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敬語/謙譲語で都合が悪いことを表す表現|断る際のマナーと表現

初回公開日:2017年03月26日

更新日:2020年02月13日

記載されている内容は2017年03月26日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

敬語

ビジネスにおいて都合が悪い場合、相手を不快にさせないため、敬語や謙譲語を正しく用いるビジネスマナーが必要になります。口頭や電話、メール等で、都合が悪いときに使うことのできる表現をチェックしておきましょう。表現の仕方一つで、相手への印象が大きく変わります。

ビジネスで都合が悪い場合とは?

普段のわたしたちの生活においても、「都合が悪い」という状況はしばしば起こります。たとえば、家族の誰かを迎えにいってほしいと頼まれたものの、その時間はまだ出かけ先から帰っていなかったり、友人から買い物に誘われたものの、あいにくその日は別の用事があったり。たいてい、先に予定が入っていて、突然持ち掛けられても調整がつかない場合です。 ビジネスの現場においても、その日ごとに予定があるため、突然の提案や申し出を受け入れることができない場合があります。そのような場合、相手を不快にさせたり、マナーを欠くような表現を避けるため、敬語・謙遜語を正しく用いる必要があります。

自分の都合が悪い場合の尊敬・謙譲語

ビジネス現場で都合が悪い場合には二種類あります。一つは、相手の申し出や提案に対して、こちら側の予定や条件が調整できない場合。もう一つは、こちら側の申し出や提案に対して、相手の予定や条件が調整できない場合です。 どちらの場合も、正しい敬語・謙遜語が必要ですが、相手の申し出や提案に対して、こちら側の都合や条件が調整できない場合は、主に謙譲語の使い方が重要になってきます。

忙しいときの断り方

あれやこれやと忙しくしているときに、対応するのが難しいことを頼まれたり、提案されることもあります。忙しくて都合が悪い場合の断り方です。 ×今忙しいので…… 〇今、手がふさがっていますので 〇ただいま取り込んでおりまして 「忙しい」という表現は、よくセールスや勧誘でもおなじみの断り文句です。そのため、「忙しい」という言葉で断ってしまうと、相手を拒否・拒絶している印象を与えてしまいかねません。応じたくないではなく、「どうしても不可能な状況である」ことを、ソフトに伝える表現が望ましいでしょう。

誘われたが都合が悪いとき

食事などの誘いや、こちらの事情を察した上での提案などをされる場合もあるでしょう。目上の人などからそのような提案を受けたものの、都合が悪い場合は、相手への感謝の気持ちを伝えることが大切です。 ×気持ちは嬉しいのですが ×遠慮します 〇お志はありがたいのですが 〇ご遠慮申し上げます ただの「遠慮する」は、友人関係などでも使えるため、目上の人に対しては謙譲語を添えて断りましょう。「気持ち」に関しても、相手に感謝する気持ちを表す「お志」や「ご厚意」などが適切な表現になります。

無理なお願いをされたとき

相手が困難な状況で、助けを求められたリ、条件の変更を求められることがあるかもしれません。できるだけ対応したいとは思うものの、どうしても都合が悪い場合の断り方です。 ×事情はわかるんですが 〇ご事情はお察しいたしますが 事情には尊敬語をつけて、「ご事情」と表現しましょう。自分が理解したという意味の「わかる」ではなく、相手側がとても必要としている気持ちを気遣う意味になる、「察する」という言葉を使いましょう。

突然都合が悪い状況になった場合

本来であれば、なるべく回避したい状況ではありますが、どうしても都合を相手側に調整してもわなければならない状況も起こり得ます。アポイントメントをとっていたり、すでにスケジュールを組んでいる、約束をしている状態で、都合が悪くなってしまった場合の表現です。 ×急用が入ってしまいまして…… 〇急な差し支えができまして…… 「急用」と表現すると、相手側にとっては優先順位を下げられてしまい、キャンセルされたような印象を与えてしまいかねません。予定通りに事を運ぶことがどうしてもできなくなってしまった、ということを強調するため、「差し支え」と表現しましょう。

