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内定辞退の手紙の書き方の注意点と例文|封筒/用紙・手書き縦書きで

内定後

なかなか書きにくい内定辞退の手紙。内定辞退の手紙はどのように書けばいいのか分からないという方も多いのではないでしょうか。この記事では内定辞退の手紙の書き方を詳しく解説していきます。内定辞退の手紙を書かなければいけないという方はぜひ読んでみてください。

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内定辞退の手紙の書く上での注意点と例文

内定辞退の手紙の書く上での注意点と例文

就職活動をがんばって、そして手に入れた内定はとてもうれしいものです、就職活動をしているときには内定は喉から手が出るほど欲しいものだったでしょう。しかし就職活動をしていて、結果が報われてくると出てきてしまうのが、内定を辞退しなければいけない会社です。 内定辞退をしようとなると、怒られそうとかせっかく採用してくれたのに申し訳ないなどでなかなか気が進まずついつい先延ばしにしたくなりますが、後回しにしても何もいいことはありません。むしろ内定辞退の連絡は早いに越したことはありません。 いざ内定辞退の手紙を書こうとすると何を書けばいいのか、どう書けばいいのかなどイメージが湧きにくいものでもあります。ここでは内定辞退の手紙の書く上での注意点やポイントを具体例を交えながらご紹介していきます。

宛名

宛名

内定辞退の手紙を書く際の宛名についてですが、必ず会社名はもちろん、部署名、担当者名まで詳細に省略せずに書きましょう。会社に手紙を出す場合一つの住所、一つの建物の中にたくさんの人がいます。また同じ苗字の人もいる可能性もあります。どこの部署の、会社の中でどのようなことをしている、どなた宛なのかを見てすぐにわかるように書いておきましょう。 そして内定辞退の手紙の宛名を書く位置ですが、宛名は少し大きめに書きます。 また内定辞退の手紙を横書きで書く場合は最初に会社名、部署名、担当者名の宛名を書いて最後に一番下に自分の大学名や名前です。 しかし縦書きで内定辞退の手紙を書く場合宛名は一番最後に手紙の左端に書きます。本文を書いて年月日、自分の大学名や名前を下詰めで書き、最後に本文を書いたときと同じ高さのところから会社名、部署名、担当者名の順で書きますので順番に注意しましょう。

宛名の書き方例

例えば「○○株式会社○○部○○課○○担当○○様」という形で正式に書きましょう。内定をするともらえる内定通知書や採用試験の時にもらった書類などに会社の中のどういう部署の何という人が採用を担当しているのか書いていることも多いので、宛名を書く際にはまず一度会社の正式名や担当者名など確認してそれ同じように書くことが望ましいです。 会社からもらった書類をいろいろ確認してみたものの担当者の名前が分からない場合は、「○○株式会社採用ご担当者様」と会社のどんな人に届けてほしいのかを明記しましょう。 また採用担当係や新卒採用係などその会社固有の呼び名がある場合は、その呼び名に従って部署名などの宛名を書くようにした方がいいでしょう。

季語

季語

まず季語とは何かですが、簡単に言うと学校の俳句の授業で「俳句には季節を表す表現を入れましょう」と習ったその季節を表す表現のことを季語といいます。 内定辞退の手紙を書く際には出だしは「拝啓(改行するかひとます空けて)○○の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」のように書きます。 この「○○の候」の部分に季語を入れた時候の挨拶を内定辞退の手紙の書き出しに入れるのですが、手紙を送る季節によってこの「○○」の部分を適切な季語にしなければいけません。 内定辞退の手紙を書く際に季語が特に大事というわけではありませんが、より正しい方法で正式なビジネス文書を作成する上では必要なものになってきます。

季語の例

○○の候に入れる季語ですが、具体的にどのような季語があるのかを月別にご紹介していきます。内定辞退の手紙を送る月に合わせて適当なものを選んで書きましょう。また季語は厳密には同じ月でも上旬、中旬、下旬で別れてきますので上旬、中旬、下旬の順にあげていきます。ただ季語は他にもたくさんありますのでここではざっくりとピックアップしてあげていきます。 1月~4月は1月初春、寒中、厳寒、2月立春、梅花、春寒、3月早春、春色、春暖、4月陽春、春風、晩春。 5月~8月は5月新緑、薫風、青葉、6月初夏、向暑、梅雨、7月盛夏、暑中、盛夏、8月立秋、残暑、秋暑。 9月~12月は9月初秋、涼風、秋涼、10月秋色、紅葉、秋冷、11月晩秋、向寒、霜秋、12月初冬、寒冷、歳末。 この漢字2文字を内定辞退の手紙を書くときの時期に合わせて選んで「○○の候」とあてはめて書いてください。

時下とは

また「○○の候」とは書かず「時下」と書くこともできます。「拝啓(改行するかひとます空けて)時下、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」のように書きます。 時下はこのごろという意味で、今現在のことを表します。今現在のことを表しますので、季節関係なく春夏秋冬いつでも使えます。季語を考える必要もなく、いつでも使えるので覚えておくと便利な表現です。

