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ミーティングの種類・上手なミーティングの行い方・進め方・案内方法

コミュニケーション

ミーティングにはたくさんの種類や段階があり、ミーティングを進める上で、それらを知っておくのはとても重要です。本稿ではミーティングの質を高めるためのミーティングの種類、上手なミーティングの行い方・進め方やミーティングの案内方法を解説しています。

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ミーティングにはどんな種類がある?

ミーティングには様々な種類があります。 まずは、どんなミーティングがあるのかそれぞれについて解説していきます。 これから社会人になる方は、会社に入って戸惑わないように頭に入れておきましょう。

ミーティングの種類1:キックオフミーティング

キックオフミーティングとは、サッカーの試合が始まる時のキックオフになぞらえて、これからプロジェクトを始めるためのミーティングという意味合いが強いです。 会社ではいろいろなミーティングを行いますが、キックオフミーティングはこれからどのように進めていくかの、一番初期段階で行われるミーティングの種類になります。 プロジェクトを始めるためにはいろいろと準備をしなければなりません。

具体的な目的を決めたり、プロジェクトを進めるためのメンバーを決めていきます。 プロジェクトを軌道に乗せるためには、参加している人がすべて同じ目的意識を持っていなければ、軌道に乗せることはできません。 初めが肝心なのでキックオフミーティングによって、軌道に乗せるための基礎作りを行うのです。

ミーティングの種類2:ブレストミーティング

ブレストミーティングはブレインストーミングと呼ばれますが、アイデアを出し合うミーティングになります。 何か企画を考える時には、重要なのが初めのアイデア出しです。 アイデアが無ければどんな企画にするのかも決められませんし、結局はアイデア次第で全てが大きく変わっていきます。 ブレストミーティングは数人が集まって、自由にアイデアを出していくというミーティングです。 この時アイデアを否定しないで、どんどん捻り出していくのがこのミーティングの特徴です。

ユニークなアイデアを考える時には、可能性を潰してしまってはいけません。 せっかく出たアイデアなのに、予算が足りないとか人材が集まらないなど、マイナス要素を考えていては何もできなくなってしまいます。 可能性を考えて少しでも多くのアイデアを出すのが、ブレストミーティングの特徴です。

効率の良いミーティングのコツ1:参加者が問題意識を持てるような環境を作る

上手なミーティングの行い方としては、参加している人全員が同じ意識を持って、ミーティングに参加できるということです。 ミーティングにはいろいろと種類がありますが、最終的には全員が結果を共有することが目標になります。 そのためミーティングに参加をしているという意識を持つことによって、目的意識を持ちやすくなります。

ただトップの人の話を聞いたり参加をするだけでは、全員が同じ目的意識を持つことができないでしょう。 上手なミーティングとは全員が同じ目的意識を持てるような環境を作り、工夫しながら行うことが上手なミーティングと言えます。

効率の良いミーティングのコツ2:準備を怠らない

上手にミーティングを行うためには、ミーティングを始める前の準備を怠らない事とが大切です。 ミーティングによって最終的に結果を出すことになりますが、その前にはいろいろと話し合わなけれればいけないことがあります。

そのためには事前準備は必要不可欠で、準備を怠ってしまうとミーティングを進めることができません。 たった30分のミーティングのために、数日前から準備を行うことが多いです。 それほど入念に準備に時間を掛けることによって、有意義なミーティングを行うことができるのです。 上手なミーティングとは話し合う議題に合わせて、準備をしっかりと行われているということです。

