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復命書の書き方|復命書の例文・研修/出張/介護/公務員などは?

マネジメント

皆さん、「復命書」という名前の書類をご存知でしょうか?社会人になると、復命書という書類を提出することがあります。近年、復命書を知らない人が増えてきていますので、今回は復命書全般について詳しくご紹介していきたいと思います。

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復命書とは

あまり聞かない言葉「復命書」

社会人になって長い方でも、この「復命書」については知らない方も多いのではないでしょうか?一般の民間企業でもこの「復命書」を提出するところもありますが、多くは公務員の世界で使われているようです。復命書の役割は「上司から命令を受けて、研修や会議、視察などに出かけた場合に、その内容を報告し、職務を果たしたことを示すために作成する文書」です。 文字通り、命令に従って職務を果たし、結果を報告する、という意味になります。

復命書の役割

よく混同しやすいものとして、「報告書」があります。企業によっては、「出張報告書」という場合もあるようです。 しかし厳密には報告書と復命書は別のものであり、報告書は「会議や研修などの内容を報告するもの」です。出張報告書であれば、「出張した内容を報告するもの」となります。 一方、「復命書」は「命令による職務を遂行しました」というものですので、報告書というくくりに入れることもできます。 そのため、復命書が存在しない企業もあります。 ただし、官公庁などの公務員は、復命書を提出してはじめて「出張旅費」が支給されるという手順になりますので、公務員にとっては非常に重要な書類となります。

復命書の基本

長期にわたる出張や、密度の濃い研修の場合は無理かもしれませんが、復命書というのは、A4サイズ1~2枚にまとめて提出したいものです。会社によってテンプレートがあったり、手書きが基本となっていたり、ワードで作ると決められていたり、さまざまですが、手書きであれ、パソコンであれ、見た目がきれいにまとまっていると印象が良いものです。レイアウトは重要なポイントです。また、上司が回覧するものですから、間違っても誤字脱字がないよう、しっかりと見直してから提出してください。 提出期限は、会社によって定められているかと思いますが、なるべく早く提出してください。たとえ忙しくても、記憶が薄れてしまうと忘れる事も多くなってしまいます。

復命書の書き方

復命書に必要な項目

一般的に復命書に書くものは ・報告年月日 ・出張や会議などの日時と場所 ・復命した人の所属と氏名 ・出張や会議などの表題 ・出張や会議などの内容 ・本人の所感など ・(あれば)研修に使用したテキストなどを資料として添付する おおよそ以上のような項目を書いて提出することになります。 内容を詳細に書くことが求められますので、まとめるのが苦手な方は、おりおりにメモをとっていくといいでしょう。

復命書の書き方(研修)

研修に行ったときは資料を添付するとよい

上に挙げた、報告年月日・出張や会議などの日時と場所・復命した人の所属と氏名 まではどのような用務でも同じですが、まず大切なのは、研修の表題や会場、講師の名前などです。出だしは「○○の研修を受講してまいりましたので、報告いたします」のような形がよいでしょう。 新入社員研修であれば社の内外からの講師が研修をすることになると思いますが、所属部署や役職名、どの会社から派遣されてきた講師なのか、といったことを忘れないように記録しましょう。パンフレットなどに記載があるかと思いますが、当日になって予定が変更することはよくあるものです。講師が変更になったのにパンフレットをそのまま写して提出してしまうと、研修をおろそかにしたという印象になってしまいますので、ここはきちんとメモをとりながら確認していくといいでしょう。

研修では配布されるテキストを活用する

また、研修となるとテキストや資料などが配布される場合が多いのですが、これらは持ちかえって現品、またはコピーを作って提出することになりますので、研修内容をメモ書きしてもいいのですが、汚さないように気をつけておきましょう。もしテキストに目次があれば、この目次を復命書に研修内容として書くと簡潔になります。最後に本人の所感を書くわけですが、研修を受けてどんな感想を持ったか、どのような決意をしたか、心の持ち方がどう変わったか、今後どのように仕事に反映させていきたいか、などを書くようにしてください。

復命書の書き方(出張)

出張復命書は行先を細かく正確に

出張した場合は、一か所だけなら簡単なのですが、複数の取引先を訪問したり、複数の工場を視察したり、といったことがあります。それらは省略しないのが基本ですので、すべて書くようにしましょう。たとえば視察に行った場合などは、視察先から資料をもらえることがあるかもしれませんが、自分できちんとメモをとることが大切です。それらは出張した人だけが視察をして終わるものではなく、視察に行けなかった人の分まで見て、会社がその内容を生かせるように報告する義務があるからです。

なるべく時系列に沿って

複数を訪問する場合は、時系列に沿って、訪問した相手先によって項目を分けて復命書を作成すると、読みやすく仕上がります。その際、「○○科学株式会社にて○○の製造過程を視察してまいりました」など、訪問目的も簡潔に書いておくと、無駄な長文が避けられます。 視察先での良いと思った点、疑問に思った点などを盛り込むと、出張に行っていない人にも内容が伝わりやすくなるでしょう。

復命書の書き方(介護研修)

内容が濃くなりやすい介護研修

介護は研修を受けたからといって、身につくものではありません。また、実際に業務にあたることで身につけられる技能もあるので、講義を聞くというより、実習のほうが多くなるかもしれません。コミュニケーションが重視されるという理由から、グループに分かれて意見を述べたり、討論をすることも多くなりがちです。 復命書には、これらの活動内容を書くことになるので、どのようなテーマで討論して、どのような意見があった、などを覚えておくようにしたいものです。可能であれば、写真を撮影して添付しても良いでしょう。また、新たな発見をすることが多いのも介護研修です。施設が異なれば介護の方法も違いますし、対応の仕方もかわります。そのなかで、今後生かしていきたいと思った点を、感想として書きましょう。

その研修から何を学び、どう生かしていくか

復命書は上司をはじめとした多くの人の目に触れるものです。「その研修から何を学び、どう生かしていくか」をしっかりと書きましょう。ただ事実だけを並べても、なにも伝わりません。

復命書の書き方(公務員)

公務員は復命書が必須

公務員は研修目的の出張が比較的多く、復命書を書くことも多いものです。様式は定型フォーマットがありますが、忙しいからと言って提出を忘れると、出張旅費がいつまで待っても支給されない、ということもあるようです。また、1~2週間の長期の出張もあることから、研修中から復命書に書く内容をまとめておくこともすすめられます。復命書のタイトルは出張命令となる事務連絡文書をそのまま書き写すだけでよく、内容についても同様に書き写せるので、個人的な所感が大きなポイントとなります。 また、公務員の出張はほぼ毎年同じ時期に同じ内容のものがあるので、迷ったら去年の復命書を見せてもらって参考にする、という手法もあるようです。

復命書を書くには

復命書というと難しいように聞こえるかもしれませんが、日付や表題など、自分で考えなくてもよい項目もあるので、実際には自分で工夫する個所はそれほど多くありません。 ポイントとなるのは、 ・見る人にわかりやすい文章を書く ・内容が多岐にわたる場合は、項目を分けたり箇条書きを使用するなど、見た目にも注意する ・文章の書き始めに結論を書き、そのあとから詳細な内容を書く などでしょう。 復命書は案外、書いた人の人柄が出るものです。上手くまとめられた復命書は、上司にも良い印象を与えるので、日頃から他の人が書いた復命書を見て工夫してみましょう。

復命書の知識を蓄えよう

いかがでしょうか? 公務員の方に多い復命書の提出、これを機に公務員志望の方は知っておいて損はありません。

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