封筒

封筒

内定辞退の手紙を書いて送る際に使用する封筒ですが、封筒は白無地の縦書き用の封筒を使用します。便箋が三つ折りまたは四つ折りで入る封筒のサイズ、定形郵便で送れるサイズの封筒を選びます。 ただし、内定辞退の手紙を書く際に同時に返却しないといけない書類がある場合は、返却書類は透明のクリアファイルに入れて返却するのがマナーです。このため、クリアファイルが入る大きさの封筒の封筒を選び、内定辞退の手紙を同封しましょう。

封筒の書き方

封筒に宛先を書く際ですが、表面に会社の情報を書きます。郵便番号は封筒上部に横書きし、会社の住所を右から書きます。そして中央あたりに会社名、部署名、担当者名が来るように書きます。担当者名のところを少しだけ大きめに書くとよいでしょう。 封筒を開けるまでどこの部署の誰に宛てたものなのかが分からないと受け取った側の手間になってしまいます。封筒をパッとみてすぐにわかるように宛名のところでも述べたとおり部署名、担当者名まできちんと書き、会社名も省略せずに正式名を書きます。 また裏面の左下辺りにに自分の住所と名前を書きます。そして封筒を閉じるときは必ずのりを使って閉じ、封筒を閉じたあと未開封ですよと示すように閉じ口から封筒本体にかけての部分に「〆」のマークを書きましょう。

用紙・折り方

用紙・折り方

内定辞退の手紙を書く際に使用する用紙は白の縦の罫線や横線の罫線のみが入っているシンプルなものにします。柄が入っていたり、色の付いたものは避けます。 そして用紙の折り方は三つ折りか四つ折りが基本です。三つ折りの場合はまず下から三分の一を折り、上から三分の一の部分をかぶせて、三つ折りの完成です。四つ折りの場合は下半分を上に向かって折り、さらにその下半分を上に向かって折ります。いずれも下から上に向かって折ります。 また封筒に入れる際ですが、書き出しの部分が封筒を裏から見たときに右上にくるように入れます。「拝啓」と手紙を書きだした部分が、封筒を開けて手紙を出すときに右上に来るように入れましょう。

印は要るのか

印は要るのか

内定辞退の手紙に印は押すのかですが、結論から言うと印は不要です。もし会社からここに印鑑を押して提出してくださいなどの特別な指定があった場合は別ですが、基本的には内定辞退の手紙に印はいりません。 内定辞退の手紙を出す際には敬具の後に日付、大学名など、名前を入れますが、この名前の部分が署名となりますので印は不要です。 内定辞退の手紙を書く際には、必ず敬具の後ろに自分の名前を書くのを忘れないように注意をしましょう。この名前のところが印鑑の代わり、署名の役割を果たします。

送り方

送り方

送り方ですが、郵便局に行って速達で出すのがよいとされています。 基本的には内定辞退の連絡は電話でするのがベストです。電話だと実際に話すことができるので、手紙で一方的に内定辞退を告げられるよりも誠意を伝えることができます。また手紙だと実際に届くまで時間がどうしてもかかってしまいますが、電話だとすぐに伝えることができ、会社側も新たな採用者を探す準備を少しでも早く進められます。 以上のことから、内定辞退の連絡は早い方がいいので内定辞退の手紙は、より早く送付することができる速達で出すことが望ましいです。 また郵便局に直接行って郵送するのは、手渡しで確実に郵便局の職員のもとへ届き、次の便で速達として届けてもらえるという利点のほか、郵便局の窓口で速達を出すとその場で料金を徴収されるので、切手の料金不足で郵便物が返ってきて遅くなってしまうのを防ぎ、より早く確実に会社に届けることができます。

内定辞退は手書き縦書きの手紙で

内定辞退は手書き縦書きの手紙で

パソコンで横書きはNG

横書きは親しい間柄でするものとされているため、正式なビジネス文書は縦書きで用意するものとされています。またより誠意が伝わる内定辞退の手紙の書き方としては、手書きで書くことが望ましいとされていますので、内定辞退の手紙を書くときには縦書き、手書きをおすすめします。 ただ今のご時世パソコンがかなり普及していてパソコンで仕上げた方が見た目もいいため、パソコンで横書きのものをNGとまでは言えませんが、一般的に推奨されているのは縦書きで手書きです。 比較的新しい会社やベンチャー企業のような過去のしきたりにとらわれない社風のところはそこまで気にしなくても大丈夫ですが、古くからのしきたりを大事にする会社やマナーを重じる会社など細かく気に留めそうなところの場合は、しきたりに従って縦書き、手書きで書いた方が無難です。

内定先と内定辞退の手紙の書き方

内定先と内定辞退の手紙の書き方

内定辞退の手紙の書き方をひととおり解説してきましたが、具体的に内定辞退の手紙はどのように書けばいいのか、こんな場合はどうすればいいのかを実際に例を出しながらお伝えしていきます。 内定辞退の手紙は一度書き方を覚えてしまえば、いろいろと応用が効きます。また内定辞退の手紙は内定辞退をしたいとシンプルに伝えるものなので、中身もとてもシンプルです。 一般的な内定辞退の手紙の例も出しておきましたので、ご自身の内定をもらった会社や業界に合うように応用することもできますし、内定辞退の理由や特に感謝の気持ちを伝えたい方がいるようでしたら、その感謝の気持ちを書き足して内定辞退の手紙を書くこともできます。 これまでご紹介してきたことを参考に、ご自身の状況にあった内定辞退の手紙を書きましょう。