効率的なミーティングの進め方1:参加するメンバーを決める

ミーティングの進め方としては、まずはミーティングに参加をする人を決めます。 定例ミーティングや緊急ミーティングのほかにも、ミーティングにはいろいろな種類があります。 チームでおこなったり、各部署ごとに行うこともあるので、そこに参加をする人材を決めることによってミーティングを進めることができます。 責任者が出れば終わりというのではなく、ミーティングに参加をする人が目的意識を持てなければなりません。 ミーティングで話合わせれる議題に関しては、そのミーティングのトップは口を出さないことが多いです。 全員の意見を聞くまとめ役として参加をすることになるでしょう。 ミーティングに参加をする人材選びによって、どのようなミーティングになるか、有意義に進めることができるのかが決まるので、人選選びからしっかりとやらなければなりません。

効率的なミーティングの進め方2:ミーティング前に根回しをすることも必要

ミーティングをする時には、あらかじめ議題を決めてあることが多いので、参加をする人もその議題に合わせて準備をします。 そのミーティングのトップがまとめ役になる時には、事前に根回しをしておくことで、より充実したミーティングを行うことができます。 例えばたくさん意見を出してもらいたい時には、事前にいくつかの意見を用意してもらったり、ある程度決定しそうな事案があれば、その後のための根回しをしておきます。 根回しをすることによってスムーズにミーティングが進みますし、重要な子事柄に関してはより深く話し合うことができます。 根回しがなければその場ですぐに考えなければならないので、内容の薄いミーティングになってしまうでしょう。

効率的なミーティングの進め方3:何のためにミーティングをするのか確認をする

ミーティングの進め方としては、初めに何のためにミーティングをするのかを共有しておくことが大切です。 目的意識が無いミーティングはただの意見交換になってしまいますし、終わりが見えないので、何をすればいいかも分からなくなってしまいます。 初めになぜミーティングを行うのかを、全員が共有しておくことによって、ミーティングの途中で話がブレてしまってもすぐに軌道修正することができます。 何のためにミーティングをするのかは、責任ある立場の人には十分に理解することができるでしょう。 決定権の無い若手や新人は、ミーティングは話を聞くだけの場となりやすいです。 そのため何のためにミーティングをするのかを知ることで、社員の末端まで意思統一しやすくできます。

効率的なミーティングの進め方4:最終目標を決めてからミーティングを進める

ミーティングをする時には、初めに目的意識を共有することが大切ですが、最終目標を決めておくことも大切です。 ミーティングでは内容の濃い議題を話し合うことが多いですが、最終目標が明確に決まっているからこそ、ミーティングに参加するすべての人が目的意識を持ち、内容の濃い議題を話し合うことができます。 定例ミーティングでは集まるのが目的になってしまうこともあるので、毎回しっかりと最終目標を決めてからミーティングをすることが大切です。 ある程度どこまでは決めておきたい、この議題は今日解決したいなど決めておけば、無駄な時間までミーティングをすることも無くなります。

効率的なミーティングの進め方5:結果を共有することの大切さを確認する

ミーティングの進め方の最後は、最終的に決まった結果について、しっかりと共有することの大切さを確認することです。 ミーティングによって決められたことは、会社の方針にもなります。 たとえ納得できない決定でも、結果を受け止めて共有しなければなりません。 ミーティングの最終目標でもある結果を出すことができれば、どんなに納得できなくても受け入れなければならないのです。 ミーティングの結果を共有することの大切さは、会社で働く人全員が知っていつ必要があります。 結果を出して満足するのではなく、その結果をしっかりと反映させることを意識しましょう。

効率的なミーティングの進め方6:日時を正確に伝えるためにメールで送信する

ミーティングの案内方法としては、口頭で伝える方法もありますが、メールで案内することがおすすめです。 理由としてはメールで案内を送ることによって、案内をしたという証拠が残るからです。 ミーティングでは重要な事案を扱うことが多いので、万が一にも知らなかったでは済まされません。 口頭でミーティングを伝えれば、日時などの忘れてはいけない重要な事柄を聞き間違えてしまう可能性もあります。 日時、時間、場所、テーマ、準備するものなどを、メールで送りましょう。 メールならば確実に送ることができますし、相手の都合に合わせてやり取りする必要もありません。

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