「了解しました」と「承知しました」どっちを使う？ビジネスシーンでの適切な使い分け徹底解説

ビジネスコミュニケーションにおいて、相手の指示や依頼を理解し、それを受け入れる意思を伝える際に使用する言葉は多岐にわたります。その中でも、「了解しました」と「承知しました」は、非常に頻繁に耳にし、また自身も使用する機会の多い表現ではないでしょうか。しかし、この二つの言葉の使い分けに迷いを感じた経験がある方も少なくないはずです。特に、目上の人や取引先に対してどちらを使うべきか、あるいは社内のコミュニケーションでどのように使い分けるのが適切なのか、判断に窮する場面もあるかもしれません。

一見すると、どちらも「理解しました」「わかりました」といった意味合いで使われているように思えますが、日本語の奥深さ、特に敬語表現においては、その背景にあるニュアンスや相手への敬意の度合いに明確な違いが存在します。これらの違いを正しく理解し、TPO（時・場所・場合）に応じて適切に使い分けることは、円滑な人間関係を築き、プロフェッショナルな印象を与える上で非常に重要です。

本記事では、「了解しました」と「承知しました」のそれぞれの基本的な意味から、具体的な使用シーンにおける適切な使い分け、さらにはよくある誤用や代替表現まで、多角的に掘り下げて徹底解説します。この記事を通じて、あなたのビジネスコミュニケーションがさらに洗練され、自信を持って敬語を使いこなせるようになることを目指します。

まず、「了解（りょうかい）」という言葉の基本的な意味と、それがどのように使われるべきかについて詳しく見ていきましょう。

「了解」は、辞書を引くと「事情を理解し、承認すること」「受け入れること」といった意味が記されています。簡単に言えば、「言われたことを理解し、受け止めた」という状態を表す言葉です。

「了解しました」は、相手の意図や内容を理解し、それを認める際に用いる表現です。しかし、この「了解」という言葉には、対等、または目下の相手に対して使うのが適切であるというニュアンスが強く含まれています。そのため、フランクな関係性や、自分が相手よりも立場が上の場合に使うのが一般的です。

例えば、上司が部下に対して「この資料、明日までに作成しておいて」と指示し、部下が「了解しました」と返答する、といった状況は、日本語の敬語の観点からは不適切とされています。なぜなら、「了解」には、相手の意見や指示を「わかったよ」と軽く受け止めるような響きがあるため、目上の人に対して使うと、ややぞんざいな、あるいは「上から目線」であると受け取られかねないからです。

このように、「了解しました」は、基本的に相手との関係性が対等か、自分が相手よりも上の立場である場合に、相手の意図や情報を理解し、承認したことを伝える際に用いられます。

「了解しました」は、「了解」に丁寧語の「しました」を付けた形であるため、一見丁寧な言葉遣いに見えます。しかし、前述の通り、「了解」という単語そのものが持つニュアンスから、目上の人に対して使うには敬意が不足していると判断されることが多いです。ビジネスシーンにおいて、特に社外の取引先や社内の上役に対しては、使用を避けるべき表現として認識しておく必要があります。

次に、「承知（しょうち）」という言葉の基本的な意味と、その適切な使い方について詳しく掘り下げていきます。

「承知」は辞書で「事情をよく知っていること」「依頼などを聞き入れること」と定義されています。単に「理解した」というだけでなく、「内容を把握し、依頼や指示を確かに引き受けた」という、より積極的な受容の姿勢を示す言葉です。

「承知しました」は、相手の指示や依頼の内容を「理解し、謹んで引き受けました」という意を伝える際に用いる表現です。この言葉には、目上の人や取引先に対して、深い敬意を示しながら、その内容を理解し、受諾するというニュアンスが込められています。そのため、「了解しました」と比較して、より丁寧で改まった表現としてビジネスシーンで広く用いられます。

「承知」という漢字には、「承る（うけたまわる）」という、相手の言葉を謙譲語で受け止める意味合いも含まれており、これが丁寧さの源泉となっています。「承る」は「聞く」「受ける」の謙譲語ですから、「承知しました」は相手の指示や依頼を「謹んでお聞きし、理解しました」という敬意のこもった姿勢を示すことができます。

これらの例からもわかるように、「承知しました」は、目上の人や顧客、取引先といった相手に対して、敬意を払いながら、その指示や依頼、情報を確かに受け止めたことを伝える際に非常に有効な表現です。

