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返信メールでの上手な引用方法とマナー・記号の使い方

ビジネスマナー

ビジネスで必ずやり取りをするといっていいメールですが、届いたメールへどう返信したらいいのだろうか、わかりやすい返信メールにするにはどうしたらいいのかと悩んだことはありませんか。できる「返信メール」として受け取ってもらえるためのマナーなどをご紹介します。

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返信メールでの上手な引用の方法とマナー

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ビジネスで日常的に使うメールですが、届いたメールに返信するとき、どのように返信したらわかりやすくなるのかと考えたことはありませんか。 失礼にならない、わかりやすい返信メールをすることができれば仕事が上手く進み、評価もあがります。

メールの引用の設定方法

通常の設定では返信メールのとき、「>」(引用符)が付かないようになっています。これから引用符を付ける設定に変更しなければなりません。outlookでの設定は下記となります。 1)ファイルタブから[オプション]をクリックする 2)左バーから[メール]をクリックする 3)[メッセージに返信するとき]または[メッセージを転送するとき]をクリックして、任意の設定を選択する 4)[テキスト形式のメッセージの行頭に次のテキストを入れる]に任意のテキストを選択して[OK]を三択する この設定をした場合、引用符のデフォルトは「>」になっています。一般的な引用符なので、そのまま使って問題ありません。

基本的な返信メールの形

一般的なメールの返信機能としては ・全文引用 ・部分引用 が主にあります。 全文引用は「相手から届いたメール全てを引用」し、部分引用は「相手のメールの一部分のみ」を引用します。 全文引用のメリットはそれまで送信されたすべてのメールがわかります。 部分引用は、質問のメールに返信するときに、質問部分のみを抜粋し、回答を続けるなどが良くあります。どの質問に回答しているのかがわかりやすくなります。 それぞれメリットがありますので、返信で伝えたい内容に応じ、使い分けることがお勧めです。

返信メールの件名

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返信メールを書く時の件名は、基本的にそのまま「Re:」が付いた件名のままにしましょう。 件名はメールの内容を表すものですので、件名を変えてしまうと後に検索をするときにわかりづらくなることにもなり、返信メールの意味をなさなくなってしまいます。 ただし、何人も返信しているメールで「Re:」が増えすぎてしまうのも、逆に件名がわかりづらいです。その場合は、2つ以降を消して、件名の後ろに返信の数を書いて送信するのも気づかいの一つといえるでしょう。

引用記号・マークの使い方

メールの引用をするときに以前のメールが引用されていることを示す記号として、引用符「>」を使うことが一般的です。 【例】 >明日のミーティング資料をお送りください。 添付いたします、ご確認ください。 のように基本的に引用符を使った文章の後にコメントを書く形が分かりやすいです。なお、引用符に@を使用する人もいますが、>が一番使いやすいです。

引用削除の設定方法

メールの返信をする場合、設定としてすべてのメールを引用する設定になっていることがよくあります。 内容によっては必要ないこともあり、必ずしも引用しなくても良いと考えた場合には、引用を削除する設定をしておくと手間が省けます。 【設定方法】 ①ファイルからオプション画面を開く ②「メール」をクリックする。 ③「返信/転送」内の「メッセージに返信するとき」ボックスから「元のメッセージを残さない」をクリックする。

返信メールのタイムリミットは?

