メールでの挨拶の例文｜挨拶の目的別の注意点（退職・年始・年末)

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挨拶状の代わりに、メールで挨拶文を送ることがあります。本来であれば、手紙やはがきで挨拶文を送ることが正式なマナーではありますが、メールでやり取りすることが多くなった昨今では、気軽に使える通信手段として使われることが多くなりました。 挨拶文といっても、状況や相手によって文面は変わっていきます。ここでは、状況別、相手別にどのような挨拶文を送ることが良いのかを例文を交えて紹介していきます。

まず、メールのアドレスを交換した後に初めて書くメールの挨拶文の書き方を紹介します。初めて書くメールの場合、相手の社名や名前を明記します。その際、社名や名前の漢字のミスなどは大変失礼にあたりますので、しっかりと見直すことが重要です。 挨拶メールの書き出しとしては「突然のご連絡失礼します」「お世話になっております」「初めてメールを送らせていただきます」などの文言がふさわしいでしょう。それから、自分の社名や名前を名乗ります。 久しぶりに書くメールであれば、相手の名前を明記した後に「ご無沙汰しております」「お久しぶりです」「しばらくご無沙汰しておりますが、お変わりありませんでしょうか。」などの書き出しが良いでしょう。一度会ったことがある相手であれば「○○の際は大変お世話になりました」という一文を入れると、相手もわかりやすいです。 また、親しい間柄であっても初めてのメールですので、相手の名前と自分の名前は忘れないように注意してください。

結びの挨拶とは、文章を締めくくる言葉のことです。親しい間柄では相手の健康や幸せを、ビジネスシーンなどのかしこまった場合は繁栄や活躍を祈る言葉を述べ、最後まで思いやりの気持ちを忘れないようにします。 相手の健康や幸せを祈る場合は「くれぐれもご自愛ください」「お身体をお大事になさってください」「ご多幸をお祈り申し上げます」「健やかにお過ごしください」などが一般的です。 繁栄や活躍を祈る場合は「益々のご活躍をお祈り申し上げます」「益々のご発展をお祈りしております」「お元気でご活躍されますように」などが結びの挨拶文として使われます。 親しい間柄では「またお会いできる日を楽しみにしてます」「近いうちにまた連絡します」「今後ともよろしくお願いします」などでも相手への思いやりの気持ちは十分に伝わります。

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ここからは、具体的な目的やシチュエーション別のメールでの挨拶文の注意点を紹介します。

退職の挨拶メールは、今までお世話になった社内・社外の関係者への大事なものです。退職について人事から発表されるのが一般的ですので、その発表があってから速やかにメールを送るようにしましょう。

社内の関係者向けのメールを例文で紹介していきます。「お疲れ様です。〇〇部の○○です。先日発表がありました通り、一身上の都合により〇月〇日をもって退職することとなりました。メールでのご挨拶で失礼いたします。」という書き出しで始めると良いでしょう。 それから「平素はたくさんの方々にお世話になりました。」などの今までの感謝の気持ちを伝えましょう。今後の抱負を述べることも良いでしょう。そして、最後に結びの挨拶で締めくくると、気持ちの伝わる挨拶メールになります。

一方、社外向けのメールでは「お世話になっております。○○社の○○でございます。私事で恐縮ですが、一身上の都合で〇月〇日に退職することとなりました。」という書き出しではじめ「本来ならば御社へ直接ご挨拶に伺うべきですが、メールでのご挨拶となり申し訳ありません。」と、直接挨拶に伺えないことを謝罪しておきましょう。 お世話になった旨を伝え、最後は相手の発展を祈る結びの挨拶を添えておきます。

「明けましておめでとうございます。年末はゆっくり過ごされたことと存じます。」という挨拶で書き出すのが良いでしょう。昨年お世話になったお礼と本年度の抱負などを述べ、最後に「今年もなにとぞよろしくお願いいたします。」という結びの挨拶文を入れます。年始は多くのメールを受け取ることになりますので、名乗ることを忘れず簡潔なメールの文書を心がけましょう。