申し送りで伝えるべき事項とは？目的や効果的にするポイントを解説

看護職や介護職同様に、交代制で仕事を行っている警備職も後任のスタッフに対しての申し送りが重要になります。

申し送りの内容としては、警備している建物や施設に発生した問題への対応の内容が事項となっていることが多いです。

申し送りの際に後任者に伝えるべき事項としては、業種や職種によって内容が異なります。ただ伝えるべき内容として共通している事項は、業務を適切に遂行するために必要な情報です。

例えば看護職や介護職の場合、後任者が患者や利用者の情報や変化を把握していないと、業務に支障が出たり適切な処置ができなくなったりします。

警備職であれば後任者に把握・確認してほしい問題や異常、営業職であれば自分が担当していた営業先に関するノウハウは、伝えておかなければトラブルにつながりかねません。

申し送りをする際、ただ伝えるべき事項を伝えるだけではきちんと相手に伝わらない場合があります。このため、申し送りをする際には効果的かつ効率のよいポイントを押さえて事項を伝えることが大切です。

ここからは、効果的かつ効率的に申し送りをするためのポイントを解説します。

申し送りに割ける時間は限られているため、情報を端的かつ正確に伝えられるようにしなければいけません。そのために意識しておきたいのが、5W1Hです。5W1Hとは、以下のポイントをまとめたものになります。

・いつ（When）
・どこで（where）
・誰が（Who）
・何を（What）
・何故（Why）
・どのように（How）

これらのポイントを伝えることで、必要な情報の要点を押さえて伝えることが可能です。

申し送りをするたびに白紙から情報をまとめたり体裁を整えていたりすると、必要な事項が抜けてしまう可能性があるほか、申し送りをする人によって伝える情報にばらつきが出てきてしまいます。

情報をまとめるにも時間がかかってしまうので、あらかじめ申し送りに必要な事項をまとめたテンプレートを作成しておくというのもポイントです。

テンプレートを活用すれば申し送りの内容が見やすい・まとめやすいだけではなく、誰が申し送りをしても統一した事項を伝えやすくなります。

慣れない新人のうちは、申し送りで何を伝えればいいのかわからないという人もいるのではないでしょうか。また、新人でなくても、申し送りが苦手な人も少なくありません。

申し送りが上手くできるまでは、先輩のまねをしてみるというのも1つのポイントです。先輩がどのような事項を伝えているのか、どのような部分に注目しているのかを見極めてみましょう。

分かりやすく申し送りをするために時系列順に伝えるという人もいますが、場合によっては物語調になってしまうため、申し送りには適さないという意見もあります。

申し送りをする際は時系列順ではなく、確認してほしい事項や注意してほしい事項など項目に分けて伝えた方が、要点をまとめやすく相手もポイントを把握しやすいでしょう。