一般的な内定辞退の手紙

一般的な内定辞退の手紙

手紙のタイトルを「内定辞退のご連絡」とし、内定辞退の手紙であるということを明記します。忙しい最中に見たときに何について書いてあるのかがすぐにわかることが重要ですので、結論を先に述べます。 用紙の左上に宛名「○○株式会社○○部○○様」のように会社名、部署名、担当者名を書きます。そして「拝啓(改行するかひとます空けて)○○の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」と本文を書きだします。 書く内容としては、内定を頂きありがたいという旨、内定辞退したいという旨、貴重なお時間を面接などに割いて頂いて内定をもらったにもかかわらず内定辞退をすることに申し訳ないという旨を書きます。 そして内定辞退をご了承くださいという内容、再度感謝の気持ちを伝え、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げますという文章で締めくくります。 最後は敬具で締めくくり、日付、大学名、名前を書いて完成です。

一般的な内定辞退の手紙の例

拝啓 ○○の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。 私、内定の通知をいただきました○○大学の○○です。 この度は御社の内定を頂きまして誠にありがとうございます。 (「先日お電話にてもお話しをさせていただきましたが」または「大変嬉しい限りではございましたが」)誠に勝手ながら、内定を辞退させていただきたくご連絡をさせていただきました。 書類審査から面接、内定に至るまで貴重なお時間を頂戴したにもかかわらず、このようなご連絡になり大変申し訳ございません。 心苦しい限りではございますが、何卒ご了承いただきますようお願い申し上げます。 採用に関わってくださった皆さまには心より感謝しております。 最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。 敬具

病院・看護師の内定辞退の手紙

病院・看護師の内定辞退の手紙

看護師の場合、病院と就職活動者の間に紹介業者をはさんでいる場合は、その紹介業者が内定辞退の連絡をしてくれる場合もあります。就職紹介業者をはさんでいる場合は一度、就職紹介業者にどのように内定辞退をすればいいのか確認してみましょう。 ただ採用したあとは、勤務開始に備えて研修の準備や手続きなどの段取りを進めています。また採用してもらった際にお世話になっているところでもあります。誠意を示すためにも就職紹介業者経由の連絡だけで済ますのではなく、自分でお詫びをすることも必要なときもあるでしょう。 病院や看護師の場合も内定辞退の手紙の内容としては同じようなものになります。変わってくるのは貴社、御社のところは採用先は病院なので「貴院」とすること。また出だしの「○○の候、貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。」は民間企業に向けた挨拶なので少し変える必要があるでしょう。

病院・看護師の内定辞退の手紙の例

拝啓 厳寒の候、皆様いかがお過ごしでしょうか。 私、内定の通知をいただきました○○大学の○○です。 この度は貴院の内定を頂きまして誠にありがとうございます。 (「先日お電話にてもお話しをさせていただきましたが」または「大変嬉しい限りではございましたが」)誠に勝手ながら、内定を辞退させていただきたくご連絡をさせていただきました。 ※理由は述べてもいいが、言って相手の気分を害してしまうようなら述べない方が無難なこともあります。 書類審査から面接、内定に至るまで貴重なお時間を頂戴したにもかかわらず、このようなご連絡になり大変申し訳ございません。 心苦しい限りではございますが、何卒ご了承いただきますようお願い申し上げます。 採用に関わってくださった皆さまには心より感謝しております。 最後になりますが、貴院の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。 敬具

転職の場合の内定辞退の手紙

転職の場合の内定辞退の手紙は新卒などの一般的な内定辞退の手紙と同じで構いません。内定辞退をしたいという意思と採用してくれたことに対する感謝、それを裏切るような形になってしまい申し訳ないという気持ちを書いて送ります。 特に理由は長々と書く必要はありませんので、一身上の都合や検討の末などと簡潔にし、シンプルなものにましょう。

内定辞退の連絡は早めに

内定辞退の連絡は早めに

今回は内定辞退の手紙の書き方を詳細にご紹介しました。内定がもらえるのはうれしいことですが、実際に入社するのは1社なので、どうしても絞らなければいけません。 内定辞退の連絡は電話でするのが基本ですので、まずは会社に電話を入れましょう。辞退をすることが確定したらできるだけ早く会社に電話をすることが大切です。 電話を入れたものの担当者と話すことができず、取り急ぎ内定辞退の連絡をするという場合や電話で連絡したものの正式な文書でほしいといわれた場合、手紙で返却書類とともに内定辞退の手紙を添える場合など、内定辞退の手紙を書くことになったときには早めに作成しましょう。 内定辞退の連絡となると気が進まず、後回しにしたくなってしまいますが、内定辞退の連絡を後回しにしても何もいいことはありません。企業側も内定辞退者が出ることでしなければならないことが出てきますので、早くシンプルに終わらせることが大事です。

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