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【内定辞退】円満に終えるための「手紙」の書き方と例文

内定後

一般的には、電話で辞退する旨を伝えた後に、手紙を送って正式に辞退するのがマナーです。辞退した企業にも、その後仕事の関係で関わりを持つこともあるかもしれないので、良い関係を保っておくことはとても重要です。今回は、どのように手紙を書けば良いのか、例文と一緒に紹介するので、内定を辞退する予定の方はぜひ参考にしてください。

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内定辞退の手紙の書き方

内定を辞退する際にまず大切なのが、手紙は手書きということです。パソコンの文字では誠意がないと考える方も多く、謝罪の文書には不向きです。書く内容もさほど多くないので、少々面倒に思えても、必ず手書きにしましょう。 また、手書きでは縦に文書を書くのが一般的で、修正液や修正テープなども使用は厳禁です。市販されている無地の便箋に書いて、長型の封筒に入れて送りましょう。封筒や便箋は柄物など、派手なものを選ばないようにしましょう。

①宛名 ②拝啓や謹啓 ③時候の挨拶 ④内定のお礼 ⑤内定辞退の旨 ⑥謝罪の文 ⑦結びの挨拶 ⑧敬具 ⑨署名 内定辞退を伝える手紙は、主にこれらの要素で構成されます。では、以下で個別に見いていきます。

宛名

宛名には、企業名、部署名、個人名などを省略せずに記載します。団体の場合は「御中」、個人の場合は「様」の継承をつけます。 【例】 株式会社〇〇 人事部 御中

拝啓や謹啓

フォーマルな手紙では、最初に「拝啓」か「謹啓」を記します。「謹啓」の方がより丁寧ですが、どちらを使用しても問題ありません。

時候の挨拶

フォーマルな手紙では、拝啓のあとに、時候の挨拶を記載します。時候なので、季節ごとに記載する言葉が変わりますが、「時下」のように、1年中つかえる言葉も存在します。ただ、パソコンやスマホで簡単に調べられるので、季節ごとの挨拶をしたほうが良いでしょう。 【例】 時下、貴社ますますご清祥のこととお喜び申し上げます。

内定のお礼

まず内定の自体を伝える前に、内定をいただいたことに対してのお礼を述べましょう。文の長さは短くて大丈夫です。 【例】 先日は内定をいただき、誠にありがとうございました。

内定辞退の旨

次に、内定を辞退する旨を伝えましょう。理由を明確に伝える必要はありません。 【例】 この度は、一身上の都合により、誠に勝手ではありますが、内定を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げました。

謝罪の文

それから、内定辞退に対する謝罪の文を記載します。お世話になった方の名前などを記載するなどして、迷惑をかけたことを謝罪しましょう。 【例】 〇〇様はじめ御社の採用ご担当の方々には大変お世話になっておきながら、 このようなご返事で本当に申し訳ございませんでした。

結びの挨拶

そして、結びの挨拶をして、内容を締めくくります。ほとんど定型化しているので、オリジナリティを出す必要はありません。 【例】 最後になりましたが、貴社が益々発展されることを、心より祈願いたします。

敬具

手紙の内容が終わったら、敬具で結びます。

署名

内容の後に、自分の名前や大学名などを署名します。 【例】 〇〇〇〇(名前) 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 東京都新宿区〇〇 ◯ー◯ー◯ (住所) 000−0000−0000 (電話番号)

内定辞退の手紙の例文

それでは内定辞退を伝える手紙の例文を見ていきます。

例文1

〇〇株式会社 人事部 〇〇〇〇様 拝啓 秋涼爽快の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 先日、お電話にて、お話しましたが、このたび身勝手ながら、内定を辞退させていただくことにいたしました。 〇〇様はじめ貴社の採用ご担当の方々には、大変お世話に なっておきながらこのようなご返事で申し訳なく思います。 今後も、貴社のますますのご発展とご多幸を心よりお祈り申し上げます。 敬具 〇〇〇〇(名前) 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 東京都新宿区〇〇 ◯ー◯ー◯ (住所) 000−0000−0000 (電話番号)

例文2

株式会社〇〇 人事部 御中 拝啓 寒露の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 先日は、採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 先日、お電話にてお話しさせて頂きました通り、自身の進路について熟慮しました結果、誠に勝手ではございますが、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。 内定を頂きましたのに、ご期待に添えないどころか、ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ありません。誠に勝手だと存じますが、お許しください。 最後になりましたが、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。 敬具 〇〇〇〇(名前) 〇〇大学〇〇学部〇〇学科 東京都新宿区〇〇 ◯ー◯ー◯ (住所) 000−0000−0000 (電話番号)

内定辞退するとしても、丁寧に書いて気持ちを伝えよう

以上、内定辞退を伝える際の手紙の書き方について見てきました。内容自体は特別難しいものではなく、長い文章を書く必要もないので、丁寧にゆっくりと書きあげましょう。ただ、内定を辞退することは、なるべく早く伝えなければ、企業にとって迷惑をかけてしまいます。なので、手紙を送る前に、必ず電話で連絡をいれましょう。「電話で謝罪するのは苦手」という方も多いと思いますが、社会勉強の1つと考え、経験しておきましょう。

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