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有給申請の理由の例文|私用/病院/結婚式/海外旅行・出すタイミング

初回公開日:2018年02月06日

更新日:2020年02月16日

記載されている内容は2018年02月06日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

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有給申請理由というのは色々と悩んでしまうことかもしれませんが、ストレートに記載する人もたくさんいます。今回はこの有給申請においてどのような理由を記載したらいいのかを例文でお伝えし、出すタイミングについてもわかりやすく解説いたします。

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有給申請の理由の例文

一般的に考えれば、当たり前に取得できるのが当然な有給申請なのですが、日本ではいまだに古い風習が残っており、当たり前に取得できる環境にありません。それを踏まえた上で、有給申請の理由として使える例文をお伝えします。

私用

有給申請の理由が私用である場合はどこまで説明するのかはその人次第となります。非常にシンプルな例文は「私用のため」でしょう。これは法律上全く問題ありませんが、上司からはじかれる可能性がとっても高いです。そのため、ある程度は具体性が必要だと考えてください。 たとえば、「リフレッシュのため」でもかまいません。とってもわかりやすい有給申請の理由です。具体的な理由を言いたくないという人はただ単に疲れているから休みたいという人はこれだけでも十分な理由となります。会社によっては有休を消化するように指示されることがありますので、そのときは有給申請の理由に「有休消化のため」で問題ないでしょう。 ある程度まともな理由がある人はそれを有給申請の理由にしてもかまいません。「人間ドックを受けるため」「通院するため」「会社指定の資格受験のため」「子供の行事のため」などいろんな事柄が理由となります。

病院

これはまともな理由なので、有給申請の理由もそのまま記載してかまいません。具体的にどこの病院に行くとか病気の名前は何なのかは記載しなくてもいいでしょう。例文としては「病院に行くため」「通院するため」「入院した家族をお見舞いに行くため」となってきます。 しかし、こちらが何らかの理由があって体を壊している場合はそのことを上司に伝える義務はあります。コンディションが整っていない部下を抱えることは上司からしても大きなリスクになりますので、どのような病気なのかどのようは怪我をしたのかは必ず上司に前もって相談してください。相談した上ならば「病院に行くため」で有給申請は通ります。 家族の事情などを話したくないという理由もわかりますが、上司からすればどのようなタイミングで休みが取られるのかを把握したいという部分もありますので、話せる部分は個人手的に話しておきましょう。ここのさじ加減は難しいです。

結婚式

結婚式が理由の場合ももちろん有給申請は問題なく通るでしょう。冠婚葬祭は日本人は昔から非常に大切にする文化があるので、「結婚式に出席するため」と記載すればほぼ確実に通ります。 ただし、結婚式の参加は2~3ヶ月前ぐらいにはっきりとわかりますので、会社に報告するときもだいたいそのタイミングとなるでしょう。もちろん、2~3ヶ月後のお話になると上司から「さすがに早すぎるから、また後で申請して」と言われることもありますが先に口頭で話しておくのは有効な手法です。 そうすれば、再度提出したときに「あのお話にあった件だね」と理解を示してくれますので、シンプルに「結婚式に出席するため」という有給申請理由で間違いなく通ります。

海外旅行

海外旅行にはだいぶ大がかりな休日が必要です。2日程度では足りません。つまり、海外旅行のための有給申請も理由となると言うことです。この場合も特にひねる必要はありませんので、「家族と海外旅行に行くため」と有給申請理由に記載すればいいでしょう。例文そのままでOKとなります。 しかし、海外旅行となると電波は通じるのか、連絡はどうなるのか、引き継ぎはどうなるのかと仕事上でのトラブルをなくすために色々と確認されますので、しっかりと引き継ぎは実行してください。この部分をおろそかにすると、次回以降の海外旅行の有給申請が通りにくくなってしまいます。周りの人の迷惑にならないようにしてください。

有給申請を出すタイミング

この有給申請を出すにはタイミングというものが存在します。特に決まっているわけではありませんが、人間関係構築のためには熟考が必要な部分なので浅慮な行動は控えましょう。

