遅延理由書の書き方と例文・遅延理由の例

もし、公的機関から遅延理由書の提出を求められたら、あまり見慣れない文書の作成に戸惑ってしまうかもしれません。そもそも、遅延理由書とはどんなものでしょうか。遅延理由書とは、何らかの理由で手続きが遅れたり、提出すべき書類を出すのが遅くなったりした場合に公的機関などから提出を求められることのある、始末書、反省文の一種です。 一般的に、反省・謝罪の姿勢を伝えることを目的とした始末書よりは程度の軽い（やむを得ない、悪質なものではない）場合に使われることが多く、いわゆる「詫び状」とも文脈やニュアンスが違う物です。どの場面でも共通しているのは、遅れた理由と受理してほしい旨を記載することです。様式は決まっていませんが、テンプレートが用意されている場合はそちらをダウンロードして使います。パソコンの無い場合は手書きで作成しても問題ありません。

遅延理由書を提出する例としては、どのような場合があるのでしょうか。公的機関に対しては、届出書、申請書の提出の期限を過ぎてしまったり、社会保険の資格取得・資格喪失の手続きや雇用保険の被保険者資格取得の手続きが遅れた場合など、さまざまな場面が考えられます。また、結婚などで資格の登録内容に変更があった際に、変更があった日から定められた期間内に届け出をしなかった場合にも、遅延理由書が必要になることがあります。 その他にも、育児休業基本給付金の手続きで、育児休業修了届を提出の際に、出すべき延長届が出ていなかったということで、職安から遅延理由書を出すように求められた、という例もあるようです。ビジネスでは、取引先に対し提出すべき書類の期限を過ぎてしまった場合や、工事や納期が遅れた場合などにも、遅延理由書で遅れた理由を説明します。

では、遅延した理由はどのようなことが考えられるでしょうか。例えば、ビジネスにおいて公的機関への申請や取引先への書類の提出が遅れた場合の理由としては、「担当者による不手際」、「担当者がこれを失念し、その後退社してしまい、引き継ぎに遺漏があったため」、「業務多忙により失念してしまったため」などがあるでしょう。 納期の遅延理由としては、例えば「不慮の事故で生産に遅延が発生したため」や「情勢不安により原材料の調達に手間取ったため」などが考えられます。また、工事の遅延理由としては、「天候不順のため」、「作業員が手配できないため」、「資材の調達に手間取ったため」などがあるでしょう。 ここでは理由だけを簡単に並べましたが、実際に記入する際には、必要に応じて詳しく状況を説明すると良いでしょう。

ここでは、雇用保険に関する手続きが遅れた際の遅延理由書についてご説明します。主に企業の総務（人事）担当の方に関係してくる事ですが、新しい従業員を雇い入れ、雇用保険の被保険者資格を取得する際に、翌月の10日までに「雇用保険被保険者資格取得届」を所轄の職安に提出しなければなりません。手続きを忘れてしまうと、労働者にとって不利益となり、後日トラブルになったりします。 もしも、提出期限より6カ月経過してしまった場合は、遅延理由書の添付が必要となります。2年以内なら、6カ月経過してしまった場合と同じ添付書類で手続きが可能です。

「雇用保険被保険者資格届」の手続きが遅れた際の遅延理由書の様式は任意で良いとされていますが、管轄の公共職業安定所長宛で、1.資格取得する社員の氏名、生年月日　2.雇入れ年月日　3.資格取得年月日　4.雇用保険被保険者番号　5.遅延理由　を記載します。最後に、事業主代表印も忘れないようにしましょう。 または、厚生労働省職業安定局で発表している様式例がありますので、そちらをダウンロードして使用するのも良いでしょう。

遅延理由書は、テンプレートがある場合はそちらを使用すると良いですが、任意で良い場合の文例をいくつかご紹介します。文例1、2は、社会保険の資格に関する遅延理由書、文例3は納期の遅延理由書、文例4は工事の遅延理由書、文例5は飼育内容変更・廃止の届出に関する遅延理由書です。文例6~8は、さまざまなビジネスシーンで応用できる遅延理由書になっています。

社会保険の資格取得の際、提出期限を過ぎてしまった場合に、社会保険事務所長宛に遅延した理由を明記するためのものです。

遅延理由書（中央揃え） 弊社社員◯◯◯◯は、平成◯◯年◯月◯日に入社しておりましたが、事務担当者の不手際により、社会保険取得に関する書類の提出が遅れました。 今後は、このようなことのないように十分注意いたしますので、今回に限り、取得届を受理していただきますよう、お願い申し上げます。 平成◯◯年◯月◯日（右詰めで） 社会保険事務所長殿（左詰めで） 住所◯◯◯◯◯（右詰めで） 会社名◯◯◯◯◯（右詰めで） 代表取締役◯◯◯◯　印（右詰めで）

出典: :// | 遅延理由書01（資格取得届）｜テンプレートのダウンロードは【書式の王様】