失敗しないための、面接前後のメール返信の注意点4つ

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失敗しないための、面接前後のメール返信の注意点4つ

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    shin

    こんにちは!イッカツマガジン編集部です。

    ビジネスの場においてメールは重要な連絡ツールとして活用されています。面接の詳細連絡や案内などの連絡手段としてメールを使用している企業も多いですよね。普段の生活の中でビジネスメールのやり取りを行うことが少ない学生にとっては企業からのメールに対し返信の仕方に戸惑う方も少なくありません。今回はそんな時に役立つ面接でのメールの返信ポイントをご紹介していきます。

    面接でのメールの返信の注意点4つ

    メール返信の注意点1:「タイトル文は変更しない」

    メールが企業側から送られてきた場合返信のアイコンを選択するとメールタイトルが「Re:~~~」となります。ビジネスメールマナーの一つとして、メールのタイトルはメール本文と適合している内容となっています。

    返信は、そのメールに対してのあなたからの回答になるのでタイトルは変えずにそのまま「Re:~~~」の状態で返信するのがマナーです。

    メール返信の注意点2:「引用の使い方」

    返信画面には相手のメール文章の引用が入ります。この場合、引用は消さない状態で相手のメール文(引用文)の上にあなたからの返信内容を記載するようにしましょう。

    引用を残しておくと、メールでのやり取りが一目瞭然となり送られた相手は「あの時のメールの返信!」と分かりやすいのです。

    また、引用を用いることで前のやり取りの履歴を残す意味合いでも使われています。

    メール返信の注意点3:「ビジネスメールの基本マナー」

    ビジネスメールで、必ず書かなくてはならない項目は以下の3点です。

    1. 企業名
    2. 送る方の役職、名前
      ※部署名などが分かれば部署名なども書いておくといいですね。
    3. あなたが誰なのかを明記する

    例文を示しますと次のようになります。どうぞ参考にしてみてください。

    【例】

    ○○商事株式会社
    人事部統括部
    人事統括部長 ○○様

    [大学名] [学部名] [氏名]です。

    メールの返信なのだから誰にどんな目的で送っているのか、ここまで記載しなくてもいいのでは?と考える学生の方もいるかもしれませんね。しかしビジネスの場においては、送る相手の名前そして自分の身分を明示することが社会的常識と考えられています。

    自分の名前を名乗らない相手の名前を記載しないのはNGポイントです。その点に注意しながらメール文を作成していきましょう。

     メール返信の注意点4:「24時間以内にはメールを返信する」

    以下のような要件のメールが企業側から送られてきた場合は、可能であれば当日企業側の「就業時間内に返信すること」が理想的です。就業時間内に返信することが難しい場合は、遅くてもメールが配信された翌日には返信すると良いでしょう。メール文に返信日が設けられていますが、メールを受け取ってから時間を空けずに返信することがビジネスマナーです。

    例えば次のようなメールが送られてくる場合があります。

    [メール例]

    タイトル:【○○△△証券株式会社】採用面接日程のご案内

    ○○様
    株式会社○○人事部採用担当の△△と申します。
    下記の日程で採用面接試験を実施いたします。

    1. 日時
      Ο月Ο日(Ο) Ο時Ο分
    2. 会場
      (ΟΟ会館/本社)Ο階Ο会議室
      (場所は地図を参照ください)

    内容: 管理職による面接、適性検査
    受験されるか否か、○月○○日(月)までにお返事をお願い致します。

    チェックポイント!

    返信する際はコピーペーストで良いので面接日程や時間などを改めて反復して書くことがポイントです。このように丁寧なメール文を作成することで、きちんとメール内容を理解しているということが相手に伝わります。また、丁寧な対応は相手に良い印象を与えます。

    まとめ

    いかがでしたでしょうか。面接でのメールの返信の注意点をご紹介しました。社会人になると必ず知っておくべきポイントとなります。ビジネスメールのマナーを予め習得しておくことで、あなたの印象がグッと上がりますよ。

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