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マイナンバー記載の住民票の取得方法と注意点|コンビニではダメ

各種手続き

将来的に生活の中で役立つことが期待されているマイナンバーですが、実は住民票に記載したうえで発行できるというのはご存知でしょうか。この方法を知っていれば確定申告の時などに非常に助かります。マイナンバー記載の住民票はどのように発行できるのでしょうか。

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住民票のマイナンバー記載の注意点とは?

マイナンバー記載の住民票の取得方法と注意点|コンビニではダメ

2016年1月から本格的に運用が開始されたマイナンバー制度は、2018年3月現在、主に税金や社会保障関係で使われていますが、ゆくゆくは民間利用も検討されているため、より生活に不可欠な存在となっていくことが予想されています。 ところでこのマイナンバーについては、実は住民票に記載してもらうこともできます。特に確定申告の際にマイナンバーカードがない場合は、その代わりにマイナンバーを証明するための書類として役立ちます。 また、万が一マイナンバーカードや通知カードを失くした場合でもマイナンバーを確認することができるため助かるのではないでしょうか。 そこで今回は、マイナンバーを記載した住民票のことについていろいろと見ていきましょう。さっそくながら、マイナンバーが記載された住民票にまつわる注意点から触れていきます。

基本的には住民票へのマイナンバー記載はなし

まず、普通に住民票を発行してもらっても、そこにマイナンバーは記載されません。というのは、まずマイナンバーそのものが個人情報とみなされているためです。 つまり、役所側としては特に何の必要もないのにマイナンバーを住民票に記載して、その結果個人情報であるマイナンバーが誤って流出しないようにするために、申し出がない限りはマイナンバーを記載しない状態で住民票を発行します。 後で詳しく触れますが、マイナンバーが記載された住民票が必要な場合は、その旨を役所の担当職員に伝えるようにしましょう。

選択できる

もちろん、マイナンバーが記載されている住民票の方も、また記載されていない住民票の発行も選択することが可能です。 役所の都合以外にも、個別の理由や事情などでマイナンバーが流出することが怖いと感じる方は、特に記載してもらわないまま住民票を発行してもらうこともできます。

マイナンバー記載の住民票の取得方法と注意点

マイナンバー記載の住民票の取得方法と注意点|コンビニではダメ

それでは、マイナンバーが記載された住民票を発行してもらうには、どのような手順で手続きをすればよいのでしょうか。また、発行してもらう場所についてはどのような点に気をつければよいのでしょうか。 ここでは、マイナンバーが記載された住民票の発行について必要な事柄を見ていきましょう。

口頭で希望の旨伝達

まず、マイナンバーが記載された住民票を発行してもらうには、役所の住民税を扱っている部局(戸籍課など)に直接出向きます。そして、発行申請書に必要事項を明記したうえで、提出する際に担当の職員に口頭でマイナンバーを住民票に記載してほしい旨を伝えます。 一見すると、このような方法をとらなくても、電話やメールなどでマイナンバーの記載された住民票を郵送してもらうようにすればよいではないかと考える方もいるでしょう。しかし、マイナンバーは先ほども触れたように個人情報の1つであるとともに、他の個人情報以上に厳重に取り扱われるべきものとされています。 いわば、銀行の暗証番号の取り扱いと同じようなもので、電話やメールの上で軽々しく扱うというようなことはできない種類の情報といえます。 だからこそ、マイナンバーの記載された住民票が必要な場合は、たとえ面倒でも役所の本庁舎や出張所の窓口まで出向く必要があります。

コンビニでは基本的にマイナンバー記載の住民票は取得できない

マイナンバー記載の住民票の取得方法と注意点|コンビニではダメ

近年では、コンビニの店舗に置いてある複合型のコピー機を使って住民票を取り寄せることができる場合も多くなってきています。この方法であれば、発行にマイナンバーカードや住民基本台帳カード、パスワード、発行手数料(200円)は必要であるものの、わざわざ役所に出かけてまで住民票を発行してもらう必要がありません。 そうなるとマイナンバーが記載されている住民票もコンビニのコピー機で発行してもらうことはできるのでしょうか。 結論から先に言えば、一部を除き基本的には発行することはできないというのが現状です。ただ、一部の地域ではマイナンバー記載の住民票の発行はできますが、対応している各自治体や発行できるコンビニによって対応の仕方が違うため、やり方がわからない場合は役所の職員やコンビニの店員に聞きながら発行するようにしましょう。

