リモートワークの盲点「Data-in-Use」対策：画面共有・録画・印刷から情報漏洩を防ぐ実践ガイド

リモートワークやクラウドサービスの活用が当たり前となり、私たちの働き方はかつてないほど柔軟になりました。しかしその裏側で、「Data-in-Use」、つまり「利用中のデータ」からの情報漏洩という新たなセキュリティリスクが深刻化しています。これは多くの企業が見落としがちな盲点です。

本記事では、特に画面共有や会議録画、印刷といった日常業務に潜むデータ持ち出しリスクを明らかにし、具体的な情報漏洩対策を徹底的に解説します。

情報漏洩対策を考える上で、まず理解すべきはデータの「状態」です。データは一般的に3つの状態に分類され、それぞれに適したセキュリティ対策が求められます。この基本を理解することが、Data-in-Use保護の重要性を知る第一歩です。

データの状態は、大きく以下の3つに分けられます。

この中で最も対策が難しいのが「Data-in-Use」です。利用中のデータはPC上で復号化されているため、従来の暗号化技術だけでは保護できません。データ活用がビジネスの生命線となる現代において、この利用中のデータをどう守るかが、データガバナンスの新たな課題となっています。

Data-in-Useの保護が困難な理由は主に3つあります。

リモートワークの普及に伴い、ZoomやMicrosoft TeamsといったWeb会議ツールは不可欠な存在となりました。しかし、その便利な「画面共有」や「会議録画」が、新たな情報漏洩の温床になっています。

Web会議での画面共有は、手軽に情報を伝えられる一方、深刻なセキュリティリスクを内包しています。

こうして持ち出されたデータは、企業の重要な情報資産の流出に直結します。

議論の内容を後から確認できる会議録画も、使い方を誤れば大きなリスクとなります。録画データには、未公開の製品情報や経営戦略、個人情報など、機密情報が含まれる可能性があります。

この録画データが、管理不備や誤操作によって外部へ共有されたり、退職者が不正に持ち出し競合他社へ渡したりする内部不正も考えられます。一度デジタルデータとして流出すれば、拡散を止めることはほぼ不可能です。

こうした「画面からの持ち出し」リスクには、多層的な対策が必要です。特に、PCのエンドポイント自体を制御する技術が有効です。

デジタルトランスフォーメーションが進む中でも、「紙」による情報漏洩リスクは依然として大きな脅威です。機密データを印刷して持ち出すという古典的な手口は、見過ごせないセキュリティホールです。

契約書や報告書、設計図など、業務上どうしても紙への印刷が必要な場面は多くあります。しかし、一度紙媒体へ出力されると、その後の追跡や管理は著しく困難になります。

デスクへの放置、紛失・盗難、内部関係者による意図的な持ち出しや不正コピーなど、リスクは枚挙にいとまがありません。実際に、退職者による顧客リストの印刷・持ち出しといった情報漏洩事例は後を絶ちません。

印刷物からの情報漏洩を防ぐには「印刷制御」ソリューションが有効です。これは単に印刷を禁止するだけでなく、きめ細やかな制御でセキュリティと業務効率を両立させます。

では、企業はどのようなソリューションを選択すればよいのでしょうか。従来のセキュリティ製品の限界を理解し、新たなアプローチを取り入れることが重要です。

データ保護ではDLP（Data Loss Prevention）やDRM（Digital Rights Management）がよく知られています。DLPはデータの送信・書き出しを監視し、DRMはファイル自体を暗号化して不正利用を防ぎます。

これらのソリューションは強力ですが、Data-in-Use、特にPC画面に表示された後の制御には限界があります。正規の権限で開いたファイルの画面をスクリーンショットされたり、スマホで撮影されたりする行為を防ぐのは困難なケースがあるのです。

そこで重要になるのが、PCやサーバーといった「エンドポイント」上での挙動を直接監視・制御するアプローチです。専用エージェントを各PCに導入し、OSレベルでファイル操作や印刷、画面キャプチャなどをリアルタイムで制御します。

このアプローチにより、前述した画面キャプチャ防止や印刷物への電子透かしといった、利用中のデータをピンポイントで保護する機能が実現できます。データの保存場所を問わず、最終的な出口であるエンドポイントを押さえることが、包括的なData-in-Use保護に繋がります。

さらに、現代のセキュリティ戦略の基本である「ゼロトラスト」の考え方も不可欠です。「社内は安全」という従来の境界型防御を捨て、「何も信頼しない」を前提にあらゆるアクセスを検証・制御します。

Data-in-Use保護においても、正規の従業員であってもデータアクセスが業務上必要か、正当な方法かを常に検証する必要があります。ユーザー権限を最小化し、データの利用状況を常に可視化・監査することで、安全なデータ活用を促進する攻めのデータガバナンスを構築できます。

多種多様なソリューションの中から自社に最適な対策を導入するには、以下の3ステップで進めましょう。

まず、自社にとって本当に守るべき「情報資産」は何かを定義します。顧客情報、技術情報、財務情報など、漏洩時に事業へ深刻なダメージを与えるデータを特定し、機密レベルをランク付けします。守るべき対象を明確にすることが、効果的な対策の第一歩です。

次に、情報資産がどのような経路で漏洩しうるか、具体的なリスクシナリオを想定します。 「営業担当者がWeb会議で顧客リストを画面共有し、スクショされる」「退職する従業員が設計図を大量に印刷して持ち出す」など、業務内容やデータの利用状況から現実的な脅威を特定することが重要です。

最後に、導入を検討する対策が従業員の生産性を過度に阻害しないかを確認します。セキュリティによって業務が滞っては本末転倒です。操作ログをバックグラウンドで取得する、必要な場合にのみ警告を表示するなど、利用者に負担をかけないソリューションが理想です。従業員へのセキュリティ教育を並行して行うことも、対策をスムーズに浸透させる上で非常に重要です。

リモートワークとクラウド活用が加速する現代において、「Data-in-Use（利用中のデータ）」の保護は、もはや避けて通れない経営課題です。

これまで盲点とされてきた「画面共有」「会議録画」「印刷」は、重大な情報漏洩に直結する危険性をはらんでいます。

これらのリスクに対し、エンドポイントを起点とした以下の対策が極めて有効です。

従来のDLPやDRMを補完し、ゼロトラストの考えに基づいた多層防御を構築することで、企業はデータ活用というアクセルを踏みながら、情報漏洩というブレーキを的確に制御できます。

自社の情報資産を守り、安全なデータ活用を実現するため、今こそData-in-Useの保護に真剣に向き合う時です。まずは自社のリスクを洗い出し、最適なソリューションの検討を始めてみてはいかがでしょうか。