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封筒に履歴書を入れるだけではダメ!封筒の書き方、送り方、基本マナー

就活ノウハウ

封筒に履歴書を入れるだけではダメ!封筒の書き方、送り方、基本マナー

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目次

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    面接をするには履歴書が必要ですよね。履歴書を企業へ送る場合、履歴書を封筒に入れるだけで終わりではありません。実は履歴書以外にも準備する書類があります。

    それが入っていないだけで、あなたの面接時の第一印象が変わってしまうこともあります。選考を少しでも有利に進めるために、履歴書の送り方について今回はしっかりと学んでいきましょう!

    【準備】履歴書を送る際のチェック項目5点

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    履歴書とそれ以外に送るために用意するべき5点の物を詳しく書いていきます。

    チェック①:送る履歴書のコピーを取っておく

    何より絶対に忘れてはいけませんね。書き終えた履歴書はコピーし、コピーした履歴書は手元に必ず残しておきましょう。面接のときには、採用担当者の多くが履歴書を元にした質問をします。その時に、履歴書の内容について聞かれても、深掘った話を展開できるように、担当者が手にする履歴書と同じものを自分も保存しておきましょう。

    チェック②:「A4サイズ」・「白色」の封筒を用意

    履歴書と各種書類を入れる封筒です。履歴書セットに同封されている縦長の封筒でもいいのですが、履歴書や書類を三つ折りで封筒に入れてしまうため、人事担当者がコピーを取る際に、手間をかけてしまいます。封筒サイズは履歴書などを三つ折りにせずに済む「A4サイズ」を選ぶと良いですよ!

    封筒の色の指定はとくにはありませんが、茶封筒だと薄いため、破けやすいことや、届いた時に他の郵送物やダイレクトメールなどに紛れてしまうことがあります。白色の封筒は丈夫ですし、色も目に留まりやすいため、履歴書を入れるのには適しています。

    チェック③:企業から求められた書類を用意

    企業から求められた書類がある場合は、同封しましょう。

    チェック④:新品のクリアケースを用意

    履歴書や各種書類をまとめて入れて、配送時に汚れたり、折れたりしないよう保護するために使います。100円ショップ、文房具屋、コンビニ等で文房具を扱ってるお店ならどこでも売っています。必ず新品でキレイな状態の物を使いましょう。

    チェック⑤:B5かA4サイズの送付状を用意

    添え状、レターカバーとも言います。送付状の目的は「履歴書を送りましたので御確認ください。」という挨拶のために送ります。用紙のサイズは「B5」か「A4」サイズです。履歴書のサイズに合わせれば問題ないでしょう。

    パソコンで作る際は無料で作れるテンプレート等もあります。手書きの送付状でなくても印刷してパソコンで入力されたもので構いません。送付状本文のテンプレートもインターネット上に見本がたくさんありますので、それらを利用すれば簡単に作成することができます。

    【書き方】封筒と送付状の書き方

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    「送付状」の書き方

    ①左上に宛先企業の正式名称と部署名・課・担当者の名前を記入します。部署名宛ての場合は語尾に「御中」、担当者宛であれば「様」、担当者の名前が不明ならば」採用ご担当者様」と記入します。

    ②右上に履歴書を送付する日付を記入します。和暦でも西暦でも問題ありません。

    ③自分の署名は日付下か、用紙の一番下の右下に記入します。このとき連絡が必ず取れる連絡先を忘れないで記入します。

    ④送付状本文を中央に記入します。送付状にはビジネス文書と手紙のどちらの要素も持っています。文章の頭に使う「頭語」と文章の締めくくりに使う「結語」を忘れずに入れます。見本などを見ればそんなに難しくはないでしょう。

    「封筒」の書き方

    書類が揃ったら次は封筒に宛名と差出人を記入します。書くものは黒のサインペンを使用し、縦書きで書いていきます。ボールペンと油性マジックはNGです。ボールペンは字が細く小さく見えるために、読みづらいですし、油性マジックも裏に滲んで履歴書や他の書類にインクが移ってしまう可能性もあるためです。

