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遅延理由書の書き方と例文・遅延理由の例
更新日：2023年11月26日
遅延理由書というものを聞いたことがありますか？遅延理由書は、さまざまな状況下で提出を求められる可能性がありますので、記載内容や書き方のポイントを知っておくと、いざという時に慌てずに済みます。今回は、遅延理由書の理由の例、いくつかの文例などをご紹介します。
社会保険の資格喪失の際、提出期限を過ぎてしまった場合に、社会保険事務所長宛に遅延した理由を明記するためのものです。遅延理由として当人から保険証の返済がなかったことを記載しています。
社会保険事務所長殿（左詰めで） 遅延理由書（中央揃え） 被保険者（No.◯◯◯◯）◯◯◯◯の健康保険被保険者資格喪失届提出につきましては、当人からの保険証の返済がなく、提出ができませんでした。その後何回かの催促を行いましたが、今日現在まで回収ができず、回収不能届を提出する事態となりました。 今後このようなことのないように注意いたしますので、事情をご理解のうえ、よろしくお取りはからいくださいますよう、お願い申し上げます。 平成◯◯年◯月◯日（右詰めで） 事業所所在地◯◯◯◯（右詰めで） 事業所名◯◯◯◯（右詰めで） 事業主氏名◯◯◯◯（右詰めで）
文例3（納期遅延理由書）
こちらは納期遅延理由書の文例です。元々の納品予定日と納期が遅延したことによる納品日を記載後、納期が遅延した理由を別記に記載します。理由は箇条書きスタイルにし、見出しを付けるとより見やすいでしょう。納期が遅延した場合の理由書のテンプレートとして印刷しておき、その都度必要個所に手書きで書きこむという使い方もできます。
納期遅延理由書（中央揃え） 平成◯◯年◯月◯日（右詰めで） ◯◯◯◯殿（様・御中）（左詰めで） 住所◯◯◯◯◯ 氏名◯◯◯◯（右詰めで） 平成◯◯年◯月◯日に◯◯◯◯様に納品する予定の◯◯◯◯が、納期が遅延し、平成◯◯年◯月◯日に納品となりました。その理由を下記のとおりご報告いたします。 記（中央揃え） 1. 2. 3.
文例4（工事遅延理由書）
次は、工事が遅れた際の遅延理由書の例になります。工事件名、工事場所、遅延理由を記載した後、最も重要である今後の対策を記入します。
工事遅延理由書（中央揃え） 平成◯◯年◯月◯日（右詰めで） ◯◯◯◯◯あて（左詰めで） 所在◯◯◯◯◯◯（右詰めで） 商号（名称）◯◯◯◯◯◯（右詰めで） 代表者氏名◯◯◯◯◯◯印（右詰めで） 平成◯◯年◯月◯日付で請負契約を締結した次の工事につきましては、次の理由により、工事が遅延しています。 記（中央揃え） 1.工事件名 2.工事場所 3.遅延理由 4.今後の対策
文例5（飼育内容変更・廃止届の遅延理由書）
こちらは少し特殊な内容を文例にしていますが、蜂蜜の飼育を行っている企業が、飼育内容を変更・もしくは廃止した場合に必要な届出をするのを遅延してしまった時の理由書です。「今後は◯◯◯条例を尊守し、再びこのようなことがないように注意いたします」という文を入れています。
平成◯◯年◯月◯日（右詰めで） ◯◯◯◯知事◯◯◯◯様（左詰めで） 住所◯◯◯◯◯（右詰めで） 氏名◯◯◯◯（右詰めで） 遅延理由書（中央揃え） このたび、蜜蜂の飼育 を（ 変更・ 廃止 ）し、1箇月以内に届出しなければならないところ、◯◯◯◯◯◯◯◯のため、本日まで遅延しましたことは、誠に申し訳ありません。 今後は◯◯◯◯◯◯◯◯条例を遵守し、再びこのようなことがないよう十分に注意いたしますので、よろしくお取り計らい願います。
文例6（社内ビジネス文書）
とてもシンプルな遅延理由書です。遅延理由を書く箇所を別記項目としていますので、さまざまな場面で応用が利く様になっています。書き方に悩む必要が無いので、迷ったらこちらの文例を使えば間違いありません。例えば、納期の遅延理由書だったとしたら、「◯◯年◯月◯日に納品予定の◯◯◯が、納期が遅延して◯◯年◯月◯日に納品となった」というように記載します。そして、その理由を2の遅延理由の所に記載するというスタイルです。
平成◯◯年◯月◯日（右詰めで） ◯◯◯◯殿（左詰めで） 遅延理由書（中央揃え） 下記1につきまして遅延した理由に付きまして、下記2のとおりご報告いたします。 記（中央揃え） 1.遅延内容 2.遅延理由 氏名◯◯◯◯ 印（右詰めで）
文例7（社内ビジネス文書）
こちらも事務的でシンプルなスタイルですが、理由だけでなく対策を書く欄を設けています。遅延書を提出する目的は、その理由を明らかにし、再発を防ぐことにありますので、詫び状とは少しニュアンスが違います。遅延理由としてやむを得ない事情があるとは言え、対策を書き込むことで、受理して欲しい気持ちをより強く表現しています。細かい表現や書式等は状況に応じてカスタマイズしましょう。
平成◯◯年◯月◯日（右詰めで） ◯◯◯部長殿（左詰めで） ◯◯◯部 氏名◯◯◯◯（右詰めで） 遅延理由書（中央揃え） ◯◯◯◯◯につき遅延した理由に付きまして、下記のとおり、ご報告いたします。 記（中央揃え） 1.理由 2.対策 以上（右詰めで）
文例8（社内・社外ビジネス文書）
こちらは、社内でも社外でも使用できるような、汎用的な文章表現になっています。社内の場合は◯◯◯◯部長殿、社外であれば◯◯◯◯様・御中のように、使い分けて下さい。発信者の氏名も、社内の場合は住所ではなく部署名を記載するなど、状況によって変更します。本テンプレートでは、遅延理由を「業務多忙のため」としています。ポイントは、例えば「引き続き、手続きの続行をお願いしたい」など、今後の処理をお願いする旨も記載している事です。ビジネスシーン以外でも応用できることでしょう。
遅延理由書（中央揃え） 平成◯◯年◯月◯日（右詰めで） ◯◯◯◯殿（様・御中）（左詰めで） 住所◯◯◯◯◯◯ 氏名◯◯◯◯（右詰めで） このたび、◯◯◯◯◯するにあたり、◯◯月◯日までに◯◯◯すべきところ、（遅延した理由を記載（例：業務多忙のため等））失念しておりました。 つきましては、他意はありませんので、これらの事情をご配慮いただき、◯◯◯◯をお願い申しあげます。
初回公開日：2017年08月16日
記載されている内容は2017年08月16日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。
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