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転職での内定保留の仕方・内定保留の連絡メールの書き方

転職ノウハウ

転職活動をされている方は、複数社を並行して受けている場合がほとんどでしょう。その内の1社から内定をもらった場合、他社の結果を待って条件の良いところに転職するために内定保留することになります。内定保留する場合どう相手方に伝えればいいのか解説をしていきます。

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転職の内定保留および辞退について

転職活動をする場合、一般的には複数社で同時進行しているケースが多いと思います。そんな場合は1社から内定をもらっても他の会社の結果がまだ出ていないことがあります。第1志望の会社から内定が出たのであれば問題ないのですが、それ以外の会社から先に内定をもらった場合には、第1志望の会社の結果が出るまで判断を待ちたいものです。 そんな時には、内定をもらった会社に対して、入社の返事を待ってもらうことになります。場合によっては保留後に内定辞退の連絡をしなければならない場合もあるでしょう。そんなときにどのように説明して保留にさせてもらうのか、辞退するときにはどのようにすればいいのかわからない方がほとんどでしょう。そういった方に対応方法をお伝えしましょう。

転職の内定保留の期限

最初に、内定をもらってからどのくらいの期間なら保留しておけるのか、転職コンサルタントに聞いた相場的なものをお伝えします。内定保留の期間は短ければ短いほどいいようです。「内定=入社確定」ではありませんので、いつまでも保留していると内定取り消しになる場合もあります。概ね1週間くらいが適切な期間のようです。これ以上になる場合にはよっぽどの理由がなければ内定取り消しになると考えていた方が良いでしょう。

内定保留の伝え方

内定保留の伝え方は3通りあります。1つは自ら電話をして相手方に依頼する方法。2つ目はメールを利用して依頼する方法。そして3番目は転職コンサルタントを通じて依頼する方法です。それぞれの方法について詳しく説明していきましょう。

電話での保留依頼

概ね1週間以内に態度をはっきりさせなければいけないことはわかりましたが、どうすれば、内定保留ができるのでしょうか?基本的には内定の連絡が来た時点ですぐに相手方に伝えるのが礼儀です。できればメールではなく電話の方が良いでしょう。メールの場合きちんと相手方に伝わったかどうかの確認ができませんので、確実なのが電話だからです。 では、どのように伝えればいいのでしょうか?絶対にやってはいけないことは、他社の結果待ちだと伝えてしまうことです。場合によっては相手方の気分を害し、その旨を伝えた時点で内定取り消しになってしまう場合もあります。ですから、相手のことを考えて、納得のいく説明が必要になります。 例えば、「内定のご連絡をいただきありがとうございます。とても光栄です。すぐに出もお返事するべきでしょうが、転職を決定するに際して、家族と今一度相談したいので、申し訳ありませんが2~3日待っていただけませんか。」 とか、 「内定のご連絡をいただきありがとうございます。御社にお世話になるには転居を伴いますので、転居先にある程度めどを付けるために、1週間ほど猶予をいただけませんか。」 などと差しさわりの無い言い方をするのがベターです。このようにお願いをすれば、相手方も少しは猶予を与えてくれます。それでも、どんなに長くても1週間以内には返事をするのが礼儀です。それ以上待たせることは相手にとって失礼ですし、相手方の雇用機会損失にもつながりますので、くれぐれも避けるようにしましょう。

メールでの保留依頼

内定を一時保留したい場合には電話の方が良いと説明しましたが、相手方からの連絡がメールであった場合には、メールで返信することも悪くはありません。ただし、メールですと細かい感情やニュアンスが伝わりにくいので、よほどしっかりした文章を書かないと誤解を招くことにつながりかねません。内定の保留をメールでお願いする場合には、 “このたびは内定のご連絡をいただきありがとうございます。入社のお返事ですが、家族との相談させていただいた後に判断させていただきたいと考えております。内定をいただいたにもかかわらず誠に恐縮ですが、返答を○月○日までお待ちいただくことは可能でしょうか?一方的な都合で申し訳ありませんが、ご理解いただきたくよろしくお願いいたします。” といった具合に、電話よりも丁寧な表現をした方が良いでしょう。