何日前ならOKなのか

原則的には前日までに申請する必要があります。それでも、前日では仕事の引き継ぎなどができない可能性が高いのでいやがられるのは間違いないでしょう。 この有給申請が何日前までOKなのかははっきり言って会社の規定や約束事次第なので、明確な決まりはないと考えてください。有給申請はトラブルになることも非常に多いので、就業規則に細かく記載している会社も多いです。これは会社によりますが、3日前や1週間前とはっきり記載してあるところもあります。 そのため、自分勝手な考えで「前日までならばOK」と判断しないで就業規則を読んでから行動するようにしてください。就業規則はいろんなことが書かれているので読んでいないという人もいるでしょうが、トラブルになることが多い有給申請関連だけでも目を通しましょう。

期限について

有給申請の期限は上述したように会社によります。会社によっては就業規則において1週間前と定めているところもありますので、そのルールに則って行動してください。ただし、家族が倒れたといった緊急的なトラブルがあった場合は就業規則があったとしても上司が認めてくれることが多いので、期限も状況次第で変わると考えた方がいいです。 しっかりとした会社ならば、就業規則で有給申請が1週間前と書かれていても「緊急的な例外は除く」といった記載もされています。

事後の有休申請は大丈夫なのか

これも会社によりますが、朝起きたらインフルエンザにかかって動けないというケースは会社が始業するタイミングで電話をすることになるでしょう。いわゆる「風邪をひいて体調が悪いから病院に行って休みます」と伝えるというよくある状況です。 ただし、納得できる理由がなければ有給申請理由として認めない会社もありますし、就業規則に記載しているところもありますので、注意しましょう。具体的には「有給申請は原則として○日前までに申請すること(病気などのやむを得ない事由は例外)」と記載されているのかチェックしてください。

メールでの有給申請の書き方

有給申請をメールで行う場合は引き継ぎを行う必要もありますので、関係者各位にメールを送る必要があります。上司のみでは不十分です。具体的な書き方としては以下のとおりでしょう。 お疲れ様です。○○課の△△です。私用のため×月×日から××日まで有給休暇を頂戴したく存じます。不在の間ご不便をおかけしますがご用命は、□□までお願いいたします。 メールはシンプルでかまいませんが、自分がいないときに誰に連絡をしたらいいのかは必ず記載してください。また、このメールを送信するために引き継ぎ担当には先に説明するようにしましょう。

有給申請を断られた場合の対処法

有給申請および有給休暇は会社側に基本的には断る権利はありません。もちろん、就業規則に則って稼働していない人は例外ですが、則っているのならば休みは貰えるものとなっています。しかし、今の世の中は理不尽だらけなので断られることもしばしばあります。

欠勤扱い

有給申請が通らなかった場合は、欠勤扱いにして休んでしまえば休むことはできます。しかし、欠勤の場合は有給と違って減給されてしまいますし、状況次第ではペナルティーが発生することもありますのでリスクが大きすぎます。一つの方法としては有効ですが、最終手段にしてください。

転職する

有給申請の却下は時季変更権を行使しない限り違法です。この時季変更権とはあまりにも会社が忙しい時期であったり、同じ日に多くの方が休みをとるため会社が機能しなくなる可能性がある場合、別の日に有給申請時期をずらしてもらうお願いです。しかし、これはお願いであり強制権はありませんし、闇雲に行使していいものでもありません。 それでも、休みをできるだけ取らせたくないからできるだけ多く働かせたいという会社は非常にたくさんあります。いくら違法だといっても会社側からすると法律なんかどうでもいいのでしょう。日本は訴えるまでの労力が多くとっても面倒な部分がありますので、実際に不平不満が溜まっても行動に移す人はとても少なく、怖くないと考える経営者も多いです。 それらを踏まえて言えることは、そのような会社は見切りをつけて転職するしかないでしょう。会社を変える気持ちがないならばその会社を切り捨てるしかありません。

有給申請は当然の権利だが

労働基準法の39条に有給休暇の取得は労働者の権利であるとはっきりと記載がされており、労働者の権利として認められていますが、実質的にその権利をほとんど認めていない会社は非常に多いです。当然の権利なのですが、その権利がまるで浸透していません。 有給申請がひたすら却下されるような会社は会社の構造を変えるか、自分が会社を変えるかの2択となってしまいます。そのため、できる限り風通しがよくてある程度自由に有給申請ができる会社かどうかを入社前からチェックした方がいいでしょう。

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