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受信したメールに返信をする際、どのくらいの期間で返信をするべきなのかも迷うポイントです。 基本的には受信した当日もしくは翌日には返信をしましょう。事情があり、それより遅くなってしまった場合には、まず「返信が遅れ申し訳ございません」と一言伝えましょう。 内容が複雑であり、すぐに返信することが難しいと考えたときは、まずは受領したことを伝え、「確認して改めてご連絡します」と連絡しておくと丁寧です。 大事なことは「受信している」ことを相手に伝えることです。送信者が受け取ってもらえたのか、呼んでもらえたのか不安にならないようにすることがビジネスマナーです。

インラインの使い方

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ビジネスメールで時々見かける「インラインで失礼いたします」という文章ですが、「インライン」とは具体的には何を指し示すものなのでしょうか。 IT用語辞典では下記のように定義されています。

メールの返信を作成する際、相手の文章を全文引用して、応答文を数行おきに挟んでいくような書式を「インラインコメント」「インラインで返信する」などという。

インラインを使ったメールの書き方としては、 前述の引用符の使い方で書きました内容と同じように >○○の資料を送付してください。 資料を添付いたしましたので、ご確認ください。 または、 >ミーティングの日程につき、下記ご都合いかがでしょうか。 >〇月〇日、15時~ >×月×日、10時~ >△月△日、13時~ 〇月〇日、15時からお願いいたします。 など、質問の下に回答を書く形となります。このインラインはわかりやすい返信メールのテクニックの一つとして覚えておきましょう。

iphoneでのメールを引用しない方法

iPhoneのメール機能では、返信しようとするとすべてのメールが引用される設定になっています。引用しないで返信したい場合にはそれまでのメールを自分ですべて削除して返信するということになります。 一番早い削除方法は ①メールの返信画面で何も書かれていない部分を長押し ②「選択」「全選択」「ペースト」という選択肢がでるので、「全選択」を選ぶ ③キーボードの「×」を押す これですべての引用が消えるので、引用しない返信メールを書くことができます。 すべての削除が面倒という場合には、新規メールを作成するという手段もあります。それぞれの場合によって使い分けることも考えましょう。

メディア・ソフト別の引用方法と注意点

スマートフォン・アンドロイド

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iPhone以外のスマートフォンを使っている人ももちろんたくさんいます。機種が色々ありますが、その中の一つとして返信方法を参考にご紹介します。 【返信方法】 ①送信されてきたメールのアドレスを押す ②メニューの「メール作成」を押す ③相手のメールが引用された返信メール作成画面が出てくるので、返信メールを作成し、送信する メールを引用しないで返信したい場合は、 ・Eメール設定画面で設定メニュー画面を出す ・引用返信のチェックを外す これで引用しない返信メールを作成することができます。

Office365・Outlook

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Office365

【返信方法】 ①閲覧ウインドウで「返信」「全員に返信」があるので、どちらかを選ぶ (「返信」は送信者のみへの返信、「全員に返信」はCCを含めた全員に返信) ・送信されたデータを送りたいときは、「転送」を選ぶ ②「宛先」または「CC」「BCC」に送信したいメンバーを入れる。 ③「送信」をクリックする

Outlook

【返信方法】 ①受信トレイから返信をしたいメールを選択する ②メールの内容が表示されるので、「返信」「全員に返信」または「転送」から返信の方法を選択する ③返信内容を入力し、「送信」を押す outlookは②の時にメッセージタブをクリックし、表示されたメニューから「全員へ返信」を選び返信することもできます。

gmail

アプリとして最近よく使われるようになってきたなってきたGmailも、もちろん返信ができますので、上手く使いこなしましょう。返信の仕方はとてもシンプルです。 【返信方法】 ①届いたメールの右上にある矢印を押す ②返信メールの画面になるので、メール内容を書く ③右上の紙飛行機を押す なお、gmailでも返信するときはメールが引用されています。引用したくない場合には、 返信の作成画面の本文に・の点が3つ(三点リーダーマーク)がありますので、このマークを長押しします。「元のメッセージを削除」という項目が出ますのでそれを押せば引用されなくなります。

返信メールを使いこなそう!

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ビジネスで使う色々な連絡ツールがありますがその中でもメールは主流です。ビジネス上メールへの返信は必ず必要になってきます。メールは必須のツールですので、返信メールをうまく使いこなすことにより、きっと「仕事のできる人」として一目置いて見られるようになるでしょう。

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