同一世帯員の場合は本人確認資料の持参が必要

マイナンバー記載の住民票の取得方法と注意点|コンビニではダメ

マイナンバーが記載された住民票は主に役所の窓口で発行してもらうことはできるということに触れてきましたが、例えば本人の分に加えて同じ世帯に一緒に住む家族の分も必要となった場合はどのような手続きを踏む必要があるのでしょうか。 このような場合は、発行を依頼した人の本人確認書類(つまり身分証:運転免許証や健康保険証など)を提示する必要があります。先ほども触れたように、マイナンバーは個人情報の中でも特に厳重に扱うべき種類のものとみなされているためです。 ちなみに、同じ家族であっても、例えばその家の長男が進学や就職を機に1人暮らしをしていて、かつ住民票も移しているような場合はその人のマイナンバーつきの住民票の発行をすることはできません。加えて、同じ家族でも二世帯住宅の一方に住んでいるような場合も発行はできないようになっています。

代理人の場合は委任状と本人確認資料が必要

本人がマイナンバーの記載された住民票が必要ではあるものの、何らかの事情で役所に出向くことができない場合は、代わりの誰かを代理人として立てて、その人に発行手続きをしてもらうこともできます。ただし、これには委任状と本人確認書類が必要です。 委任状は各自治体のホームページからダウンロードできるものが用意されているため、それをプリントアウトして使うこととなります。主な内容は委任した年月日(年の部分は和暦=元号の付いたもの)と、委任者の住所と氏名、印鑑、委任する内容を明記し、さらに一番下に代理人の住所、氏名、生年月日を記載します。 加えて、代理人が役所の窓口に出かけた際には、代理人の本人確認書類も必要です。以上の2点を職員が確認し、それが間違いないものと認められて、初めて代理人によるマイナンバー記載の住民票の発行ができます。

もしも、住民票へのマイナンバー記載を断られた場合は?

マイナンバーを記載した住民票の発行の際には、場合によって職員の方で記載の必要がないと判断し、その旨を申請者に伝える場合もあります。 この場合は、申請者側でマイナンバーが必要であることをはっきりと職員に伝えるようにすることが大切です。特に、最初に触れたような確定申告の際に記載が必要であるものの、マイナンバーカードがないという場合はなおさら住民票にマイナンバーを記載したものが必要ということになるため、職員の方も協力してくれるでしょう。 もちろん、役所側にマイナンバーの記載を拒む権利は基本的にないため、記載が必要であれば堂々と伝えてかまいません。

マイナンバー記載の住民票の見本と取得手続きの方法

マイナンバーの記載された住民票は各市区町村の役所の窓口で発行してもらうことができますが、自治体によっては見本はおろか、取得方法も異なってくる場合があります。 そこでここでは、主な政令指定都市と特別区の場合を例にマイナンバーの記載された住民票の見本や取得方法について見ていきましょう。

札幌市の場合

札幌市の場合は、市内の区役所の戸籍住民課の窓口のほか、大通にある証明サービスコーナー(こちらは土日も開庁)、篠路・定山渓の両出張所で取り扱っています。また郵便でも申請が可能です。なお、コンビニではマイナンバー記載の住民票は発行できません。ちなみに、発行手数料は1通につき350円です。 住民票にマイナンバーが記載される欄は、個人住民票の場合は上から2番目の真ん中の欄に、生体住民票の場合は各世帯員の欄の上から2番目の左側に記載されます。

仙台市の場合

仙台市の場合は、市内の各区役所の戸籍住民課や総合支所税務住民課、仙台駅前サービスセンター、市内各所の証明発行センターの窓口、もしくは郵便で発行の申請ができます。各施設により開庁時間が異なりますので、出向く際には事前に開庁時間を確認してから出かけるとよいでしょう。ちなみに、発行手数料は1通につき300円です。 なお、マイナンバーが記載されていない住民票であれば、このほかにもコンビニで発行できるうえ、市内16ヶ所に設置されている自動交付機に「せんだい市民カード」を通すことで発行してもらうことができます。

