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おすすめの勤怠管理方法|勤怠が悪い人の特徴と原因・対処法

ビジネスマナー

勤怠管理は会社にはとても大切なことです。勤怠管理ができていないと社員のトラブルにもなりますし、会社にとっても経営が困難な状況となってしまいます。昔はタイムカードで記録していましたが、今では勤怠管理を簡単にできるアプリやツール、Webサービスが公開されています。

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勤怠管理の方法(アプリ/ツール/web)

どんな会社においても、勤怠管理は大切なことです。勤怠管理がしっかりできていないと、給料が足りてなかったり、過剰に支払ってしまってたりと思わぬトラブルが発生してしまうからです。そこで、勤怠管理を楽にしてくれる、とても簡単で使いやすい勤怠管理アプリ、ツール、Webサービスをご紹介いたしましょう。

勤怠管理アプリ KOKODAS【5人まで永久無料/Androidのみ】

FeliCa(ICカード)のタッチリーダーを使った今時らしい勤怠管理アプリです。Android限定ですが、タブレット端末を使い、USBでタッチリーダーを繋いで使います。専用のカードを準備する必要はなく、会社員が持っているICカードならSuicaでもPASMOでもICカードであれば何でも勤怠管理カードとして使えるのが魅力的です。

さらに、月額が0円で5人までならずっと無料なんです。例え5人を超えたとしても、一人あたり99円と月額も高くないのでコストパフォーマンスは抜群です。しかも、打刻忘れ防止付きで、エクセルデータのエクスポート(出力)にも対応していて、管理がしやすいのが特徴です。

クラウド型勤怠管理 タイムレコポンポン【基本無料/PC/iPad、Android対応】

クラウド型のタイムレコーダーサービスで非常にシンプルで使いやすい勤怠管理システムです。iPadやAndroidタブレットに対応しているので、iOSでも安心です。タブレットじゃないほうが良いという会社でも安心でPC版も公開されています。会社があまり大きくなく、高機能なシステムは必要ない!という会社におすすめです。

操作方法は簡単で、登録してある自分の名前を選んで出勤ボタンをタップするだけという物。さらに、実績修正機能も付いているので、打刻データの修正も管理者であれば、できるそうです。登録されたログデータも全て残るので、不正などの防止策もバッチリです。

ここまで使えて月額無料なのは嬉しいですね。基本無料ですが、エクセルデータ(CSVファイル)に出力する際は課金が必要です。最大で360日間出力したいと思って課金しても、3,888円と格安なので、その辺はお好みで。基本コピペが簡単にできますので、エクセルデータにまとめる際は、便利だと思います。

Web型勤怠管理サービス POCHIKIN(無料/Web型/スマホ、タブレット対応)

ブラウザからアクセスするWebサービス型の勤怠管理システムです。無料で利用することができます。まずはアカウントを作成して、ログインして打刻するタイプのものです。基本的にスマートフォンでもタブレットでもどの機種でもアクセスできるのが魅力的です。

打刻忘れや打刻ミスの修正はもちろん、エクセルデータへのエクスポートも可能です。エクセルデータのテンプレートも豊富で、会社の勤怠管理形態に合わせた使い方ができるのが特徴的です。

いかがでしょうか。これだけ無料で使える勤怠管理システムってすごいですよね。これなら、社員も毎日楽しく出勤できそうですね。ぜひ、会社で勤怠管理システムを導入したいと思ったら使ってみてはいかがでしょうか。

勤怠管理アプリ、Webサービスを使うメリット

タイムカード制で勤怠管理、出勤管理をしている会社は今も多数ありますが、これからの時代は、勤怠管理や出勤管理もアプリやツールを使って便利に管理してみましょう。勤怠管理のアプリやツールを使うメリットにはちゃんとした理由があります。

1.タイムカードの間違い、押し忘れを防げる

タイムカードは名前が書いてあっても、間違えて他人のタイムカードを押してしまったり、早く帰ろうと思ってタイムカードを押し忘れてしまった…なんてこと経験はありませんか。勤怠管理アプリ、ツールなどを使えば、押し忘れ防止機能もついてますし、各社員のマイページ単位で管理されているので、他人のカードと間違えることはありません。

