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契約書を製本テープできれいに作る方法・使い方とコツ

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契約書などで袋とじを作る際に使用される製本テープ。フリーランスとして書類を作る際に製本で悩んだことがある方もいるのではないでしょうか。この記事では、製本を簡単にする製本テープの使い方について紹介します。製本テープを使ったことがない方はぜひ読んでみてください。

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契約書の製本は必要?

契約書は袋とじ製本する必要があるのか

一般的にはなかなか経験することのない契約書の製本ですが、個人事業主として、またはフリーランスとして仕事をするには、たびたび経験する作業です。契約書だけでなく、大切な書類にも用いることのできる方法です。 重要かつ大切な契約書は、1件の仕事でも複数枚に及ぶことがよくあります。クリアファイルに入れて保管しますか? 封筒を使う人もいるかも知れません。しかし枚数が多くなると、クリアファイルでは都合がよくなかったり、体裁が悪かったりします。そういう時には、契約書を「袋とじ製本」するのがおすすめです。

袋とじ製本とは

製本と言っても、売っている本のように背表紙をつける製本ではありません。ホチキス留めだけでなく、帯と呼ばれる別な紙や専用の製本テープを用意し、ホチキスの上から貼って、契約書などの書類をまとめる方法を言います。 ページは基本的に2つ折りではないものを使います。袋とじ製本をすることで、ページの差し替えなどの改ざんを防げるので、有効な書類とされます。それゆえ、大切な契約書には、「袋とじ製本」が用いられるのです。

袋とじ製本のメリット

契約書は、必ずしも製本しなければいけないものではありません。それでも、ホチキスでとめるよりも手間がかかる「袋とじ製本」ですが、枚数が多くなれば多くあるほど「袋とじ製本」する人が多いのはなぜでしょうか。 一番のメリットは、「押印する回数が減る」ことです。ホチキス止めで普通にまとめただけでは、各ページとページの間には割印をしなくてはいけません。しかし、「袋とじ製本」した場合には、表表紙と裏表紙の帯(止めている別の紙や製本テープ)と表紙の境目に、それぞれ2か所、計4か所の割印だけで済むのです。ちなみに、製本は甲乙どちらがしても構いません。 二番目のメリットは、「体裁がいい」ことと「扱いやすくなる」ことでしょう。製本するとプロフェッショナルな体裁を保てます。その時の見た目だけでなく、場合によっては数十~百ページにも及ぶ契約書をたびたび確認するたびに、紙がよれてしまったり、ページの順が変わったりするのを防ぐことができて、扱いやすくなります。

紙とテープどちらが良い?

契約書などの書類の袋とじ製本は、別の紙でも専用の製本テープでもできますし、どちらを使っても、契約書などの書類の有効性に変わりはありません。別な紙で帯を用意して「袋とじ製本」するのは、慣れていないとかなりの手間ですし、綺麗に仕上げるのは難しいかも知れません。製本テープがおすすめですが、それでも初めての人には難しいので、以下で製本テープでの袋とじの方法やコツをご紹介します。

袋とじ専用/割印の押せる製本テープ

契約書には白の製本テープ

一般的な書類を製本するには、黒い製本テープを使用しますが、契約書などの需要書類で割印を押す必要がある場合には、白い製本テープが必要になります。 また、印鑑の陰影が滲んでしまわない、触ったり擦れたりしても印鑑が消えないような素材のテープを選ぶことも重要です。製本テープの中には、契約書専用で売り出しているものもあるので、そういうものを購入するのが無難かも知れません。購入する時には、用途を考えて間違えないように注意しましょう。製本テープはロールタイプのもが多いです。幅は25~35mm程度のものがおすすめです。