    封筒の表側の書き方

    ①まず封筒の表側右上部寄りに横書きで郵便番号を記入します。郵便番号の欄がない封筒であれば、右上にそのまま郵便番号を書きます。

    ②封筒表側の右側に宛先の住所を記入します。都道府県から建物名を略すこと無く、縦書きで記入します。

    ③封筒の中央右寄りに会社名を記入します。この時に(株)と記入はしないで株式会社と書き正して記入します。

    ④会社名の次の行に宛名を記入します。このとき部署名・課の後ろに「御中」と書きます。

    • 担当者名がわかっている:担当者名の後に「様」を書き足す
    • 担当者名が不明:「採用ご担当者様」と記入

    ⑥封筒表左下に赤ボールペンを使用し「履歴書在中」と記入します。このとき定規などを使い四角く囲みます。履歴書在中スタンプがあればそれを押印します。

    ちなみに履歴書在中スタンプは文房具店や100円ショップなど文房具を扱っているお店であればどこでも買うことがでできまよ!

    封筒の裏側の書き方

    封筒の裏側の左下に差出人の「住所」「氏名」を縦に記入します。表側と同じで番地や建物名を略して書きません。住所などを記入した上に、郵便番号は横書きで記入します。

    【入れ方】封筒に入れる書類の向きと順番のマナー

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    書類が揃ったら並び方を揃えておきましょう。人事担当者が見やすく手間をかけないためにも、封筒に入れるときは並びを整えておくことが大事です。自分自身が人事担当者になったつもりで受け取ったときのことを考えて、きれい整頓して並べましょう。

    • ①送付状
    • ②履歴書
    • ③その他の応募書類

    ①から③の順番で前から並べます。これらの書類をまとめてクリアケースに入れます。送るときにクリアケースごと封筒に入れます。このとき書類がそろってるかも再確認し封筒に入れましょう。

    書類を全て入れて封筒の閉じる部分(フラップといいます)にフラップに糊をしっかり付け、封を閉じます。フラップを閉じた部分の境目に「〆」のマークを記入し、封入完了です。

    封入の際に糊付けとセロハンテープで二重にする人がいますが、担当者に封筒の開けづらさを感じさせるため、マナー違反になります。糊付けをしっかりして「〆」マークで封入しましょう。

    なぜ「〆」マークなのか?疑問に思われた方もいると思いますが、これは割り印の代わりだと言われています。未開封であるということを示すために「〆」マークを記入します。

    【送り方】封筒を送る2つの方法

    いよいよ履歴書を企業に送りますが、配達手段が二つあります。

    • ①郵便局に持ち込みして配達してもらう方法
    • ②郵便ポストに投函して配達してもらう方法

    おすすめは郵便局に持ち込みして封筒の重さを計ってもらい、配達料金を支払う方法です。これによって、配達料金不足で相手先に届かなかったり、届いたとしても届け先に不足分の配達料金を支払わせてしまうという大きなミスを防ぐことができます。郵便局で重さを計ってもらい正確な送料をしっかりと支払った方が確実に届けることがえきますよ!

    終わりに

    お疲れ様でした!

    いかかでしたでしょうか?今回は就活時の履歴書の送り方を学んでいきました。履歴書の送り方一つでも人事担当者へ、心配りができることや、誠実さの印象を多少なりとも与えることができます。

    「面接の前のただの配達の手段」と捉えるか、「面接前のあなた自身のイメージをアップ」と捉えるか。考え方は人それぞれですが、面接に向かう前の印象としては、適当なものより、心がこもっている資料への方がいいでしょう。

    履歴書という紙面上のあなたではありますが自分の良いイメージを作れるか作れないかはあなた次第です。細かい点にも注意を払い、相手への配慮のできる人間だとアピールしていきましょう!

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