2.自分の勤怠状況が管理しやすい

タイムカードだけだと見えない勤怠管理も、勤怠管理アプリなら一目で出勤管理や 勤怠状況が見えます。もちろん、面倒なシフト管理や給料計算もおまかせです。

3.アプリやツール型など自分の勤怠環境に合わせられる

今ではスマホ。パソコンのように日々持ち歩いて使うのはほとんど当たり前の時代となりました。 勤怠管理も持ち歩ける時代になったのです。そのため、今ではスマホアプリはもちろん、ツール型のWebクラウドサービスでいつでもどこでも、自分の勤怠管理をチェックできるようになりました。

操作も簡単なものが多いので、紙だと修正が効かずに困っていたのが、データ上なら修正もききますし、一々書く必要もないのです。 勤怠管理アプリを使うことで、今まで面倒だったことが一気に解消できるのが魅力的です。 やはり、社員の数が多ければ多いほど勤怠管理は大変ですし、トラブルがあっては大変です。 ぜひ、勤怠管理をアプリやツールに任せてみてはいかがでしょうか。

勤怠の時間計算の仕方

勤怠の時間計算の仕方って意外と分からないという人も多いのではないでしょうか。確かに勤怠管理ツールなどを使っていれば基本的には自動的に計算してくれますよね。しかし、勤怠管理システムの打刻ミスによって時間が分からなくなってしまった!という場合に使える勤怠の時間計算の仕方をご紹介しましょう。

勤怠の時間計算式

計算式としては 退社時間-出社時間-休憩時間=実労働時間 となります。 休憩時間が一定の場合は、退社時間-出社時間=実労働時間 という形式となります。 (例)18:00(退社)-10:00(出社)=8:00(実労働)

Excelで勤怠管理を計算する場合

勤怠管理ツールを使っていれば、エクセルデータとして出力ができるツールが多いですが、 Excel上で計算式を作っておくことで、出社時刻と退社時刻を入力すれば自動計算をしてくれます。

例えば、Aのセルに出社時間、Bのセルに退社時間を入力して、Cのセルに『=B2-A2』と入力します。そうすれば、実労働時間が出ます。休憩時間が一定出ない場合は、休憩時間を書き、『=B2-A2-C3』と入力することによって実労働時間を計算することができます。他にもExcelには様々な機能がありますので、ぜひ使ってみて下さい。

勤怠が悪い人の特徴と原因

勤怠が悪い人は必ずどこかにいたりしますよね。いつも遅刻する人は何故か遅刻してしまうし、打刻を忘れる人は忘れてしまいます。では、勤怠が悪い人の特徴と原因をみていきましょう。

電車がいつも遅延する

これは遅刻常連の人にはあるあるですよね。普通に会社に間に合うように乗ってても遅延は起きるものです。通勤ラッシュ時の電車はいつも混んでますし、乗り遅れたら…と思うとみんな考えていることはだいたい同じなんです。

そのため、通勤ラッシュは人も多いですし、誰かが乗車ドアに物を挟もうものなら遅延…。人身事故で遅延…。お客様トラブルで遅延とかこれがどういうわけか、時間ギリギリまで寝ていて電車が遅延して遅刻してしまう人のパターンなんです。

原因としては、電車がいつも遅延するような電車であること。さらには、遅刻する人の勤怠管理がうまくできていないこと。そして、時間ギリギリまで寝てしまい、会社に着くギリギリの電車できてしまい、遅延に当たってしまうということです。

改善策としては、電車がいつも遅延する電車であるなら、1~2本早く電車に乗ると遅延トラブルの回避は大きいです。海外では電車が遅れるなんて当たり前のことのように考えているため「しかたないよね」という考えなのですが、完璧主義の強い日本では、遅刻は許されないことです。電車で遅延で勤怠が悪いと思う人は、明日からでも改善してみてくださいね。

体調が悪くて遅刻してしまう

これは体調管理ができていない人がよくやってしまう遅刻です。特に仕事の前日に飲み会で飲みすぎて二日酔いして遅刻という人もいるのではないでしょうか。それでは社会人としてだいぶ恥ずかしいことだと思います。二日酔いにはシジミの味噌汁がオススメです。

もう一つ考えられる勤怠の悪い人のパターンが、精神を病んでしまった人です。精神を病んでしまった人は、仕事に行きたくてもやる気が出なくなってしまい、出勤に億劫になってしまいます。原因は仕事やプライベートなどのストレスからともいわれています。

