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入社承諾書と封筒の書き方|日付・郵送・在中・宛名などの書き方

転職ノウハウ

入社承諾書は、企業が内定を出した相手の入社意志を確認するために作成する重要な書類です。多くは封筒での返送が基本です。入社前とはいえ、学生の社会人としてのマナーを見ていることも。入社承諾書と封筒の書き方を通して、常識があることをしっかりアピールしましょう。

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入社承諾書とは

入社承諾書は、内定時に、その会社に入社することを同意したという証明となるものです。内定承諾書などと呼ぶこともあります。多くの会社で提出を求められるものであり、急な内定辞退を避けるために、入社の意志をしっかりと確認する役割を果たします。 入社承諾書の書き方に自信がない時は、転職エージェントに相談することをおすすめします。内定が決まれば終わりというわけではなく、転職のプロが最後までしっかりサポートしてくれます。

入社承諾書の封筒の書き方

入社承諾書は、書類の内容を確認したら、署名、捺印をして会社に提出する必要があります。その際、封筒を使うと思いますが、ほとんどの入社承諾書には、返信用封筒も同封されています。その場合には、その封筒を使って、郵送で署名捺印済みの入社承諾書を返送します。 ただし、入社承諾書に署名捺印をしたら返信用封筒に入れて、友達や大学に送る封書の感覚で返送してしまっては、会社側に常識の無い人だと思われてしまう可能性があります。入社前ではありますが、入社承諾書を返送する場合には、マナーがあります。

封筒は白

入社承諾書と一緒に返信用封筒が同封されている場合もありますが、そうでない場合には自分で用意する必要があります。考えなければならないのは、どんな封筒でもよいというわけではありません。入社承諾書のような正式な書類を送るのにふさわしい封筒を選ばなければ、社会人としての常識を疑われてしまいます。 封筒は、書類のサイズに合ったものを選ぶのが基本です。多くの企業では入社承諾書をA4サイズで作成しますが、送られてきた書類に合わせたサイズの封筒を選びましょう。 色は白の封筒が無難です。よく文房具店で見かける茶封筒は事務手続きなどに使用する封筒なので、入社承諾書のような正式な書類を送る時にはふさわしくありません。 さらに、封筒に入れた書類が折れたり曲がったりしないように、クリアファイルで保護することも大切です。 書類を直接封筒に入れるのではなく、クリアファイルなどに挟んでおくと、書類を郵送中に折れから保護することができます。 万が一、雨などで書類が濡れてしまっても大変なので、防水の封筒を使用するのも手かもしれません。

封筒の宛名を会社なら「御中」に、個人なら「様」に修正する

返信用封筒には、会社名等が記載されていることが多くあります。そのような場合には、封筒表書きの「宛名・宛先」に対して修正を加えます。宛先が部署名なら、「宛」もしくは「行き」と書いてあるはずなので、それを二重線で消して「御中」と修正します。担当者などの個人名であれば、修正をして「様」と記入します。会社名・個人名の宛名は絶対にミスのないようにしましょう。

裏の左下に記名する

裏面に関しては、それほど注意事項はありません。自分の住所と氏名を記入して、封をし、〆を記入します。「〆」を記入することが必須という感覚は、これまではあまり無かったという方も多いかもしれませんね。 入社承諾書の返信用封筒についても、通常の郵便物と同様で、郵送する際のマナーではあります。特別な注意点はありませんが、封筒の裏面左下に自分の名前と住所を記載することだけは徹底しましょう。 書き手は裏にあまり意識を向けることがないかもしれませんが、受け取り側はむしろ裏を真っ先に確認します。入社承諾書の封筒の裏に住所と氏名を記載するのも重要です。表面の宛先がしっかり修正されていても、裏面に送り手の情報がないと印象は良くありません。社会人として、封筒の裏側にまでしっかりと気を配りましょう。 内定が決まっているからといって気を抜かず、マナーある返信を心掛けましょう。自分一人での判断に不安を感じたら転職エージェントに相談することをおすすめします。転職のプロが、書類の添削から面接対策までサポートしてくれます。

入社承諾書に添え状を付ける

添え状とは、入社承諾書と共に同封する、内定に対するお礼状のような書類です。同封が義務というわけではありませんが、添え状を作成するということも社会人としてのマナーと考えて良いでしょう。

