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履歴書に同封する添え状は手書きの方が良い?添え状についての豆知識9つ

書類選考

履歴書に添える添え状の書き方をご存知でしょうか。ビジネスマナーとして添えたい添え状について書き方や手書きのメリット、デメリット、添え状を含めた履歴書の出し方など詳しくご紹介します。転職が多くパソコン世代の今だからこそ敢えて手書きの添え状を書いてみては?

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添え状とは?

新しい仕事に就くときには必須の履歴書ですが、履歴書と一緒に添える、添え状について知識のある方はどれくらいいるでしょうか。 添え状とは履歴書や職務経歴書を企業へ提出する際に同封するあいさつ文のことで、受取側への礼儀作法やビジネスマナーとして一筆添える文書です。 特に凝る必要はなく、一般的なビジネス文書で相手への印象をよくする効果が期待できます。

添え状は合否に関係するのか?

社会人のマナーとして一般的でもある添え状は履歴書などの重要書類を送付する場合には必須です。 添え状が合否に直接関係するかと言えば、合否には関係しません。しかし会社の規模や考え方に寄っては、同じようなレベルの人を天秤にかけた場合、添え状があるよりもない方が印象が良いということは決してないことも覚えておくと良いでしょう。 しかし、あくまでも添え状は実際の合否には関係しません。

履歴書に同封する添え状についての豆知識9つ

様々な職業が増え、転職の機会も多くなった昨今、履歴書を書いたり、添え状を書く機会も多くなっています。 履歴書に同封する添え状はないよりは合った方が良いものとして、その書き方を覚えておくと便利です。社会人のマナーとしてささっと書けるようになっておくと転職の際にはとても役立ちます。 添え状に関する9つの豆知識をひとつずつ詳しくご紹介していきましょう。

添え状豆知識1:履歴書郵送時に添え状は必須

履歴書はほとんどの場合郵送、また会社によってはファックスなどで送信するところもありますが、実際に相手の顔を見ない状態で送ることがほとんどです。その場合初対面の人に対する礼儀として、一言添えるというのは一般的に考えても当然のことであり、より自然なことです。 履歴書を郵送する場合は履歴書は必須と考えておきましょう。また、ファックス送信の場合も送信票の他に送付状を添えるのがマナーです。

添え状豆知識2:手書きでもパソコン作成でもよい

添え状や送付状は手書きもパソコン作成でも構いません。ビジネスマナーとしての書類で直接選考に関わるものではありませんから、パソコンで入力することには何の問題もありません。 添え状や送付状は自分をアピールする場でもありますから、字に自信のある方はぜひ手書きがおすすめです。逆にきれいに整えて書く自信がない場合や、急いで乱筆になるような場合は逆に読みにくく失礼になってしまうのでパソコンがおすすめです。

添え状豆知識3:縦書きか横書きか

履歴書の添え状はパソコンか手書きかによって縦書き、横書きが変わってきます。 パソコンで送付状を作成する場合は横書きが多いのですが、逆に手書きする場合は縦書きが基本です。通常、手書きの手紙の場合でも目上の相手に対する手紙は縦書きがマナーで、横書きにしてしまうととてもフランクな砕けた印象を与えてしまいます。 送付状を手書きする場合はぜひ縦書きで綺麗な字で書くようにしましょう。

添え状豆知識4:サイズは履歴書に合わせる

添え状のサイズは履歴書に合わせるのが一般的で、サイズはA4サイズの白色の便箋を使うようにしましょう。 色付きは相手に対して失礼にあたり、無地では書きにくいので、罫線が入っているタイプの白色の便箋を使います。間違っても色付きの無地の便箋を使わないように注意しましょう。

添え状豆知識5:添え状に記載する事項

履歴書と一緒に送付する添え状について、次は記載する内容を説明していきます。 履歴書に添えるあいさつ文とは言え、マナーとして書いておくべきことがありますし、余計なことを書きすぎるのもかえってマイナスイメージになります。 決まった事項を決まったように書くだけで添え状には十分な効果があるので、しっかりと記載するべき事項を漏らさず記載するようにしましょう。

日付

添え状に書く日付は履歴書を郵送する日付を上寄せで書きます。 履歴書の記入日や封筒裏の日付もしっかりと合わせるようにするので、ポストに履歴書を投函する日をしっかりと決めてから書きましょう。 日付の年号ですが、一般的には和暦と西暦、どちらを利用するのも自由なのですが、履歴書を封筒で郵送する場合なら添え状に書く日付も、封筒に書く日付も和暦で統一しましょう。令和の年号はRと省略せずに、しっかり漢字で書きます。