もし、精神を病んでしまっているかなかなと思ったら病院に行き、医師の診断を受けて、会社に連絡しましょう。病気だとハッキリ分からなければ、会社にしてみれば怠け者扱いされてしまいます。精神を病んでしまっている人は「休んでいいよ」と言われても休まずに頑張ってしまう人が多いです。なるべく早く気づいて、勤怠の対処してあげましょう。

勤怠改善をさせる方法

さて、勤怠の管理は会社にとっては大切ですし、大変なことです。 やっぱり勤怠の悪い人には勤怠を改善させたいですよね。 そこでおすすめの勤怠改善をさせる方法をご紹介したいと思います。

時間にルーズな人

電車で遅刻する人やいつも決まって遅刻してしまう人は、だいたい時間にルーズな人が多いです。 時間にルーズな人の改善方法は3つ。

『必ず決まった時間に起きる』 『ダラダラと朝自宅をしない、前日に支度をする』 『電車は2~3本余裕を持って乗る』

この3つさえ抑えておけば、だいたいの人は勤怠の改善がみられるはずです。 朝起きるのが苦手なら、絶対起こしてくれる目覚ましアプリというものがありますので、 使ってみてはいかがでしょうか。 強制的にアラームが爆音で鳴って起きてミニゲームをクリアするまでは鳴り止むことがないというかなりバイオレンスな物ですが、どうしても起きられないという人にはおすすめです。

また、遅刻がちな勤怠の悪い人に見られる傾向が朝ダラダラと支度をしていることです。 朝になって「あ~何着てこう」「あ~この資料どこにやったっけ?」とジタバタしているとスムーズに支度ができません。 そういう時は、帰ってきたらさっさと明日の支度をしてしまえばいいのです。 そうすれば、朝バタバタとする必要はないのです。余裕を持って朝食を食べてニュースもチェックすることだってできますよ。

あとは、電車は遅延してしまうこともよく考えて2~3本余裕を持って乗ることが大切です。 それでも遅延してしまう場合は、4本前とかでも構いませんが、だいたい2~3本が良いみたいです。

体調が悪い人

うつ病を除く体調が悪い人に多いのが、自律神経の乱れです。夜更かしとかしてしまって、仕事していると眠くなったりしていませんか?寝る1時間前にはお風呂に入ってゆっくり体を温めると眠りやすいのだそうです。 また、寝る前にベッドで深呼吸を10回くらいしたり、軽いストレッチをすると効果的だそうです。自分の好きなリラックスできるアロマを炊いて、部屋を真っ暗にしないでスタンドライトを付けるといいそうです。 真っ暗すぎると神経が興奮してしまい、眠れない場合があるそうです。オレンジの暖色系の照明を使うと、リラックスできる効果があるそうです。真っ暗な部屋で寝た人と暖色系のぼんやりとした照明を付けて寝た人とで、実験を行った結果、暖色系の色には人をリラックスさせ、入眠しやすい環境になるのだそうです。

その他介護的な問題

決して勤怠が悪い人ではありませんが、親の介護や妻、夫、子どもなどの介護によって遅刻してしまったり、早退してしまう人もいると思います。介護が必要な家族は優先度的には、大きいと思いますが、職場への理解も必要です。 シフト管理も出来る限り、介護が必要な家族がいる社員の人を周りの社員は理解して、コミュニケーションをとりましょう。介護が理由で退職してしまう人も多いですが、会社にとってはなくてはならない社員ならば、会社が改善策を提案し、離職を防ぐことも大切です。

勤怠管理はしっかりとしましょう

勤怠管理は会社にとって大きな仕事の1つでもあります。社員一人一人の努力によって勤怠改善ができれば、それは良い物となります。 勤怠の改善をするには健康管理からが大切だと思います。最近では、残業をなくす動きが出ていますが、それでも社員に無理な残業をさせて健康状態を悪くしている会社員が多くいると思います。 社員の勤怠管理と健康管理は会社としてしっかりすべきことでもあると思います。また、勤怠が悪いと感じる人、いつも叱られている人は、明日からでも良いのでしっかりと直すべきところは直しましょう。社員一人一人の勤怠への取組も会社の経営に影響を与えますので、注意しましょう。 特に4月から新社会人となる皆さんは、勤怠には十分注意してください。十分な睡眠と3食しっかり食べて、元気に会社へ出勤しましょう。仕事がある人は、毎日の勤怠を意識して、元気に出勤しましょう。

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