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総務部の仕事内容と役割・平均年収|役立つ資格・総務部付の意味

マネジメント

総務部の仕事内容を知っていますか?営業部や企画部などと異なり、総務部の業務範囲はかなり幅広く、また企業によっても総務部の仕事内容は変わってきます。今回は、一般的な総務部の仕事内容と役立つ資格、総務部長の役割や年収についてまとめました。

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総務部の仕事内容

資料作成

総務部の仕事内容としては、会社の職務分掌にもよりますが、法務系の仕事が挙げられます。契約書の作成やチェック、社内規則の策定や改正、それに株主総会や取締役会の事務局を務めます。さらに株式事務を取り扱います。

経理関連

ほとんどの企業の総務部の仕事としては、固定資産の管理を挙げることができます。例えば、オフィスの机や椅子、パソコンを固定資産として計上していれば、決算期にあわせて固定資産の実査をおこなって、経理部に報告しなければなりません。そして経理部は、総務部がおこなった固定資産の実査に基づいて、会計規則に基づいた減価償却費と残りの資産額を財務諸表に計上し、公認会計士のチェックを受けるのです。

オフィスの受付・社内イベントの企画

総務部では一般的に、庶務系の仕事を担当しています。例えば、会社の代表番号をとるのは総務部の人間です。そして、会社の受付をしているのも総務部の人間です。また、法人取引が多い企業ならば、過剰な贈答行為にならない範囲で、毎年のお中元とお歳暮を取引先企業に発送する業務も行います。営業部門などからお中元やお歳暮を送付すべき会社名と担当部署をリストにしてもらい、総務部でチェックしたうえで送付するのです。 さらには、会社全体の忘年会や、創立記念日などの社内イベントを企画して実施するのも、総務部の仕事です。これらのイベントについては、社員数が数百名程度の会社であれば、総務部長が社長から直接意向を聞いたうえで、社内イベントを企画して実施していきます。付け加えれば、社内の清掃や、切れてしまった蛍光灯を交換するのも総務部ですし、消防訓練を主催するのも総務部です。

総務部の役割

総務部にはいくつかの役割がありますが、大企業であっても中規模のベンチャー規模であっても同じ役割を果たしている点は、社内の風通しを良くして、社内の一致結束を図る点を挙げることができます。例えば、会社の創立記念日や、優秀な社員を選んで毎年表彰するなどのイベントを企画して、大々的に社内に広報することによって、社員のモチベーションを向上させ、社員同士の融和を図るのです。 また、総務部の役割というのは、その名の通り「総てを務める」意味もあります。つまり、社内規則で営業部門や開発部門、経理部門、人事部門などは明確に職務が定められています。しかし社内規則の職務分掌規則ではカバーしきれないことがあります。その点については、まずは総務部が担当するという形で職務分掌規則に定められている会社が多いです。

総務部長の役割

総務部長の役割は会社によって多少は異なりますが、とくに社員数が数百名規模の会社であれば、社長の秘書役的な役割、あるいは社長の目となり耳となり手足となる役割を担っているケースが多いです。つまり、総務部が通常担っている役割の他に、社長が急に思いついた社内企画を実行するように命じるときには、まず総務部長を呼んで指示します。 また、社内環境や社員たちのなかに様子のおかしな雰囲気が漂っていれば、それらを社長に真っ先に報告するのも総務部長です。総務部長というのは、第一に社長に対して忠誠心を強く持っている人材が選ばれる傾向があります。 それに、会社のビジネスによっては、反社会的勢力が何か理由をつけて、会社に接近して社長との面談を要求してくるようなこともあります。このような場合、まず会社としての防波堤の役割を果たすのが総務部長です。彼ら反社会的勢力と面談し、何を要求しているのか、どのような目的で社長に会いたいのかなどを聞き出して、彼ら反社会的勢力との会話を漏れなく録音しておきます。そのうえで、反社会的勢力との面談内容を社長に報告し、必要があれば警察署に出向いて、相談するのは総務部長の役割なのです。ですから、ときには総務部長はリスクを背負った立場を担う必要があります。

総務部長の年収

総務部長の年収は、それぞれの会社の規模や収益力によって異なります。売上高が100億円を超えていて社員数が500名を超えている規模ならば、取締役の年収は2000万円規模に達しているでしょうから、総務部長の年収も1000万円程度には達していると思われます。一方、収益力の低い会社で、取締役の年収が1000万円程度の会社ならば、総務部長の年収はせいぜい700万円程度に抑制されていると思います。

総務部に勤める際に役立つ資格

ビジネス実務法務検定試験

総務部の人材に役に立つ資格としては、ビジネス実務法務検定試験を挙げることができます。会社によっては、総務部の人間が契約書を作成したり、顧問弁護士とやりとりをしますので民法や商法に関する知識、それに知的財産関係の法令に関する知識を欠くことはできません。また、社内規則の策定や改正を担当するからには網羅的に法律知識を持っている必要もあります。 さらには、総務部では株主総会や取締役会の事務局を務めますので会社法に関する知識や登記に関する法律知識も必要です。このため、法律関係の知識に磨きをかけるという意味で、ビジネス実務法務検定試験は役に立ちます。

防火管理者

総務部の人材に役立つ資格としては、防火管理者も挙げられます。ほとんどの企業では、所管の消防署に対して防火管理者を選任して届け出る義務を負っています。そして、消防計画などの書面を所管の消防署に提出する義務を負っています。ですから、ほとんどの企業では、総務部の人材に防火管理者の資格を取得させ、消防署に防火管理者として届け出ています。

総務部の目標設定

総務部全体としての目標設定大正としては、業務内容としては法務関係と、庶務関係の2つに分けることができます。このため、この2点について通常は設定することになります。これ以外にも、会社の業績が悪化しているときは、総務部が率先して社内の備品や光熱費、コピー機に関する費用などのコスト削減を目標として掲げ、会社の業績改善への貢献を掲げることもあります。 また、会社が本社を移転するときは、総務部が担当します。そして本社移転は多額の費用をかける大プロジェクトですから、本社移転の年度については総務部の第一の目標として、円滑な本社移転作業の遂行を掲げることになります。

総務部配属の意味

時折、他の部署から総務部付として人事異動してくる人材がいます。また、年配の人材が総務付として中途入社してくることもあります。これらの2つのケースは、まったく意味が異なります。 まず、年配の人材が総務部付として入社してくる場合は、部長職もしくは執行役員、あるいは次の株主総会で取締役に就任する可能性がある人物であることが多いです。つまり正式の役職に就任する前に、会社の雰囲気に馴染んでもらうためのワンクッション的な意味で、総務部付という形で入社してくるのです。 そして、例えば営業部門や開発部門から総務部付として総務部へ人事異動してくるケースは、別の意味があります。もともと在籍していた部署でなんらかの不祥事を起こしたとか、刑事事件を起こしてしまったとか、あるいはその部門の責任者が、その社員のことを戦力外と判断して経営陣とも相談して、とりあえず総務部付とすると判断したなどが考えられます。ですから、その社員に対しては、他の部門で引き取ってもらえれば会社で生き残ることができますが、どの他の部門も引き取りを拒否した場合は、社内失業の状態に陥ってしまう人間でもあります。このケースでは、最悪の場合、本人を説得して転職活動を始めてもらうこともあるのです。

総務部に向いている人

総務部の業務は、必ずいろんな部署の人と関わる必要があります。そのため高いコミュニケーション能力が求められます。社内でも、良い人間関係を築ける人の方が、総務部に向いているといえるでしょう。

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