宛先

宛先の情報は自分の調べ得る範囲で左寄せで書きます。 会社名、部署名、役職名、担当者名などを記載しますが、この時、「様」か「御中」かを間違わないのがポイントです。 「様」と「御中」の違いは個人であるか、団体や組織、部署であるかです。具体的に担当者の名前が分かっている場合はその方の名前と「様」を、会社の部署や組織宛てに出す場合は「御中」をつけます。また、株式会社の場合(株)と省略しないように注意です。

連絡先と氏名

履歴書と一緒に添える添え状には連絡先と自分の氏名ももちろん必要です。郵送の場合、連絡先や氏名は封筒に記載することになりますが、一応添え状にも書いておくのがマナーです。 手書きの場合はバランスが悪くなるので連絡先は書かず名前だけというのが一般的ですがパソコンで添え状を作成する場合は宛先の下段、右に寄せて自分の連絡先と氏名を書きます。「郵便番号」「住所」「電話番号」「氏名」の順番で書くようにします。

タイトル

添え状が手書きの場合はタイトルを書くことはありませんが、パソコンで作成する場合はタイトルをつけるのが一般的です。タイトルは例えば「応募書類の送付について」などで、文章全体の中央に来るように打ち、バランスを取ります。 手書きの場合はタイトルでなく、「拝啓」から始まり、季節の挨拶などを織り交ぜ、「貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます」などという文章から入るのが一般的です。

本文

メインの本文には応募の経緯、志望動機、自己PRなどで自己アピールをし、自分の経験やスキル、会社に対する熱意や思いなどを応募先の事業内容や仕事内容と絡めて端的にまとめるのがおすすめです。文章の長さとしては3~4行程度が目安になります。 最後、文章の結びとしては書類選考を受け、面接を希望していることを明記し、マナーとして何卒よろしくお願い申し上げますという一言で閉めるのがおすすめです。

同封書類

同封書類がある場合は同封書類の一覧を枚数と共に記載し、最後に「敬具」で終わるようにします。 同封書類に関しては箇条書きで書くのが相手に見やすく、わかりやすいでしょう。タイトルで「同封書類一覧」と書き、その下に箇条書きで同封種類を列挙し、枚数を記します。

添え状豆知識6:簡潔にビジネスマナーを守って作成する

添え状の文章はあくまで簡潔に、あまり自分の思いをくどくどと書き、相手が読むときに面倒な思いをしない程度にすっきりとまとめるようにするのが礼儀です。感情的な文章にならず、あくまでビジネスライクな文章を心がけます。 自己PRなども含めて、ビジネスマナーを守ってすっきりとした添え状に仕上げるように意識して書きましょう。

添え状豆知識7:封筒への入れ方

履歴書と添え状、必要な書類を封筒に入れる時の順番は最初に添え状や送付状、次に履歴書、そして職務経歴書、その他の書類という順番に重ねます。必要書類に関しては添え状に記載した順番に重ねると良いでしょう。 これらすべてをクリアファイルに入れて、封筒に入れると折れ曲がったり、濡れたりといったトラブルを防げますし、相手が封筒を開けた時に取り出しやすい状態で届くことになります。

添え状豆知識8:履歴書を手渡しする場合は?

履歴書を郵送ではなく、手渡しする場合でも必ずクリアファイルに入れてから封筒に入れて持ち込むようにします。サイドポケットなどがあるカバンの場合は取り出しやすいサイドポケットを利用するのがおすすめです。 面接官に渡す時には目の前で封筒から履歴書を取り出し、クリアファイルに入れたまま封筒の上に重ね、相手が読みやすい向きで渡します。両手で持ち、お辞儀をして「よろしくお願いします」と言って渡しましょう。

添え状豆知識9:自己PRについて

履歴書の添え状は自己PRの場として利用しましょう。相手をうんざりさせるほどの自己PRはかえってマイナスになりますが、自分のデメリットをフォローするために上手に利用するのがおすすめです。 例えば年齢制限がオーバーしている求人に応募する場合や転職の回数が多い場合、また無職の期間が長い場合などはこのようなデメリットをフォローしながら上手に熱意を伝える文章を書くと良いでしょう。

