上司や同僚に喜んでもらえる昇進祝いメールの書き方｜社内/社外向け

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社内文書は業務を円滑にし能率を優先するため、あいさつは省きながらも敬語は必要最低限に使い例文を参考に昇進祝いの言葉を簡潔に書きます。長く書いてしま和内容に気をつけましょう。

①〇〇課長、お疲れさまです。〇〇です。この度は部長へのご昇進、誠におめでとうございます。　 ②私が入社した時から課長には大変お世話になり、まるで自分のことのように嬉しく思っています。入社して早々取引先とトラブルがあり、私一人ではどうにもならないと悲観的になっていた時にアドバイスをいただき行動を起こしてみた結果、大事に至らずにすみました。その経験があったからこそ、現在チームリーダーとして自ら進んで行動に移す大切さを実感しております。課長からのアドバイスに今でも感謝の気持ちでいっぱいです。　 ③これから益々お忙しくなることと思いますが、くれぐれもお身体にお気をつけください。取り急ぎ、メールにてお祝い申し上げます。 ①社内文書ではあいさつは省き本題に入ります。　なによりもまずは昇進祝いの言葉を率直に伝えます。 ②思わず昇進祝いの読み手が笑顔になるような実体験を練りこみながら称賛しましょう。　今でこそ笑い話になる失敗談や、第三者を交えての賛辞も心に響きます。　普段は口に出して言いづらい昇進祝いの言葉を伝えるのも良いでしょう。 ③「今後のご活躍をお祈り申し上げます」など繁栄や健康を願うフレーズを盛り込み簡潔に例文に盛り込みます。

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例えばお世話になっている取引先や、転職した上司との繋がりがある場合は社外文書となります。基本的に、社外文書でも昇進祝いのメールでは季語を盛り込んだ祝い状のように堅苦しく書くまではありませんが、メールでの始まりと終わりのあいさつは忘れないようにしましょう。

〇〇株式会社〇〇部〇〇様 ①平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます。株式会社〇〇の●●でございます。 ②この度は、部長にご昇進されたとのこと、心よりお祝い申し上げます。〇〇様の人望、これまでのご経験や実績の賜物によるものと改めて敬服いたします。今後は一層の重責を担われる事になりますが、くれぐれもご自愛の上、存分のご活躍をされますようお祈り申し上げます。　 ③取り急ぎ、略儀ながらメールにてお祝い申し上げます。平成〇〇年〇月〇日株式会社〇〇●● ①日頃の感謝のあいさつをします。　「平素はひとかたならぬ御愛顧を賜り、厚く御礼申し上げます。」　「日頃は格別のお引き立てをいただき、ありがたく御礼申し上げます。」など使い分けましょう。 ②形式的な文面になりますが、会社を代表として送る心構えでお祝いを伝えましょう。親しい関係ですと砕けた文書となりがちですが、ビジネス文書ですので相手企業側から見ても失礼ではない程度に配慮してください。 ③終わりのあいさつは「本来なら直接お会いしてお祝いの言葉を述べたいところですが、お忙しいことと思いメールにてお伝えいたします。」という気持ちを例文を使いながら短文でまとめます。

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昇進・昇格が決まった日、遅くとも翌日までには送りたいものです。いつまでに送るものという明確な期日はありませんが、昇進祝いの言葉はなるべく早いうちに伝える方が新鮮です。時間帯は上司のタイプにもよりますが、退社前か早朝の業務時間外に送る方がマナーとしては良いようです。 その他、自分が出張や休暇などで耳に入るのが遅れたというケースもあります。余りにも日が経ちすぎると、お祝いだとしても却って失礼に当たるようですが、数日ほどでしたら当日に昇進祝いメールを送りましょう。 「本日〇〇より戻りました。遅ればせながらお祝い申し上げます」「〇日間、休暇をいただいておりました。改めて部長昇進おめでとうございます」などの例文を添えるようにしましょう。

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お祝いの文書では、忌み（いみ）言葉の中でも、縁起の悪さを連想させるような言葉は好ましくありません。例文に入っていたとしても、使わないようにしましょう。 普段では何気なく使っている言葉が数多くありますが、昇進祝いのメールではタブーです。文章にすると自然にも思えるのですが、散る・終わる・失うなどは縁起が良くないとしてメールでは使われません。 メールの例文として「桜散る季節」→「春風が心地よい」「取り組んでいる業務が終わりしだい」→「取り組んでいる業務を果たし」「本当に良いものを失う」→「とても大切にしていた」というように意味が変わらないよう置き換えましょう。 これらの言葉を使わないよう意識することで、無意識のうちに相手に不満を持たせてしまうということも防げます。

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必ず、個人に向けて送信します。一斉昇格の際、上司宛のメールを使いまわす行為はタブーです。勿論、文章の内容も上司によって変え、例文をそのまま写すのではなくオリジナルの文章を書くようにしましょう。 もし、上司が昇進祝いのメールで同じ例文を使いまわしている事実を知った時・・・考えたくもありませんよね。 ●昇進祝いメールへの上手な返信の仕方 昇進祝いメールをいただいた当日、遅くとも翌日までにはお礼の返信をしましょう。謙虚さを忘れず、素直にお礼の気持ちを例文ではなく自分の言葉で伝えます。今回は、上司や目上の方からの就任祝いメールの返信例文をご紹介します。