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指示を仰ぐとは?指示の仰ぎ方と例文・ご指示くださいは誤り?

初回公開日:2017年02月09日

更新日:2018年01月04日

記載されている内容は2017年02月09日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

言葉の意味

部下側の立場から「どのようにしたらよいか」と指示を仰ぐ場合は実は一工夫必要です。行き当たりばったりに「○○はどうしたらいいですか?」などと聞いても、思うような返事がもらえないこともあります。上司からスムーズに指示を仰ぐには、どんな聞き方が良いでしょうか

指示を仰ぐとは

指示を仰ぐという言葉には、ただ「聞く」ということではありません。仰ぐとは、目上つまり会社であれば上司である人に向かって使う言葉です。目下のものつまり部下から上司などに対して指示をして下さい、指示を出してください、と要請する時に使います。 通常のルーチンワークや日常の仕事の中では、指示を聞く、伺うでも良いで場合もあります。ただ、若干でも不測の事態が起こったり、緊急事態、やや重大な事象が起こった時は「仰ぐ」の方が適してきます。 通常の業務の中では上司は常日頃指示を出しています。しかし突発的な事態が起こった時、部下の側から指示を要請しなくてはいけない時は指示を仰ぐ、を使いましょう。

指示を仰ぐ文章で報告が必要な場合とは?

口頭では無く文章が必要な報告とは ・数字を伴うもの ・重要課題 ・内容が複雑なもの など間違いやすい内容や、間違いがあってはならない内容のものということになります。その文章のまま、他の上司に回る場合もありますし、安易にメモ書きで渡してはいけません。

指示を仰ぐ際の例文

指示を仰ぐときに文章で依頼する時にはある程度決まり文句があります。

最後に「この要件に対して指示をお願いします」という気持ちを伝えるのには、決まり文句、定型文があります。主なものを挙げます。 ・お教えいただきたく存じます ・ご指南のほど、お願い申し上げます ・お知らせいただけないでしょうか ・忌憚のない意見をお教えいただければありがたく存じます ・折り返しご返事をいただきたくお願い申し上げます ・ご一報くださいますようお願い申し上げます など、緊急性や上司との関係性などを考慮して適した文章で結びましょう。

ご指示くださいは誤り?

「ご指示ください」は敬語として誤りではありません。しかし「ご指示してください」という表現は誤りです。「ご〜する」は謙譲語表現なので、相手がする「指示する」に対して、自分の行動に対してつける謙譲語表現「ご」はつかないためです。

指示の仰ぎ方8つ

指示を仰ぐときに気をつけなくてはいけないことがあります。

●丸投げしない ●先を見据える ●タイミングが大切 ●まとめてから話す ●指示を最後まで聞く ●書き留めておく ●指示内容を復唱する ●ミスや失敗は早く報告する

丸投げしない

指示を仰ぐ際に必要な報告の仕方や、順番などをお伝えしてきましたがもう一つ指示を仰ぐ際に気をつけてほしいことがあります。 指示を仰ぐときにただ「○○なのでどうすればよいですか」という丸投げ的な聞き方は、あまりきれいではありません。出来る限り自分でも代替案を考えて、報告・相談しましょう。八方ふさがりの状態で代替案が出てこない場合でも、できるだけこう考えてみた、やれるだけやってみたという経緯もあった方が、上司もその先を考えやすいものです。 いずれにしろ、自分が責任を持っている仕事である、ということを踏まえたうえで上司に指示を仰ぐ方が、印象も良いですし話の展開も早いものです。

先を見据える

指示を仰ぐときは、うまくいかなくてやや投げやりな状態かもしれません。しかし、そんなときこそどのような対応をするかで、評価も変わってきますし上司の見る目も変わってくるでしょう。 上手くいかない時、あらゆる選択肢を考えているか、あらゆる人に相談したり、情報を取っているか、どうにか状況を打開しようとしている姿勢をみせられればただ指示受けするのとは違ってきます。 ただ指示を「聞く」と「仰ぐ」が違うのは、その先を見ているかどうかです。今ある問題やを要件を先に進めて解決しようという姿勢があるかどうか、それが指示を仰ぐ際の最も大切なポイントとなるでしょう。

タイミングが大切

上司の側から声をかけてもらって指示受けする、という状況ではなく、部下の側から上司に声掛けして指示を仰ぐわけです。いつでも良いというわけではありません。 緊急事態の時は上司が話し中などであっても「お話し中失礼します」などと断って、緊急性を匂わせてすぐに報告し指示を仰ぎます。 それほど緊急事態でないときは、上司の仕事の合間や手の空いた瞬間などを見極めてタイミングよく指示を仰ぎましょう。本当に急がない時や、上司の癖によってはメールや書面で報告する方が、上司の仕事の流れを崩さない場合もあります。 いずれにしても、その案件の緊急性を考えます。それほど急がないことを、上司の仕事を断ち切って報告するのはかえってスムーズにいかなくなる可能性があります。

まとめてから話す

緊急性があったからと言って、自分がよく把握していない内容を報告しても上司も混乱するだけです。まず自分がきちんと内容を把握します。 そして、報告する時も理解してもらいやすい順番があります。相手はまずどうしたか!を聞きたいのです。まずは「結論」から報告します。そして、その原因や経過を報告していきます。これは緊急性があるときほど大切です。

指示を最後までよく聞く

上司からの指示もそうですが、特に自分から報告してその指示を仰ぐ場合、自分の話したいことが多くなって上司の話を遮ってしまうことがありがちです。部下からの報告はそれほど突発的な事でない限り、上司は話のさわりでおおよその見当がつくことも少なくありません。 そこで、上司が途中で話し出したり指示を出し始めることもあります。自分としては中途半端な印象を感じるかもしれませんが、まず上司の話を聞きましょう。そのうえで、補足したり話を修正したりする方がよく伝わりますし、相手も気持ち良いものです。

