成果報告書の書き方・ポイント｜わかりやすい報告書のコツは6W1H？

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上司に成果報告書を提出したとき、「全然なってない!求めている物と違う」と突き返されたケースは多いのではないでしょうか？成果報告書を作成するにあたって、どんな情報を求めているのか、上司との共通理解を持っておくことが非常に大切なのです。

現代の社会の流れでは、成果報告書を初め多くの文章の提出が求められています。そうした文章は、ビジネス文書と括られます。ビジネス文書の作成は、本来の業務の補足と思っていらっしゃる方も多いかもしれませんが、実は、提出した文章によって、ビジネスパーソンとしての資質、更には、ビジネスの中身まで判断されることもある重要なポジションになっています。 一口にビジネス文書といっても、その種類は多岐にわたります。定期的に提出するもの、必要な時に提出を求められるもの、書式の有無、A4で1枚など枚数の指定の有無、簡単なものからそのプロジェクトをまとめる大掛かりなものまで様々です。こうした種類によって、目的ないし求められているものは異なっています。そこで、ツボを掴んだビジネス文書を作成するには、文書タイプごとの特性を知る事が必要となってきます。成果報告書を含めてビジネス文書の基本を考えてみましょう。

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ビジネス文書の書き方や構成要素は、文書のタイプによってかなり異なっていますが基本となる作成ポイントは、どの文書タイプにも共通しています。同じ事柄を報告する場合でも、報告書の書き手によって評価は異なってきます。これは、ビジネス文書作成の基本をきちんと踏まえ、それにプラスアルファをつけているからです。もちろん、基本から外れた文書にプラスアルファをつけても、評価はされません。 ですから、ビジネスパーソンとしては、まずビジネス文書作成の基本をきちんと身につけなければなりません。それができて初めて、プラスアルファの付け加えの余力がでてきます。

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基本のポイントを列挙してみましょう。 ●合目的性 文章の目的を正確に理解していないと、重要な項目を落としたり、不要不急な項目を入れたりすることになります。 ●適時性 その文章の内容が求められているタイミングに出す事。報告書内の挿入部分であったり、期日を守ることもその1つになります。 ●信頼性 情報の出所が曖昧だったり、二次・三次資料、いわゆる孫引きが多い文章は評価が低くなります。 ●具体性 報告内容、主張、提案を裏付ける数字、時間、日にち、統計、体験などが書かれていることです。 ●明示性 必須項目がすべて入っており、その並び方が理論的であるとともに、レイアウトが整然として見やすいこと。 ●情報性 読む人がなるほどと思うような、新しくて正確な情報が含まれていること。ただし、不要な情報まで詰め込むと逆効果になります。使える情報が入れられているかがポイントになります。 ●理論性 論旨の展開が筋道だっており、説得力のある表現が使われていること。成果報告書だけでなく、多くのビジネス文章に共通する考え方です。

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内容を整理して記述することです。このとき、「６W１H」が良いガイドラインになります。「５W１H 」という言葉は、多くの方が聞いたことがあると思います。 「コトバンク」によれば、 いつ（When）どこで（Where）誰が（Who）何を（What）なぜ（Why）どのように（How） という6つの要素をまとめた、情報伝達のポイントということで、もともとは、新聞記者が記事を書くときに守るべき事柄として広まったものとのことです。

出典: 黒塗りされ実際は掲載されるはずだった報告書｜無料の写真素材はフリー素材のぱくたそ

レポートと報告書の違いは何でしょうか？この2つには根本的な違いがあります。この違いを理解しておくと、ご自身が書くときにより目的に沿って書きやすくなりますので、ぜひ整理して覚えておくと良いでしょう。まず、レポートには決まった様式にとらわれず、比較的自由なスタイルで書けるという特徴です。自分なりの分析、提案、主張などを付加することもしやすい形式になっています。さらに、直属の上司以外にも、多くの関係者に読まれる可能性が高いのもレポートの特徴です。 一方、成果報告書などの報告書はある程度決まった様式に沿って書くケースが多くなっています。“報告”するための文書ですから、客観的な事実、その解説などが中心となります。「現状・結果はどうなっているのか」という事実ベースが基本です。

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