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内定辞退の手紙の書き方の注意点と例文|封筒/用紙・手書き縦書きで

初回公開日:2018年01月07日

更新日:2020年08月28日

記載されている内容は2018年01月07日時点のものです。現在の情報と異なる可能性がありますので、ご了承ください。

また、記事に記載されている情報は自己責任でご活用いただき、本記事の内容に関する事項については、専門家等に相談するようにしてください。

内定後

なかなか書きにくい内定辞退の手紙。内定辞退の手紙はどのように書けばいいのか分からないという方も多いのではないでしょうか。この記事では内定辞退の手紙の書き方を詳しく解説していきます。内定辞退の手紙を書かなければいけないという方はぜひ読んでみてください。

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内定辞退の手紙の書く上での注意点と例文

就職活動をがんばって、そして手に入れた内定はとてもうれしいものです、就職活動をしているときには内定は喉から手が出るほど欲しいものだったでしょう。しかし就職活動をしていて、結果が報われてくると出てきてしまうのが、内定を辞退しなければいけない会社です。 内定辞退をしようとなると、怒られそうとかせっかく採用してくれたのに申し訳ないなどでなかなか気が進まずついつい先延ばしにしたくなりますが、後回しにしても何もいいことはありません。むしろ内定辞退の連絡は早いに越したことはありません。 いざ内定辞退の手紙を書こうとすると何を書けばいいのか、どう書けばいいのかなどイメージが湧きにくいものでもあります。ここでは内定辞退の手紙の書く上での注意点やポイントを具体例を交えながらご紹介していきます。

宛名

内定辞退の手紙を書く際の宛名についてですが、必ず会社名はもちろん、部署名、担当者名まで詳細に省略せずに書きましょう。会社に手紙を出す場合一つの住所、一つの建物の中にたくさんの人がいます。また同じ苗字の人もいる可能性もあります。どこの部署の、会社の中でどのようなことをしている、どなた宛なのかを見てすぐにわかるように書いておきましょう。 そして内定辞退の手紙の宛名を書く位置ですが、宛名は少し大きめに書きます。 また内定辞退の手紙を横書きで書く場合は最初に会社名、部署名、担当者名の宛名を書いて最後に一番下に自分の大学名や名前です。 しかし縦書きで内定辞退の手紙を書く場合宛名は一番最後に手紙の左端に書きます。本文を書いて年月日、自分の大学名や名前を下詰めで書き、最後に本文を書いたときと同じ高さのところから会社名、部署名、担当者名の順で書きますので順番に注意しましょう。

宛名の書き方例

例えば「○○株式会社○○部○○課○○担当○○様」という形で正式に書きましょう。内定をするともらえる内定通知書や採用試験の時にもらった書類などに会社の中のどういう部署の何という人が採用を担当しているのか書いていることも多いので、宛名を書く際にはまず一度会社の正式名や担当者名など確認してそれ同じように書くことが望ましいです。 会社からもらった書類をいろいろ確認してみたものの担当者の名前が分からない場合は、「○○株式会社採用ご担当者様」と会社のどんな人に届けてほしいのかを明記しましょう。 また採用担当係や新卒採用係などその会社固有の呼び名がある場合は、その呼び名に従って部署名などの宛名を書くようにした方がいいでしょう。

季語

まず季語とは何かですが、簡単に言うと学校の俳句の授業で「俳句には季節を表す表現を入れましょう」と習ったその季節を表す表現のことを季語といいます。 内定辞退の手紙を書く際には出だしは「拝啓(改行するかひとます空けて)○○の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」のように書きます。 この「○○の候」の部分に季語を入れた時候の挨拶を内定辞退の手紙の書き出しに入れるのですが、手紙を送る季節によってこの「○○」の部分を適切な季語にしなければいけません。 内定辞退の手紙を書く際に季語が特に大事というわけではありませんが、より正しい方法で正式なビジネス文書を作成する上では必要なものになってきます。

季語の例

○○の候に入れる季語ですが、具体的にどのような季語があるのかを月別にご紹介していきます。内定辞退の手紙を送る月に合わせて適当なものを選んで書きましょう。また季語は厳密には同じ月でも上旬、中旬、下旬で別れてきますので上旬、中旬、下旬の順にあげていきます。ただ季語は他にもたくさんありますのでここではざっくりとピックアップしてあげていきます。 1月~4月は1月初春、寒中、厳寒、2月立春、梅花、春寒、3月早春、春色、春暖、4月陽春、春風、晩春。 5月~8月は5月新緑、薫風、青葉、6月初夏、向暑、梅雨、7月盛夏、暑中、盛夏、8月立秋、残暑、秋暑。 9月~12月は9月初秋、涼風、秋涼、10月秋色、紅葉、秋冷、11月晩秋、向寒、霜秋、12月初冬、寒冷、歳末。 この漢字2文字を内定辞退の手紙を書くときの時期に合わせて選んで「○○の候」とあてはめて書いてください。

時下とは

また「○○の候」とは書かず「時下」と書くこともできます。「拝啓(改行するかひとます空けて)時下、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」のように書きます。 時下はこのごろという意味で、今現在のことを表します。今現在のことを表しますので、季節関係なく春夏秋冬いつでも使えます。季語を考える必要もなく、いつでも使えるので覚えておくと便利な表現です。

封筒

封筒
※画像はイメージです
出典: Envelope - Free pictures on Pixabay

内定辞退の手紙を書いて送る際に使用する封筒ですが、封筒は白無地の縦書き用の封筒を使用します。便箋が三つ折りまたは四つ折りで入る封筒のサイズ、定形郵便で送れるサイズの封筒を選びます。 ただし、内定辞退の手紙を書く際に同時に返却しないといけない書類がある場合は、返却書類は透明のクリアファイルに入れて返却するのがマナーです。このため、クリアファイルが入る大きさの封筒の封筒を選び、内定辞退の手紙を同封しましょう。

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