「承知しました」は、「承知」に丁寧語の「しました」を付けた形です。この表現は、ビジネスシーンにおいて一般的に適切な敬語として認識されており、上司や取引先、顧客など、広範囲の目上の人に対して安心して使用できます。さらに丁寧な表現として「承知いたしました」という形もありますが、これは「する」の謙譲語「いたす」を使用しており、よりへりくだった姿勢を示すため、より一層の敬意を伝えたい場合に適しています。

ここまでで、「了解」と「承知」の基本的な意味と使い方の違いが見えてきたかと思います。次に、これら二つの言葉の明確な違いと、具体的な使い分けのポイントについて詳しく解説していきます。

「了解しました」と「承知しました」の基本的な意味と使用例を通じて、それぞれのニュアンスの違いが少しずつ見えてきたかと思います。ここでは、両者の違いをより明確にし、どのような基準で使い分けるべきかを具体的に解説していきます。

最も重要な違いは、相手に対する敬意の度合いです。「承知しました」は「了解しました」よりも、はるかに高い敬意を含んだ表現です。

この違いから、ビジネスシーン、特に目上の人（上司、先輩、取引先の担当者、顧客など）に対して「了解しました」を使うことは、一般的に失礼にあたるとされています。相手に「ぞんざいな印象を与えかねない」「敬意が足りない」と受け取られるリスクがあるため、注意が必要です。

前述の敬意の度合いと密接に関連するのが、相手との関係性です。

「承知」には「事情をよく知っていること」という意味も含まれています。そのため、既に知っている内容に対して「承知しております」と返答するのは自然です。

例：「〇〇の件、進捗はいかがでしょうか？」「承知しております。現在、最終調整中です。」

一方、「了解」には「知っている」という側面は含まれません。あくまで「理解し、承認した」という、その時点での情報受容に限定されます。

「承知しました」は、単に理解しただけでなく、「その依頼や指示を確かに引き受け、実行する」という積極的な受容の姿勢を示すニュアンスが強いです。特に、業務を引き受ける、約束事を守るといった場面で、「承知しました」は責任感と信頼性を示す表現となります。

「了解しました」は、理解したという事実の伝達に留まる傾向があり、そこまで強い受容の意思は含まれていません。

具体的なシーンを想定して、「了解しました」と「承知しました」の適切な使い分けを見ていきましょう。

目上の人や社外の相手に対しては、迷わず「承知いたしました」または「承知しました」を選ぶべきです。「了解しました」は避けるのが賢明です。

同僚に対しては「了解しました」で問題ありません。ただし、相手や場面によっては「承知しました」を使うことで、より丁寧な印象を与えることもできます。

これまでにも触れてきましたが、「了解しました」が不適切とされる具体的な状況を改めて確認し、なぜ避けるべきなのかを明確に理解しましょう。

「了解」という言葉には、「理解・承認」の意味に加え、相手と同等、あるいは上の立場から受け入れるニュアンスが潜在的に含まれています。そのため、目下の立場の人が目上の人に対して使用すると、不快感を与える可能性があります。これは、日本語特有の「相手を立てる」「へりくだる」という敬語文化に反するためです。

目上の人に対しては、必ず「承知いたしました」や「かしこまりました」を使用しましょう。状況に応じて「はい、かしこまりました」「ありがとうございます、承知いたしました」など、クッション言葉を添えることで、より丁寧な印象を与えることができます。

「承知しました」は非常に丁寧で汎用性の高い表現ですが、それでも万能ではありません。特定の状況下では、より適切な別の表現が存在します。

非常に親しい同僚や部下に対して、毎回「承知いたしました」を使っていると、かえってよそよそしい印象を与えることがあります。関係性によっては、もう少しカジュアルな表現の方が円滑なコミュニケーションにつながる場合もあります。

例：親しい同僚からの「〇〇の件、進捗どう？」に対して「承知いたしました」はやや硬い印象です。この場合は「了解しました」「わかりました」で十分です。

「かしこまりました」は、「承知しました」よりもさらに丁重な表現であり、最大限の敬意を表したい場合に最適です。特に顧客対応などでは、「承知いたしました」よりも好印象を与える場合があります。ただし、日常的な社内コミュニケーションでは硬すぎることもあるため、状況に応じて使い分けましょう。

「了解しました」と「承知しました」以外にも、相手の指示や依頼を理解し、受け入れたことを伝える表現はいくつかあります。それぞれのニュアンスを理解し、適切に使い分けましょう。

「了解しました」と「承知しました」の使い分けは、ビジネスパーソンにとって避けて通れないスキルです。ここまでのポイントを整理して、実践で迷わないようにしましょう。

敬語は単なる形式ではなく、相手への敬意と信頼関係を築くためのツールです。適切な敬語を使うことで、あなたの印象は格段に向上し、ビジネスの信頼構築にもつながるでしょう。