 ========================= △△株式会社 法人営業部 山田 一郎 〒123-4567 静岡県静岡市葵区○○・・・ (TEL) 090-××××ー×××× (mail) ×××ichiro@gmail.com

アポイントメールの悪い例

1.相手がどんな人か分からない 2.会う目的が分からない 3.どのくらい時間がかかるのか分からない 4.日程を押し付ける 5.メールの印象がよくない 特に自分の都合ばかりを押し付けると相手に悪印象になりますので要注意です。時間を割いていただくことへの感謝を忘れないようにしましょう。

アポイント取りはメールと電話とどちらがいい?

実際のところアポイント取りはメールと電話、どちらが望ましいのでしょうか。 電話は相手の都合に関係なくかかってくる上に、その場でYesかNoか迫られるので、非常にぶしつけな印象を与えてしまう可能性があります。アポイントメールの良いところは、相手の時間の余裕のある時に検討してもらえることと、相手の手元に情報が残ることです。一見直接話した方がいいような感じもしますが、アポイントを取る場合はメールのほうが良いです。

アポイントメールと電話の併用の場合

ただし、アポイントメールと電話をうまく併用する方法もあります。 こちらがいつでも都合をつけられ、日時を指定しない場合には、本文にその旨を書き、翌日に電話で都合を聞いて日程の約束を取り付けるという方法もあります。 この場合は、このメール後に電話をしますと相手に伝えてあり、それまでに日程の都合をつけておくという猶予もありますので失礼にはあたりません。 <文例> 先日お問い合わせいただいた○○の件ですが、早急に弊社担当者とともに具体的な打ち合わせに参上いたしたく、ご都合を伺いたいと存じます。 まずは、訪問に先立ちまして、お電話にて連絡いたしますのでよろしくお願い申し上げます。

アポイント獲得後の【お礼メール】の書き方・例文

ビジネスにおいては、お互いのスケジュールを合わせてアポイントを取る事は意外と難しい時があります。そのため、アポイントを頂けた場合は、貴重なお時間を頂くことになりますのでお礼の気持ちを伝えるのはビジネスマナーとも言えます。また、メールを送ることによって日時、場所について再度確認できたり、万が一都合が悪くなった場合にどのように連絡をすればよいかをお伝えすることにも役立ちますのでぜひ送るようにしましょう。また前日にリマインドのために「アポイント確認メール」を送るのも大切です。

メール例文

件名:弊社サービスの紹介についての日程の確認(△△株式会社) ○○株式会社 営業部 部長 小林正雄様 お世話になります。△△株式会社 山田でございます。 お忙しい中、ご対応下さりありがとうございました。 〇月〇日(月)13:00にお伺いいたします。 ご都合が悪くなった際は本メールの返信にて教えていただけますと幸いです。 それでは、当日は何卒よろしくお願いいたします。 ===================== △△株式会社 法人営業部 山田 一郎 〒123-4567 静岡県静岡市葵区○○・・・ (TEL) 090-××××ー×××× (mail) ×××ichiro@gmail.com

営業訪問後の【お礼メール】の書き方・例文

多くの営業がやった方が良いと感じながら中々できていないことの一つが「営業訪問後のお礼メール」といわれてます。実際に膨大な業務を抱えて面倒と感じてしまうかもしれませんが、お礼メールを受け取って悪い気持ちになる方はほとんどいないので、好印象を持っていただき信頼関係を構築する上で重要な「営業活動」の一つと言えます。今後の関係を良好にするためにもお礼メールをきちんと送りましょう。

お礼メールの効果を大きくするためのポイント

1、お礼メールはスピードが1番   お礼メールは出来るだけその日のうちに送りましょう 2、誤字脱字には細心の注意を払う   内容に誤りがあったり相手が不快に感じるような内容では逆効果になってしまいます。 3、お客様、相手に合わせた言葉を必ず入れる

メール例文

件名:ご面談のお礼(△△株式会社) ○○株式会社 営業部 部長 小林正雄様 いつもお世話になります。。△△株式会社 山田でございます。 本日は貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。 ご多忙のところ、私どもの説明を細かく聞いていただきまして大変感謝しております。 今後とも、貴社にご協力できる提案をさせていただく所存です。 これを機に、末永くお付き合いいただけますよう、よろしくお願い申し上げます。 メールにて恐縮ですが、取り急ぎ、お礼申し上げます。 ========================= △△株式会社 法人営業部 山田 一郎 〒123-4567 静岡県静岡市葵区○○・・・ (TEL) 090-××××ー×××× (mail) ×××ichiro@gmail.com

正しい文章でアポイントすれば印象が良くなる

打ち合わせや面談を依頼するアポイントを取るメールは、単なる確認だけだと思うと失敗します。相手に失礼にならないように、正しい敬語で文章を組み立てましょう。日時も相手が選びやすいようにいくつか候補を出して、その中から選んでもらうようにすると親切です。アポイントの取り方ひとつであなたの会社全体のイメージを印象付けるものにもなる場合があり、取引先から信用を失う可能性もゼロではありません。どのような場合であっても、相手のことを考えた対応を心がけて作成しましょう。

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