書きとめておく

ある程度突発事態に関する場合もあるので、指示内容がルーチンでなかったり、指示を聞く時間が短くあわただしいこともあります。指示を聞く場合はいずれもそうですが、必ずメモをとって書きとめておく癖をつけましょう。すぐ取れる場所に(ポケットなど)メモとペンは置いておくべきです。 一度言ったことをもう一度聞かれたりするのは、相手が誰であれ不快なものです。ミスを防ぐためにもメモを取る習慣は大切です。

指示内容を復唱する

メモを取っても内容がはき違えていては問題です。メモを見ながら受けた指示を復唱しましょう。上司も正確に聞きとめてくれた、と安心しますし、丁寧な仕事ぶりを評価するでしょう。 特に日本語は同じ言葉でもイントネーションだけで違う意味になる言葉が多いですし、数字や固有名詞なども間違いやすいものです。一つ間違えると全体に影響してしまう可能性もあるので、大事なポイントは必ず復唱して確かめましょう。

ミスや失敗こそできるだけ早く

上司に急きょ指示を仰ぐ事態は、自分がミスをしたり失敗をしてしまったりした場合も少なくないでしょう。こういう報告はあまりしたくないものです。 それでも、特にこういった報告こそ急ぐ必要があります。ミスを挽回しなくてはなりませんし、ミスしてしまったと急いで報告に来るのは事の重要性を認識している、ミスを申し訳ないと思っている、という印象を与えます。 自分でも嫌なことほど先延ばしすれば、もっと憂鬱になるだけです。指摘も受けるとは思われますが、ミスや失敗に対する報告ほど急いで行い、指示を仰ぎましょう。

指示を仰ぐときの敬語表現例4つ

指示を仰ぐ際に使う敬語はいくつかありますが、上司との関係性や要件の内容によって使い分けましょう。

お教えいただけませんか

教えてほしい場合に、シンプルに言いやすい表現です。ただ、話し言葉だと言いやすい点がありますが、メール文章だと若干長くて硬い印象があります。口頭で報告して指示を仰ぐ時に使うのが適しているでしょう。

ご指導いただけませんか

教えてください、よりより丁寧になります。相手が先生や講師、指導者に近い存在の場合に使います。上司であっても、喫緊の上司より顧問の様な存在の場合、また社内で何かの指導係になっているなど専門的知識を聞く場合に適しているでしょう。 ただ、普通に仕事上の指示を仰ぎたい時にはあまり適しません。何か特別な知識を教えてほしいときや、文章の締め文で今後の関係性の維持のために使うのが適しているでしょう。

ご教授ください

ご教授ください、は、専門分野について詳しい人に特別に知識を教えてほしいときに使う言葉です。誰かに師事して勉強している時などに使います。やはり仕事上の細かい報告や相談の際には使いません。

ご教示ください

「ご教授」と「ご教示」はよく似ていますが、前述のご教授は知識や技術を学ぶ際に適しています。ビジネスの中ではこの「ご教示」の方を使います。これは、その時やその瞬間で教えてほしい、指示を仰ぐ時に使いますので「ご教授」と間違わないようにする必要があります。

ビジネスメールでの指示の仰ぎ方

メールは話す必要も席を立つ必要も無く、手軽で便利なものですが、便利なものこそ使い方を間違うと失敗してしまいます。この要件がメールで良いのか、メールは適さないのかなどをよく考えましょう。また、メールの使用については、会社の方針や社風などもありますので注意してください。

メールが適している場合

・報告する相手が遠方に居る ・同時に多数の人に報告する ・エクセルなどで作ったグラフやデータ、細かい数字データなどの報告 ・報告相手が多忙で手を煩わせられない

メールが適していない場合

・緊急性が強い ・結論だけでなく要素が多く、口頭で説明した方が良い報告 ・上司の反応を知りたい時やきちんと話し合いたい内容 ・自分のミスや失敗を報告する時 ・確実に報告したい時 ・上司がパソコン操作やメールを苦手としている メールは相手が見てくれないと伝わらないので、その時間を待てる報告は良いですが緊急性がある要件、すぐに対処が必要な要件に関してはメールは適しません。特に自分のミスや失敗から指示を仰がなくてはいけない時は、報告と共に謝罪が必要ですからなおさらメールで済ませてはいけません。 数字やデータを送りたくてメールを使用した場合も、もし上記のような条件があればまず口頭や電話連絡をして、内容はメールで確認してもらう、などの対処をするべきでしょう。

メール文書のパターンと決まり事

1.分かりやすい件名にする 2.文章のポイント 3.機種依存文字に気を付ける 4.1つのメールには1つの用件

① 分かりやすい件名にする メールボックスを開けた場合、気になる件名から開くことは多いでしょう。件名が分かりやすく、上司も気になっている要件はすぐ開いてもらえるかもしれません。また「緊急です」「先ほどご連絡した件です」など、頭文字に付けると分かりやすさが増します。 ② 文章のポイント 読みやすい文章は35文字程度での改行です。また、空白行が多いとよみやすくなりますが、空白はどこでも良いのではありません。意味がつながるように、内容の節目などで空行を入れるようにしましょう。 また、記号や罫線で目で見て分かりやすくできるのもメールの特徴ですが、相手に合わせた使い方をしましょう。 ③ 機種依存文字に気をつける 使用しているパソコンやソフトによって書体が違うことがあり、相手が読めないこともあるので気をつけます。 ④ 1つのメールには1つの用件だけにする 上司は件名を見て優先的に見てくれているかもしれません。指示を仰ぐ際に緊急性の有無を件名で分かるようにして、1件のメールには1件の報告だけにしましょう。

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