東京都練馬区の場合

東京都練馬区の場合は、区内に6ヶ所ある区民事務所(このうち練馬区民事務所は区役所内に設置)、もしくは郵便でマイナンバー記載の住民票を発行してもらうことができます。発行手数料は1通につき300円です。 発行に際しては本人か本人と同じ世帯の人間が窓口に直接申請するという方法が基本ですが、代理人が申請する場合はまず、申請者本人の住所に区役所から簡易書留で郵送する形となります。その分、発行されてから本人の元に届くのに日数がかかります。 このため、まず代理人が委任状と本人確認書類を提示したうえで窓口申請を行った後で、簡易書留の料金分の切手(25g以下で392円)を貼った返信用封筒も一緒に送る必要があります。

東京都杉並区の場合

東京都杉並区でも、マイナンバーの記載された住民票を発行してもらうには、窓口もしくは郵便で申請することになります。申請できる窓口は区役所の区民課区民係や区内6ヶ所にある区民事務所です。発行手数料は1通につき300円となっています。 発行は原則として、申請者本人もしくは本人と同じ世帯の人間のみが対象です。なお、代理人が申請する場合は、練馬区の場合と同じように代理人が委任状と代理人の本人確認書類を持って窓口で申請を行った後に、申請者本人宛に郵送することとなります。このため、こちらも切手(申請者本人の負担)を貼った返信用封筒を送る必要があります。

横浜市の場合

横浜市の場合も原則として窓口もしくは郵便での申請が基本となります。発行できる窓口は市内の各区役所の戸籍課窓口や市内に12ヶ所ある行政サービスコーナー窓口(主に市内の主要駅やその付近に設置)が挙げられます。発行手数料は1通につき300円です。 代理人を立てての申請についても、代理人が委任状などを持参して窓口で申請した後、申請者本人の住所に郵送する手順になります。なお、その分、発行されてから本人の元に届くのに日数がかかります。

名古屋市の場合

名古屋市の場合も原則として窓口もしくは郵便での申請が基本です。市内の各区役所の市民課や支所の区民生活課に住民票の発行を請求することになります。なお、発行手数料は1通につき300円です。 なお、名古屋市の各区役所や支所では、毎月の一部の日曜日にも開庁しているため、その日にもマイナンバー記載の住民票を発行してもらうことができます。なお、即日交付は申請者本人もしくは本人と同じ世帯に住む人が窓口で請求した場合に限ります。

大阪市の場合

大阪市の場合も原則として窓口もしくは郵便での申請が基本です。請求できる窓口は市内の各区役所の窓口サービス課や出張所、南港ポートタウンのサービスコーナー、梅田、難波、天王寺に設置されているサービスカウンター(土日祝日も利用可)、そして市役所本庁舎内の住民票・戸籍関係証明書発行コーナーです。なお、発行手数料は1通につき300円です。 こちらの場合も本人や本人と同じ世帯の人であれば即日交付できますが、代理人による申請の場合は本人の住所に郵送する運びとなります。

広島市の場合

広島市の場合も、原則として窓口もしくは郵便での請求が基本です。請求できる窓口は、広島市内の各区役所の市民課窓口や出張所、連絡所、市役所サービスコーナーに設けられています。なお、発行手数料は1通につき300円です。 請求ができるのは本人と本人と同じ世帯の人、もしくは代理人ですが、代理人の場合は本人の住所に郵送する形で発行されます。

福岡市の場合

福岡市の場合でも、窓口もしくは郵便での申請が原則です。発行を請求できる先は、市内の各区役所の市民課窓口や出張所、天神、博多駅、千早に設置されている証明サービスコーナーが挙げられます。なお、発行手数料は1通につき300円です。 本人と本人と同じ世帯員のほか代理人による申請ができますが、代理人が申請した場合は本人宛に郵送することになります。

マイナンバー記載の住民票はいざという時に助かる

マイナンバー記載の住民票の取得方法と注意点|コンビニではダメ

最近かなり身近な存在になってきたマイナンバーを記載した住民票について、いろいろと見てきました。マイナンバーカードや通知カードは役所などに行く場合や職場などでコピーを出す場合などが主に使う場であるだけに、ともすると失くしてしまう場合もあります。 そう言う場合にマイナンバーが書かれた住民票があると、いざという時に助かります。特に確定申告の時はマイナンバーを記載しておくことが求められるため、こういう住民票があればなおさら戸惑わずに済みます。 今後ますますマイナンバーの重要性が増してくるのに合わせて、マイナンバーの記載された住民票も重要度が増してくるでしょう。いざという時のために発行方法などはよく理解しておくとよいです。

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