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内定辞退の手紙の書き方の注意点と例文|封筒/用紙・手書き縦書きで

更新日:2020年08月28日

内定後

なかなか書きにくい内定辞退の手紙。内定辞退の手紙はどのように書けばいいのか分からないという方も多いのではないでしょうか。この記事では内定辞退の手紙の書き方を詳しく解説していきます。内定辞退の手紙を書かなければいけないという方はぜひ読んでみてください。

封筒の書き方

封筒に宛先を書く際ですが、表面に会社の情報を書きます。郵便番号は封筒上部に横書きし、会社の住所を右から書きます。そして中央あたりに会社名、部署名、担当者名が来るように書きます。担当者名のところを少しだけ大きめに書くとよいでしょう。 封筒を開けるまでどこの部署の誰に宛てたものなのかが分からないと受け取った側の手間になってしまいます。封筒をパッとみてすぐにわかるように宛名のところでも述べたとおり部署名、担当者名まできちんと書き、会社名も省略せずに正式名を書きます。 また裏面の左下辺りにに自分の住所と名前を書きます。そして封筒を閉じるときは必ずのりを使って閉じ、封筒を閉じたあと未開封ですよと示すように閉じ口から封筒本体にかけての部分に「〆」のマークを書きましょう。

用紙・折り方

内定辞退の手紙を書く際に使用する用紙は白の縦の罫線や横線の罫線のみが入っているシンプルなものにします。柄が入っていたり、色の付いたものは避けます。 そして用紙の折り方は三つ折りか四つ折りが基本です。三つ折りの場合はまず下から三分の一を折り、上から三分の一の部分をかぶせて、三つ折りの完成です。四つ折りの場合は下半分を上に向かって折り、さらにその下半分を上に向かって折ります。いずれも下から上に向かって折ります。 また封筒に入れる際ですが、書き出しの部分が封筒を裏から見たときに右上にくるように入れます。「拝啓」と手紙を書きだした部分が、封筒を開けて手紙を出すときに右上に来るように入れましょう。

印は要るのか

内定辞退の手紙に印は押すのかですが、結論から言うと印は不要です。もし会社からここに印鑑を押して提出してくださいなどの特別な指定があった場合は別ですが、基本的には内定辞退の手紙に印はいりません。 内定辞退の手紙を出す際には敬具の後に日付、大学名など、名前を入れますが、この名前の部分が署名となりますので印は不要です。 内定辞退の手紙を書く際には、必ず敬具の後ろに自分の名前を書くのを忘れないように注意をしましょう。この名前のところが印鑑の代わり、署名の役割を果たします。

送り方

送り方ですが、郵便局に行って速達で出すのがよいとされています。 基本的には内定辞退の連絡は電話でするのがベストです。電話だと実際に話すことができるので、手紙で一方的に内定辞退を告げられるよりも誠意を伝えることができます。また手紙だと実際に届くまで時間がどうしてもかかってしまいますが、電話だとすぐに伝えることができ、会社側も新たな採用者を探す準備を少しでも早く進められます。 以上のことから、内定辞退の連絡は早い方がいいので内定辞退の手紙は、より早く送付することができる速達で出すことが望ましいです。 また郵便局に直接行って郵送するのは、手渡しで確実に郵便局の職員のもとへ届き、次の便で速達として届けてもらえるという利点のほか、郵便局の窓口で速達を出すとその場で料金を徴収されるので、切手の料金不足で郵便物が返ってきて遅くなってしまうのを防ぎ、より早く確実に会社に届けることができます。

内定辞退は手書き縦書きの手紙で

パソコンで横書きはNG

横書きは親しい間柄でするものとされているため、正式なビジネス文書は縦書きで用意するものとされています。またより誠意が伝わる内定辞退の手紙の書き方としては、手書きで書くことが望ましいとされていますので、内定辞退の手紙を書くときには縦書き、手書きをします。 ただ今のご時世パソコンがかなり普及していてパソコンで仕上げた方が見た目もいいため、パソコンで横書きのものをNGとまでは言えませんが、一般的に推奨されているのは縦書きで手書きです。 比較的新しい会社やベンチャー企業のような過去のしきたりにとらわれない社風のところはそこまで気にしなくても大丈夫ですが、古くからのしきたりを大事にする会社やマナーを重じる会社など細かく気に留めそうなところの場合は、しきたりに従って縦書き、手書きで書いた方が無難です。

内定先と内定辞退の手紙の書き方

内定辞退の手紙の書き方をひととおり解説してきましたが、具体的に内定辞退の手紙はどのように書けばいいのか、こんな場合はどうすればいいのかを実際に例を出しながらお伝えしていきます。 内定辞退の手紙は一度書き方を覚えてしまえば、いろいろと応用が効きます。また内定辞退の手紙は内定辞退をしたいとシンプルに伝えるものなので、中身もとてもシンプルです。 一般的な内定辞退の手紙の例も出しておきましたので、ご自身の内定をもらった会社や業界に合うように応用することもできますし、内定辞退の理由や特に感謝の気持ちを伝えたい方がいるようでしたら、その感謝の気持ちを書き足して内定辞退の手紙を書くこともできます。 これまでご紹介してきたことを参考に、ご自身の状況にあった内定辞退の手紙を書きましょう。

一般的な内定辞退の手紙

手紙のタイトルを「内定辞退のご連絡」とし、内定辞退の手紙であるということを明記します。忙しい最中に見たときに何について書いてあるのかがすぐにわかることが重要ですので、結論を先に述べます。 用紙の左上に宛名「○○株式会社○○部○○様」のように会社名、部署名、担当者名を書きます。そして「拝啓(改行するかひとます空けて)○○の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」と本文を書きだします。 書く内容としては、内定を頂きありがたいという旨、内定辞退したいという旨、貴重なお時間を面接などに割いて頂いて内定をもらったにもかかわらず内定辞退をすることに申し訳ないという旨を書きます。 そして内定辞退をご了承くださいという内容、再度感謝の気持ちを伝え、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げますという文章で締めくくります。 最後は敬具で締めくくり、日付、大学名、名前を書いて完成です。

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初回公開日:2018年01月07日

記載されている内容は2018年01月07日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。
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