内容

添え状に書くべき内容は以下の通りです。 ・宛先(送り先の企業名、部署、担当者) ・作成した日付 ・送付元(自分の住所、電話番号、名前) ・頭語・結語 ・時候の挨拶・結びの挨拶 ・内容の箇条書き 添え状は入社承諾書だけではなく、今後働いていく上でも作成する機会が増える書類です。必要な内容や書き方などは覚えておいて損はないはずです。

日付

日付の欄には、誓約書を記入している日を書くのではなく、入社する日の日付を記入するのが原則となります。 入社承諾書の日付欄には、入社日の日付を記入するのが原則ですが、入社日以前の日付であれば大きな問題は生じません。 しかし、間違って入社日より先の日付を記入してしまうと、訂正を求められる可能性が高いです。また、入社承諾書以外にも書類を提出する必要がある場合は、日付を統一するのが原則です。

パソコンか手書きか

添え状は手書きで書くという規則はありません。同封した書類を確認するという点では、むしろパソコンで作ったほうが良さそうです。 ですが、添え状をお礼状としての役割のみで書くのであれば、手書きに挑戦するのも良いでしょう。手書きでお礼状を作成すると、パソコン入力に比べて手間もかかりますし、失敗したら書き直しをしなければなりません。手書きで作成すると、その手間と労力をかけて思いを伝えているということが人事にも伝わります。 もし内容確認としての添え状とお礼状を分けようと考えているのであれば、お礼状の方は手書きにしてみましょう。感謝の気持ちや入社後の意気込みをより具体的に伝えるために、普段手書きで文書を書かないという人もぜひ挑戦してみてください。

お礼状の構成

頭語と結語

頭語と結語は、必ずペアで使います。決まった組み合わせがあるので注意してください。 例)「拝啓」(頭語)+「敬具」(結語) 例)「謹啓」(頭語)+「敬具」(結語) それぞれ文章の初めと最後に書きます。結語は、便箋の下の方に書きましょう。

安否を尋ねる挨拶文

頭語の後ろには、安否を尋ねる挨拶文を入れます。ビジネス文書で良く用いられるのは、「ご清栄」「ご清祥」などという言葉です。担当者の名前を文中に入れてお礼状を書くのであれば、「ご健勝」という言葉も使えます。 例)「◯◯様におかれましては、ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。」

お礼

まずは、内定を出してもらったことに対するお礼の言葉を書きましょう。

本文の中文

ここは自由文を書きます。主に、近況や抱負などを述べます。 内容が思いつかない場合の書き方として、面接時に聞かれたことと関連させた内容を書くという方法があります。ほとんどの場合、採用の直前には「面接」があるので、面接の時の会社の印象を文面に加えるというのも手です。 例)「先日の面接の際にはお忙しい中お時間を頂戴し、ありがとうございました。◯◯様のお話を伺い、より一層貴社で働きたいという思いを強くいたしました」など。

本文の結び

封筒に同封している書類の確認を促す言葉と、今後も会社にお世話になることに対するお礼の言葉を、最後にもう一度書きましょう。 「本来であれば、お目にかかってお礼を申し上げるべきところですが」という文章を省略する意味で、「略儀ながら書中にてお礼申し上げます」と文章を締めくくるのも良いでしょう。

日付

本文よりも2〜3文字分、下げて書きます。

氏名

便箋の下のふち付近で書き終えるようにするのが一般的です。大学生の場合は、大学名、学部学科名に続き、氏名を書きます。

宛名

便箋の上のふち辺りから書き始めるようにします。会社名、部署名に続き、先方の氏名を書きます。 長くなりそうであれば、2行にして書いても大丈夫です。

縦書きと横書きの書き方の違い

縦書き

• 宛先住所は、郵便番号の小枠の右側2つの中心に合わせるとバランスがよくなる • 住所が長くなるときは2列にし、後の行の頭を一文字分下げる • 宛名はできるだけ中央に住所より大きく書く • 「社長」や「人事課長」といった肩書は、宛名より小さい字で書く • 番地などの数字は、縦書きには漢数字を使う • 都道府県名は飛ばさず、丁寧に送り先の住所を記入する

横書き

• 宛名は封筒のほぼ中央に書く • 住所は、封筒の上半分1/3くらいのスペースで納める • 切手は縦に見た時に左上になる位置に貼る • 都道府県名は飛ばさず、丁寧に送り先の住所を記載

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