転職コンサルタントを通じて伝える

転職活動をされている方のほとんどはヘッドハンターなどの転職コンサルタントを利用されていると思います。転職コンサルタントは、自分と雇用する会社の間に立って、どちらにもそつなく対応をしてくれます。ですから、複数社を受けているということは転職コンサルタントには伝えておいたほうが良いでしょう。決して悪いようにはしません。相手方に対してそのようなことを伝えることは決してありませんので、転職コンサルタントにはすべて正直に話しましょう。 そのうえで、いざ内定が出たら、しばらく猶予が欲しいという旨を転職コンサルタントに伝えてください。転職コンサルタントを通して一時保留を伝えると角が立たないというメリットもあります。その時には本音と建前の両方を伝えておいたほうが良いかも知れません。転職コンサルタントには真実を話し、相手方には建前で説明してもらうように伝えましょう。特に内定の連絡を転職コンサルタント経由でもらった場合には、転職コンサルタントを通じて回答したほうが良いでしょう。

内定辞退の伝え方

内定保留の依頼と同様に内定辞退の伝え方についても3つの方法があります。電話で直接連絡する場合、メールで回答する場合、転職コンサルタントを通す方法の3つです。それぞれの方法について説明していきましょう。

電話の場合

最も相手方に伝えるのが難しいのが、内定辞退だと思います。内定辞退の連絡もできる限り早く、電話で伝えるのが確実な方法です。内定を断る電話を入れると、辞退の理由を聞かれることがあります。その時には事実を告げても良いですが、特に理由を答える義務はありません。ただ、礼儀としては理由を告げたほうが双方すっきりすると思います。もし他社の方が良い条件なのであれば、そのまま伝えても構いません。その会社が今後求人を出す際の参考にもなります。その際は、ぶっきらぼうに伝えるのではなく、丁寧に伝えるようにしましょう。 「せっかく内定のご連絡をいただいたのですが、並行して受けていた○○社の方が良い条件でしたので、そちらに決めさせていただきました。大変申し訳ありませんが今回は辞退させてください。」等と伝えるのが良いでしょう。

メールの場合

メールで内定の連絡を受けた場合には、メールで回答するのでも問題ありません。辞退の場合は直接電話で話すよりも、メールで回答したほうがビジネスライクで良いかも知れません。 “先日は内定のご連絡をいただきありがとうございました。大変申し訳ありませんが、内定を辞退させていただきたく連絡をさせていただきました。理由は、御社と並行して受けていた会社の方が、より条件が良く、働きがいがありそうだと考えた次第です。 本来であれば、直接お会いしてお断りをさせていただくのが筋ですが、メールでのご連絡となってしまい大変申し訳ありません。重ねてお詫び申し上げます。最後になりますが御社のますますのご発展をお祈り申し上げます。“このような文面が良いのではないかと思います。

転職コンサルタントを通す場合

もし、転職コンサルタントにお世話になっているのであれば、転職コンサルタントにも事情を説明しなければなりません。そういった場合には、相手方に直接電話やメールをするのではなく、転職コンサルタントを通じて連絡したほうが良いでしょう。相手方よりも転職コンサルタントの方が、会社を紹介した分だけ何が良くなかったのかを知りたいと思います。特に面接に同席してくれた場合など親身になってくれた方には礼儀を尽くしましょう。転職コンサルタントには率直に自分の思ったことを伝えるのがベストです。転職が済んでしまえばもう会うことがないのかもしれませんが、一期一会、何かの縁で知り合ったのですから、最後までしっかりとした関係を築いてくださいね。

内定保留のリスク

内定保留にはリスクあり

ここまでは、内定保留と内定辞退の連絡のしかたについて説明してきましたが、内定を保留する場合には、リスクがついてくるということを説明しておきましょう。たいていの会社は多少の期間保留しても待ってくれるのですが、急募というような場合には待てないこともあります。そのような場合には保留をした時点で内定が取り消されることもあります。採用する会社からしても、何日も待ってから辞退されると雇用機会の損失になりますので、早く回答をもらいたいと考えているでしょう。繰り返しになってしまいますが「内定=入社確定」ではありませんので、保留をするということは内定取り消しのリスクが伴うことだけは覚悟しておいてください。