相手の都合が悪い場合の尊敬・謙譲語

自分の都合が悪いだけでなく、相手の都合が悪い場合も、ビジネスの場面では考えられます。相手の都合が悪い場合に、申し出を断られる場合や、予定の変更を求められることもありますし、相手側の予定を尋ねるシーンも考えられます。そのような場合でも、敬語・謙譲語を正しく使いましょう。

何かをお願い・依頼するとき

基本的な言葉ですが、どうしても、という気持ちが強くなると、うっかり間違えて使ってしまう可能性もあるため、しっかり確認しておきましょう。 ×よろしく頼みます 〇お願い申し上げます なにかを依頼するときは、「申し上げます」が謙譲語になります。また、一層強い気持ちを表現したいときは、「切にお願い申し上げます」などと表現することができます。

相手の都合が悪いかもしれないと配慮する場合

相手への依頼やお願い、申し出をする際、必ずしも相手側に開いている時間があるとは限りません。予定が埋まっていて、忙しくしている場合も想定し、配慮した表現が大切です。 ×すいませんが、お願いできますか? 〇恐れ入れいますが、差し支えなければ…… 「すいませんが」という表現は、へりくだった気持ちには変わりありませんが、恐れ入りますがという表現が敬語になります。相手側に無理な負担とならないようであれば……、という気持ちを込めて、「差し支えなければ」と申し出ましょう。

メールにて都合が悪いことを伝える場合

直接会って話したり、電話で断ったりする場合に比べて、メールで都合が悪いことを伝えたり、都合が悪いか尋ねたりするほうが、ニュアンスなどが伝わりにくい分慎重に言葉を選ぶ必要があるかもしれません。メールなどの場合は、一言添えることがポイントになります。

依頼された案件などを断る場合

(例文) 「(冒頭等略)このたび、〇〇をご依頼していただいたこと、非常に嬉しく思っております。しかしながら、〇〇や〇〇といった状況から判断し、検討を重ねました結果、お引き受けするのが難しく、お断りしたほうが賢明であるという結論に達しました。 せっかくのご厚意に背くようで、大変心苦しいのですが、ご期待には添いかねることをお許しくださいますようお願い申し上げます。」 仕事上の依頼などは、とても喜ばしいことであり、相手の厚意として受け取る気持ちを伝えることが大切です。その上で、検討を十分に重ねた結果、日程上や費用、その他の都合が悪いことを丁寧に伝えましょう。

日程などを変更してほしいとき

(例文) 「(冒頭等略)先日は、お忙しいところお時間をいただきまして、誠にありがとうございます。大変恐縮ではございますが、急な差支えができてしまったため、〇〇の日程について、調整していただくことは可能でしょうか? 以下が希望日程となります。 〇〇様のご都合はいかがでしょうか? 【希望日程】 第一希望 ×月×日 〇時~〇時 第二希望 ×月×日 〇時~〇時 第三希望 ×月×日 〇時~〇時 お手数ながら、本メールの返信にて○月○日までにご都合のほどお聞かせください。 ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。」 決定していた日程の変更をお願いしたいときは、希望の日程を、日付・曜日・時間を具体的に提示しましょう。相手側の都合がわからないときは、「ご都合はいつがよろしいでしょうか?」などと尋ねてみてもいいでしょう。

理由がグダグダにならないように注意する

メールの場合、補足的なコメントは、他意がないことや、相手の事情を気遣ったり、誠実な気持ちを伝える上で大切な文章になりますが、あまり長くならないようにも注意が必要です。都合が悪い理由をアレコレたくさん述べてしまうと、下手な言い訳をしているような印象になりますので、理由は明確に、シンプルに伝えましょう。

相手への思いやりと共に、敬語・謙譲語を使いましょう

ビジネスで都合が悪いときに使う敬語・謙譲語は、こちら側の申し訳ない気持ちを添えるものでもありますが、相手を不快にさせないよう、気遣う言葉でもあります。自分の気持ちだけを伝えようとすると、間違った表現になってしまったり、メールなどであれば、言い訳と捉えられる可能性もあります。 上司であれ、取引先であれ、ビジネスパートナーとして、不快な気持ちにさせたくない、気持ちよく仕事ができるよう願いつつ、敬語や謙譲語を用いていきましょう。

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