メールでの挨拶の例文｜挨拶の目的別の注意点（退職・年始・年末)

メールを送る相手によっても挨拶の内容を変える必要があります。内容の大方は変わりませんが、メールの文面などには特に注意が必要です。

社外の関係者にメールを送る場合は、相手の名前や漢字を間違えないこと、自分が誰なのかを名乗ること、簡潔に文章をまとめることに特に注意しましょう。 そして「本来であれば御社にご挨拶に伺うべきなのですが、メールで失礼いたします。」と一文を忘れないようにしましょう。文末には「〇〇会社　○○部　○○課　○○」と詳しく書いた後に、自身の会社の住所、直通の連絡先、個人のメールアドレスも明記しておくと良いです。

先生へのメールでは、件名に何についてのメールかを明確にしておきます。そうすると、多くのメールを受け取る先生もわかりやすいでしょう。メールの流れとしては「〇〇先生　お世話になっております。○○です。」と名乗った後、簡単にメールの内容を伝えてから掘り下げていきます。 最後に結びの挨拶を入れたら、学部やクラス、学籍番号などは最後にまとめて明記するようにしましょう。

失礼の無いような言葉遣い、内容の伝わりやすいようにシンプルな文面を心がけます。「○○の件について報告いたします。」「表題の件についてですが」などの書き出しで、内容を把握しやすくなるでしょう。誤字脱字が無いように最新の注意を払うことも重要です。

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もらったメールには、なるべく迅速に返信しましょう。すぐに返信できない内容であれば「〇日にはお返事できると思いますので、お時間頂戴できれば幸いです。」などワンクッションメールで送るようにします。期限が決まっている場合は、必ず遅れないように返信しましょう。 件名に関してですが、もらったメールの内容にそのまま返信したい場合は「Re:(件名)」のままで構いません。メールの受信ボックスがいっぱいになっている時に一目で内容がわかるように返信することが重要なので、重要な場合すぐに返信がほしい場合は、件名に「【重要】」「【要返信】」など一言加えておくと良いでしょう。 もらったメールを引用する場合も、長すぎないか相手へ伝えたい内容が簡潔に伝わる内容なのかを今一度確認しましょう。引用する場合は、一字一句変えずにコピペして使うようにしましょう。

最低限の礼儀ではありますが、ビジネスメールで顔文字や「ｗ」「(笑)」や語尾を伸ばしたりすることはやめましょう。社会人としてのマナーを疑われないように注意が必要です。 また、メールでは顔が見えず声も聞けない分、文字だけでのやりとりとなるので、冷たい文面になってしまいがちです。言い回しも少しでも柔らかくなるよう心がけると、相手への伝わり方も優しくなります。冒頭の挨拶、結びの言葉などでメールのイメージも変わってきますので、ぜひ活用しましょう。

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LINEで簡単に用件を伝えることが可能になってきた昨今ですが、友達同士や家族同士の文面とビジネスで使うメールでの文面では、全く異なってきます。顔が見えない分、声が聞こえない分、文章で気持ちを伝えることが大切です。また、メールの文章でその人の人柄も垣間見えることがあります。よく使う言い回しを覚えておけば、ビジネスメールも心配いらないでしょう。