手書きで添え状を作成するメリット2つ

添え状は手書きの場合とパソコンで作成する場合の2つの方法があります。 企業によってはパソコンでの作成を指定する機業もあり、送付する前にしっかりとチェックしておくことも必要です。企業の文化や風土などを考え、どちらの方が良い印象を与えるかで決めるのもおすすめです。IT企業などの場合はパソコンで作成した送り状の方が良い印象を与えます。 敢えて手書きの添え状にする場合のメリットを2つのポイントでご紹介します。

手書きで添え状を作成するメリット1:相手によっては印象が良くなる

手書きの添え状は相手に気持ちが伝わる添え状を書くことができます。 ほとんどの書類がパソコンの文字が主流になっている現代、敢えて自分の字で添え状を書くことは意外性もあり、相手の人となりが見えてくるような気がします。 特にweb媒体以外で募集をかけている企業や老舗、家族経営の企業など手書きに親しみがあるような場合には手書きで添え状を書きましょう。しっかりと丁寧な字で仕上げるのを忘れないようにしましょう。

手書きで添え状を作成するメリット2:個性をアピールできる

手書きの添え状には人柄が出ると言われます。文字の大きさ、丁寧さ、バランスなど添え状全体がその人そのものと言っても過言ではありません。 個性が重視される職種に応募する場合や、採用基準として人柄や意欲を重視している旨が募集要項に記載してある場合は添え状や送付状も手書きにするのがおすすめです。手書きの添え状にするというだけでしっかりと個性や人となりを伝えることになり、ひとつのアピール要素になります。

手書きで添え状を作成するデメリット4つ

手書きで添え状を作成する場合、もちろんメリットだけでなくデメリットもあります。 何より、字が綺麗に書けない人によっては手書きの添え状を作成するというのはずいぶんと時間がかかり、ひと仕事となります。 手書きで添え状を作成する場合のデメリットを4つご紹介します。手書きの添え状を送るメリットと天秤にかけ、敢えて手書きにする必要がある会社かどうかをしっかりと吟味するのがおすすめです。

手書きで添え状を作成するデメリット1:書き損じる場合がある

手書きで添え状を作成するデメリットのひとつめは書き損じる場合があるということです。パソコンの場合、漢字などは正確に変換される場合が多く、字を打ち損じてもすぐに打ち直すことができるので手書きのような書き損じが生じません。 文章を書くことに慣れていない場合は一度下書きを用意し、それを見ながら書くというのもひとつの方法ですが、いずれにしても時間がかかることに違いはなく、パソコンの数倍の時間がかかります。

手書きで添え状を作成するデメリット2:複数枚必要な場合に手間となる

手書きで添え状を作成するデメリットの2つ目は複数枚必要な場合、大きな手間になるという点です。 パソコンで作成する場合には一度原本を作ってしまえば、会社名など一部を変えるだけで使い回しがききますが、手書きの場合はそうはいきません。一社一社いちから書くことになり、何社にも履歴書を送る場合には多大な時間がかかることになります。 何社分かの添え状が必要な場合には、どの会社に手書きの添え状を送るか吟味しましょう。

手書きで添え状を作成するデメリット3:すぐに書き直すことができない

手書きで添え状を柵瀬氏するデメリットの3つめはすぐに書き直すことができないという点です。 書き損じはもちろん、後から見直して「ここをこう書けば良かった」と思っても、パソコンのように保存してあった元のデータの一部を変えてプリントアウトするということは手書きの添え状の場合はできません。 履歴書の送付期限が迫っている場合など、急いでいる時にすぐに書き直すことができないというのもデメリットのひとつになります。

手書きで添え状を作成するデメリット4:レイアウトのバランスがとりにくい

手書きで添え状を作成するデメリットの4つめはレイアウトのバランスがとりにくい点にあります。 手書きの場合は縦書きになり、季節の挨拶などの文章に続いて、日付や相手の会社名などの宛先など色々な要素を縦書きで書き込みます。空間をどのようにバランスよく埋めていくかにはある程度のセンスが必要で、そう簡単ではありません。 文章、日付、宛名などバランスを整えて見た目よく書くのは慣れない人にとっては至難の業です。

手書きの添え状は相手によって印象が良くなる場合もある

手書きの添え状は相手によって印象が良くなる場合もある

今回は履歴書に添付する添え状について、書き方や手書きの場合のメリット、デメリットなどをご紹介してきました。 手書きの添え状の場合は会社によってはとても印象の良くなるツールであり、手間をかけてでも書く価値のあるものです。 パソコンに比べ難しい点もありますが、パソコンにはない人柄や意欲なども伝わりやすいでしょう。ぜひ履歴書を出す際には書き方をマスターして手書きの添え状を作成してみてはいかがでしょう。

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