【内々定辞退】不快を与えない電話での伝え方マナー、理由例３つ

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内々定辞退の電話は多くの方が経験することになります。電話よりもメールの方が気楽だと感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、内々定の辞退をメールでの連絡で済ませてしまうことは、社会のマナーとしては適切ではありません。「自分は関係ないだろう」と思わずに、これらのマナーやルールは頭に入れておきましょう。 内々定辞退の電話で最も意識しておくべきことは、「毅然とした態度ではっきりと辞退する旨を伝える」ということです。企業によっては、威圧的な口調で理由を聞いてきたり、「本社に来て話を聞かせてほしい」などと言ったりしてくることがあります。内定辞退が申し訳ないことだと思って、おどおどした態度で話していると、辞退できなかったり、実際には必要ないのに直接担当者に会って話をしたりすることになってしまいます。そういったトラブルを避けるためにも、堂々と内々定を断るのが重要なのです。 一般的な会話の流れとしては、まずはじめに自分の大学・学部名、そして氏名を名乗ります。次に、電話を受け取った方から、採用担当の方へ繋いでもらいます。辞退の旨を伝えるのは、担当の方が電話を受け取ってからです。担当者に繋がったら、再び自分の大学・学部名、氏名を名乗り、それから内々定辞退の内容を伝えます。辞退の内容は、内々定を貰ったことに対する感謝、内々定を辞退したいことの旨、謝罪、の順に話していくのが一般的です。

内々定辞退の電話をすると、企業の中には辞退する理由を聞いてくる所もあります。しかし、理由を伝える義務はなく、正直に述べる必要はありません。企業によっては、強い口調で理由を聞いてくることもありえます。その場合は、無駄なトラブルを避けるために、他の企業で内定が決まり、その方を希望する旨などを丁寧に述べて、断りましょう。もちろん、嘘は厳禁です。具体的な業界や企業名を聞かれることもありますが、答えても答えなくても大丈夫です。答えたくない場合は、「これ以上の回答は控えさせてください」などと伝えましょう。

電話をする際には、相手方の都合も考えなくてはいけません。特に、始業時間前後や終業時間前後は業務が忙しかったり、通勤途中であったりする可能性もあるので避けましょう。また、早朝や深夜などの電話も非常識なので、相手の方の仕事中の時間帯を目安に連絡しましょう。

内々定辞退の電話は緊張してしまう方も多いかもしれません。しかし、だからといって早口になってしまったり、頻繁にかんだりしてしまうと、何を言ってるのか理解できず、何度も聞きなおすと余計な時間をとられてしまい、担当者をイライラさせてしまいます。円満に、という言い方は変かもしれませんが、無用なトラブルを避け、無事に内々定を辞退するためにも、落ち着いてゆっくりと話し、誠意を持って謝罪の意思を伝えることが重要です。

電話で伝えるべき内容を伝えた後、みなさんはどうしますか？話し終えた後にすぐに切ってしまうのは、ビジネスのマナーとしては適切ではありません。内々定辞退の電話の場合、相手の方が立場が上なので、相手が電話を切ったことを確認してから、自分も電話を切りましょう。そちらの方が相手からすれば気分がいいですし、また相手から何か連絡事項などを伝え損ねる心配も無くなります。普段の友達との会話などですと、すぐに切ってしまう方も多いかもしれませんね。しかし、社会人としてのフォーマルな電話では、相手が電話を切った音を聞いてから切電するように、意識しておきましょう。

それでは実際に、内々定を辞退する際にはどのように話していけばよいかを、例文を通して見ていきたいと思います。

「もしもし、〇〇大学、〇〇学部の（名前）と申します。 人事部の〇〇様（担当者名）はいらっしゃいますでしょうか。」 −−担当者に替わる 「〇〇大学、〇〇学部の（名前）と申します。先日は内々定のご連絡をいただき、ありがとうございました。」 「実は、大変恐縮なのですが、内々定を辞退させていただきたいと思い、お電話差し上げました。身勝手を言って申し訳ありません。」 −−理由を聞かれる 「大変申し訳ありませんが、これ以上の回答は控えさせてください。」 「この度は本当に申し訳ありませんでした。それでは失礼いたします。」