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企業への電話のかけ方とマナー・時間・折り返し方|挨拶

ビジネスマナー

電話応対というのはある程度社会人としてなじんでいる方々でも億劫に感じることが多く、苦手としている人も多いものの一つです。実際に企業的な電話応対をしたことがない新卒社会人や大学生の最初の難関にもなります。企業に属せば必須となる電話応対の必須要項をまとめましょう。

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企業への電話のかけ方と時間

新入社員の壁は不本意ながらも色々と用意されてしまっておりますが、なにげに高い壁となってしまうのが企業への電話応対となります。これは学生のうちに習えるものではないので、どんなに闊達な人でも正しい知識を持っていないとミスをしてしまう確率が高くなっております。 それでは企業への電話のかけ方を、朝と夜に別けて考えていきましょう。どうすることが正解なのか、しっかり学んでいきましょう。

朝の早い時間は忙しいと理解すること

かけ方を学ぶ前にまず理解しておくべきことは、早すぎる時間帯は始業でどこの企業も慌ただしいのでその時間帯に電話をかけられると口調は軽くても心の中では「何でこの忙しい時間にかけてくるんだこの人」と思われる可能性がとても高いです。その時間は8~10時となります。どうしても緊急事態でできる限り伝えなければいけない案件以外はこの時間帯に電話をするのは避けましょう。 つまり、朝の時間帯は10~12時が良いと言うことです。あとはしっかりと用件を伝えるようにしましょう。また、相手企業の社員に電話を受け取ってもらったら「お忙しいところ、恐れいります」と挨拶を行い「○○会社の××と申します」と続けて、電話をつないでもらうために「△△部の□□様にお取り次ぎいただけないでしょうか」と話せばほとんど問題ないでしょう。

用件も伝えるとよりよい電話のかけ方となる

「お忙しいところ、恐れいります」と挨拶を行い、どこかの社員ならば「○○会社の××と申します」と続け、学生ならば「◯◯大学の××と申します」と名乗ってください。 そこから用件を伝えたい電話をつないでもらうために「△△部の□□様にお取り次ぎいただけないでしょうか」と話せば問題ない電話のかけ方となりますが、名乗った後にある程度用件を伝えると押し売りではないということがアピールできるのでより好印象となります。 最近は宣伝の電話も色々と進化しておりまるで知り合いの用に電話をしてくる宣伝も多くなっているので、企業側も警戒しているところが増えております。この宣伝であるのかの判断材料が「用件の中身」です。ここで宣伝ではなく仕事のことだとはっきりと伝われば相手企業側の社員もやりやすくなります。

用件が濃すぎないように注意すること

しかし、この用件が濃すぎると企業側で電話を出た社員も伝えるのに苦慮してしまうこともありますので、できるだけ相手企業側の電話を出た社員に伝える用件はシンプルなものにした方がいいです。 たとえば、「二日前にご相談にあった○○の件でお電話いたしました」といったどのような用件なのかしっかりと伝わるような話し方ならば、そこまで専門知識がない電話担当の方でも問題なく伝えることができるようになります。 もちろん、電話応対をしている人は企業によっては専門的な知識を持ち合わせていることもありますが、本当にアシスタントのような立ち位置の人を電話担当にしている企業もありますので、専門的な要素を挨拶とあわせて使うのは避けた方がいいケースも出てしまいます。

夜は遅くなればなるほど企業対応がなくなる

相手企業に電話をかけるタイミングとして扱い方が難しいのが夜です。就業までの追い込みで16~18時まではかなり忙しいという企業もありますが、実はそうでもない企業も存在しておりますので、ギリギリのタイミングではないのなら相手企業に電話をかけられる可能性があります。 しかし、就業前ギリギリのタイミングではすでにパソコンの電源を落としているケースもありますので、再び起動させるという手間をとらせてしまう恐れもあります。そう考えると遅い時間に電話をするタイミングは可能ならば16時まで、遅くても17時までと考えた方がいいでしょう。 そして、18時を過ぎて定時を過ぎてしまうと相手企業の社員がそもそも会社にいない可能性が高いので電話はしない方がいいです。どうしても急ぎ用件を伝える必要がある場合はしょうがないですが、できれば控えてください。