製本テープをきれいに貼る方法

用意するもの

・製本したい契約書 ・製本テープ→「契印用」の白いテープ ・定規 ・ハサミ/カッター ・印鑑(※契約の際に使用した物) ・朱肉

手順

①まず、契約書をきっちり重ねて、用紙の端から5mmぐらいのところで2か所か3か所ホチキス留めします。 ②製本テープをカットします。この時に、製本したい契約書の束の厚み2倍、または大体1cmぐらいの長さ分を両端に残して、長めにカットしましょう。 ③ロールタイプの場合、製本テープが丸まっているので、半分の折り目をつけながら、全体が平らになるように伸ばしておきます。 ④製本テープの裏面の紙の半分だけを剥がします。 ⑤接着面が出ていない方に定規をあてて押さえます。 ⑥契約書は裏返しにして、右側を持ち上げ左側から、少しずつ接着面に貼りつけていきます。製本テープ両側に同じくらい余りができるように貼りましょう。 ⑦両側の余らせた製本テープの部分に、表表紙のページ端・厚みの上側=裏表紙のページ端に合わせて、2か所に切れ込みをいれます。 ※厚みがない場合には、切り込み1か所でも綺麗に仕上がります。 ⑧でできた両側の切れ込みの部分、表表紙側と厚み側2か所(裏表紙側の1か所は残す)を折り込むように貼りつけます。 ⑨残りの半分の紙をはがし、接着面を貼っていきます。その時には、真ん中から端に向かって、手でテープを引っ張りながら貼っていくと綺麗に貼れます。 ⑩残った両端の製本テープを表紙に合わせて切り落とします。 ⑪製本テープと契約書の用紙にまたがるように契印をします。契約書ではない表表紙を作った場合には、表表紙に2か所、裏表紙に2か所の計4か所押印します。表表紙をつけていない場合(1ページ目がすでになんらかの契約書)は、裏表紙に2か所の押印をします。この時、実際に契約の際に使用した印鑑を使うのがルールです。

製本テープの使い方のコツ

綺麗に仕上げるコツ

綺麗に仕上げるには、まずは落ち着いて焦らないことです。製本テープを張った後、ホチキス周りやテープのシワは、スティックのりのキャップ部分など丸みを帯びた硬さのあるもので優しく伸ばしてあげるといいでしょう。上下にできた余った部分を切り落とす時には、ハサミよりもカッターを使って切るほうが綺麗な仕上がりになります。その際には、契約書までカットしないように注意しましょう。

厚みがある契約書の束の場合のコツ

厚みのある書類は、初めのホチキス留めを綺麗にとめておくのも重要です。ホチキスで止める前に、目玉クリップなどでしっかり固定してからホチキス留めしましょう。製本テープの片面を貼る際には、書類の厚さの半分くらいの余白を残して貼るようにします。すると、仕上がった時に表表紙にも裏表紙にも、同じくらいの幅で製本テープが残るはずです。そして、残った面を貼る前に、製本テープを書類の厚みにあわせて折り、くせをつけておくと作業が楽になります。

製本テープを日常的に使う場合

製本機が販売されている

業種によっては、日常的に製本作業をすることもあるでしょう。そんな時に便利な「製本機」が販売されています。専用の製本テープを使い、簡単に製本できます。

カットする手間、ロールのくせがない製本テープ

また、ロールタイプだとくせがついているので、扱いにくくて綺麗に貼れない場合もあります。そんな人には、あらかじめカットしている製本テープも販売されています。

海外での契約書の製本

一般的なのは、契約書をホチキス留めで製本し、各ページにイニシャルのサインをします。ページが多い場合には、糊で製本します。糊を剥がして改ざんするのは難しいと考えられています。より慎重を期す場合には、糊の上にサインをする時もあります。 また、印鑑の代わりはサインになり、これは筆跡鑑定で改ざんを見抜けます。

製本はコツさえつかめば簡単

製本という作業自体は、とても単純な作業です。製本テープを使えうのも、慣れてしまえば簡単に綺麗な製本ができます。銀行などの堅い業種に提出する書類は、いまだに製本された契約書が好まれる場合が多くあります。 製本は、フリーランスとしての体裁を守るだけでなく、押印が減ったり、束の中から必要な契約書を探すことも楽になったり、仕事を効率化できる方法なので、ぜひ試してみてください。うまく作れるか心配な方は、何度か練習すればコツをつかめます。製本もひとつのビジネススキルですので、製本テープを使い綺麗に製本できるようにしましょう。

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