内定取り消しの実例

実際に内定取り消しにあってしまった方の体験談を一つ紹介しておきましょう。 「私が内定を取り消された理由は、私自身が不誠実な対応をしてしまったからだと思います。転職活動を始めてすぐに内定をもらえたので、他の会社でもうまくいくのではないか、もっと条件の良いところがあるのではないかと思い、内定に対する返事をのらりくらりと流してしまったのです。もし私が辞退するということになれば、相手方は代わりの人の採用活動をしなければならず、いつまでも待っていられるわけではなかったのです。そして私が回答する前に相手方から内定取り消しの連絡が来てしまいました。」 このようなこともありますので、内定保留はきちんと回答期限を決めて、誠意ある対応をしてください。

内定辞退はよくあること?

転職コンサルタントからの情報

転職コンサルタントに聞いた話ですが、転職活動をされている方はたいてい複数社を同時に受けられているようです。しかしながら、面接の日程や内定の連絡は採用する会社側の都合で決められてしまうので、必ずしも同時に結果が出ないとのこと。したがって最も条件の良い会社の回答が出るまでは保留にしておき、全ての結果が出そろったところで最終的な判断をされることが多いようで、その結果、内定辞退ということもしばしばあるようです。

実際の転職活動

実際に私も現在転職活動中ですが、書類選考の時点で見送りとの連絡を受けることもしばしばですので、同時に何社にも応募をしています。おそらく1社から内定をもらってもすぐには決められないと思います。きっと内定保留をして数社も結果が出るまで待つことになると思います。そして内定辞退という事態も発生するのだと思います。

内定辞退はビジネスライクに

内定辞退というのは相手にとって申し訳ないという気持ちがわくのは仕方のないところですが、転職というのは人生をかけていますので、ある意味ビジネスライクになって良いのではないでしょうか?ですから、内定辞退をするときには割り切った気持ちで、その旨を伝えましょう。ただし、誠意を尽くすことは言うまでもありません。縁というものはどこでどうつながっているかわかりません。もしかしたら内定辞退した会社と仕事でつながることもあるかもしれません。内定を断るにしても大人の対応をしましょう。

転職コンサルタントを通すと安心

転職は、新卒の就職活動とは異なり、求人情報がなかなか入ってこないものです。ですから転職コンサルタントを通すほうが、円滑に事が進みます。転職コンサルタントはその道のプロですから、非常に心強いです。そして、任せておいて安心できるのは求人情報の紹介に限りません。前述した通り、内定保留や内定辞退も転職コンサルタントを通じて連絡することができます。そういった対応も転職コンサルタントは慣れていますから、上手く対応してくれます。 実際に私も転職活動中で、何人もの転職コンサルタントにお世話になっています。転職サイトから直接応募した会社と言うのは書類選考の段階で見送りになってしまうケースが多いのですが、転職コンサルタントから紹介された案件は、少なくとも面接まではこぎつけられています。しかも、正直に複数の会社を受けていることを告げています。それでもどのコンサルタントの方も丁寧に対応してくれていますので、非常に心強いです。 これから転職活動をされる方も、転職コンサルタントのお世話になることをお薦めします。

内定保留について覚えておきましょう

内定保留も内定辞退も、誠意を尽くすのが礼儀です。最後まできちんとした大人の対応をしてください。転職も何かの縁でつながっていることですから、その縁は最後まで大切にしましょう。ですから、いつまでも内定保留のままほったらかしにするのではなく、辞退することが決まったら即座に連絡してください。その時の方法は電話でもメールでも転職コンサルタントを通してでも構いません。誠意を見せることが一番です。 できることなら第1志望の会社の内定を最初にもらって、他社の結果が出る前に辞退したいものですが、なかなか現実はうまくいかないものです。ただ、内定をもらった会社を辞退したのですから、転職を決めた先で後悔することだけはやめてください。そのために内定を保留してじっくり考えたはずですよ。最後に、あなたの転職活動が実のあるものになることを期待しています。

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