遅い時間帯に相手企業に電話をする場合は

どうしても電話をする時間帯が遅くなってしまう場合には、電話のかけ方も変わってきます。基本は今まで説明したとおりの電話のかけ方なのですが、遅い時間帯には「夜分、恐れ入ります」という言葉を添えるようにしてください。

企業への電話の折り返し方

次に相手企業から電話が来たのに出ることができなかったとき、どのように折り返したらいいのかをお伝えします。

出れなかった場合

相手企業からの電話に出られなかった場合は、必ず不在着信になってしまったことに対するお詫びを伝えるようにしてください。ただし、慌てて折り返すと通信環境が悪くてうまく用件が伝えらえない可能性もありますので、通信環境が整った場所で相手企業へ折り返しの電話をいれましょう。

企業への電話のかけ方とマナー

企業への電話のかけ方とマナーは相手の企業が忙しい時間帯や不在となるような時間帯を避けること、そして電波状況の良い場所から電話をかけること、こちらが伝えたいことをできる限り整理した状態にしておくこと、メモをするためにスケジュール帳やメモ帳を用意しておくことでしょう。 この下準備が終わったのならば、電話をかけますが必ず最初に「お忙しいところ失礼致します」という挨拶をして自分が所属する企業や大学を加えて名乗ってください。そして用件を伝えて相手方への取り次ぎをお願いいたします。用件には「OB訪問のお願いをしたくお電話いたしました」と内容がある程度わかりものにしてください。ここがスタートラインです。

目的の人に繋がったのなら

目的の人を呼び出してもらったのなら相手の名前を復唱するために「○○様でいらっしゃいますね」と確認を行い、再度「お忙しいところ失礼いたします」と挨拶をして名乗りも行いましょう。ここで「お時間はよろしいでしょうか?」と用件を伝える前に加えると印象が良くなります。 そして、先ほどはいくらか簡略化させた用件を具体的に伝えるようにしてください。ここでは聞き取りやすいようにはっきりとした声で、重要項目は復唱するように意識し、敬語表現に抜けがないように注意しながら会話をすればOKです。

企業への電話の留守番の残し方

企業への電話で相手が出ることができない状況ならば「○○様はいつ頃お戻りでしょうか」と電話を受け取ってくれた取り次ぎの人に確認するようにしてください。ここで確認することができたのなら「その時間に改めさせていただきます」と伝えてあとは「失礼いたしました」とこちらから電話を切れば問題ないでしょう。 企業への電話が留守録になってしまった場合は、会社名や大学名を加えた自己紹介をしっかりと行って「先日の○○の件でご連絡いたしました」と軽く用件を伝えて「後日また改めてお電話いたします、それでは失礼いたします」とつなげればいいでしょう。 ただし、何度も電話をしたことがない企業への電話だったのなら自己紹介が終わった後に「○○様のお電話でよろしいでしょうか?」と確認を入れた方がいいです。

企業との電話の受け答え方

企業との電話の受け答え方で注意すべきことは重要事項は復唱することと、聞き取りやすいようにはっきりとした口調で話すこと、そして正しい敬語を使うことです。特に、場所や日時などの重要項目は必ず復唱するようにしてください。

携帯からの企業への電話のかけ方

携帯から企業への電話のかけ方は今まで紹介してきたことをそのまま実戦すれば良いですが、携帯電話は電波環境に大きく依存していますので、必ず電波環境がいい場所から電話をかけるようにしてください。

企業への電話での挨拶の仕方

企業への電話での挨拶の仕方は自分のイメージに繋がるので非常に大切です。基本は「お忙しいところ失礼いたします」という挨拶で問題ありませんし、これが夜遅くの電話になってしまった場合は「夜分恐れ入ります」という挨拶に代えましょう。これらの挨拶をしっかりと行ってハキハキとした声で良い印象をつくるのが理想です。

企業への電話応対には慣れも必要

このように文字にすると企業への電話の仕方も簡単に見えてしまいますが、やはりこの企業への電話対応には慣れが必要です。いくら頭の中で復唱できるようになっていたとしても、それらを口にしっかりと出して体現できる状態にならないと意味がありません。実戦経験が重要となってきます。 しかし、事前知識もない状態でいきなり企業へ電話をするのは玉砕に近いものもありますので、ある程度企業への電話応対の仕方はどのようなものが良いのかは知っておくと良いでしょう。今回の記事をうまく活用してください。

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