電話やメールの会社名に様はつけるべきか・御中や殿の使い分け方

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ビジネスパーソンの間でも、その使い分けに悩むのが会社の宛名と言えるでしょう。会社名に様や御中、殿など、どういった使い分けをすれば良いのか区別できていない人も少なくありません。今回ご紹介する内容を通して、しっかりと頭に入れておきましょう。 まず御中と様の使い分けについて見ていきましょう。御中は組織名や団体名に添える言葉であり、個人名に使うことはありません。反対に特定の個人宛ての文書の場合には、様を使います。したがって、「株式会社○○　御中」や「山田花子　様」といった使い分けが正しい形となります。 また、各位には皆様や皆様方といった意味があり、複数の人に対して宛てる文書の中で、一人一人に敬意を払うために利用される言葉です。例えば、「担当各位」や「関係者各位」などといった使い方をすることが一般的です。

領収書に宛名を書く場合は、「様」を使えば問題ありません。御中は組織や団体全体を指す言葉として使われるので、領収書の場合にはそぐわないと言えるでしょう。 領収書は一般的に会社の中の誰かではなく、会社そのものに対して書くものであり、御中を使う必要はありません。また多くの領収書には、元々「様」と印字されているものも多く、わざわざそれを書き直す必要もないでしょう。

お礼状の場合は、誰に向けて書くのかによって宛名も変わっていきます。特定の個人に書くのであれば、様を用いますし、会社全体に向けて書くのであれば御中を使うと良いでしょう。 また、官公庁や企業などの公的文書や、表彰状には様よりも敬意を払う「殿」が利用されることもあり、お礼状の内容や送り先によっては殿を使うのも良いでしょう。より敬意を高めたお礼状として、受取ってもらうことができます。 また、お礼状を個人宅に送付するケースで、受取人と世帯主の苗字が異なる場合は、「様方」を利用します。結婚して苗字が変わった妻が、実家へしばらく帰省する場合などに用いられることがあります。具体的には、「山田様方　田中太郎様」と書くことで、山田さん宅を介して、田中太郎さんにお礼状を届けるという意味を持たせることができます。

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電話で会社名に様をつけるべきか否かという問いに対しては、ケースバイケースと言えるでしょう。書面の場合、会社名に御中をつけるのは常識的なルールとなっていますが、電話の場合の正式なルールはありません。 重要な取引先であれば、丁寧に会社名に様をつけることで、心象を悪くせずに済むこともあるでしょう。フランクな関係の取引先や会社であれば、会社名に様をつける必要もありません。強いて言うならば、「～さん」という形で敬意を払っていることをアピールしてみても良いでしょう。

電話で話す場合は、様をつけるかどうかだけでなく、話し方にも気をつけておく必要があります。特に仕事の電話は、プライベートの電話とは異なりますので、普段あまり電話に慣れていないという方は、より一層注意を払う必要があります。 まず、相手のお名前や会社名を間違うことがないように気をつけましょう。不安な方は、電話の前や電話中にメモをとっておくと良いでしょう。取引先の名前を間違えるのは、相当失礼なことにあたりますので、特に気をつけましょう。 また、敬語の使い方にも注意しておきましょう。尊敬語と謙譲語の使い方がおかしいビジネスパーソンは数多く存在します。よく使う敬語は、あらかじめメモしておくか暗記しておくなどといった対策をとると良いでしょう。

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メールや手紙でのやり取りにおいて、会社名の前に様をつけるかどうかについても確認していきましょう。メールの場合は、様をつけてもつけなくても構いません。メールでのやり取りにおいては、会社名を省略するケースも多く、それほど会社名を記載しているかどうかは重要事項にあたらないためです。どうしても様をつけたければつけても良いですし、会社名だけ書いて、宛名に特段、様や御中などと入れなくても問題ありません。 手紙の場合は、様や御中を入れた方が良いでしょう。書類の種類にもよりますが、場合によっては、「貴+団体名」という形で敬意を表すこともあります。

メールや手紙において、会社名の前に様をつけるかどうかという問題も重要ですが、それ以上に誤字脱字がないように気をつけましょう。会社名に様をつけて、丁寧な印象を与えたとしても、メール本文や手紙の中身に誤字脱字があったら、一気に台無しになってしまいます。 特にメールの場合は、変換ミスなどもありえますので、最後まで書き終えたら、再度内容を確認してから送るようにしましょう。一度見直すだけでも、誤字脱字は一気に減らすことができます。メールや手紙を送る前に一苦労をすることで、取引先との関係を良好なものに保っていきましょう。

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