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問題と課題の捉え方・対策・目的別管理法

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ビジネスシーンでよく使われる「問題」「課題」という用語ですが、同じような意味として捉えている人も多いのではないでしょうか。今回は「問題」と「課題」の違いを定義した上で、どのように発見して管理していくか、解決するためにはどんな能力が必要かをご紹介していきます。

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問題と課題の違いとは?

「問題」と「課題」の意味とは?

まずは「問題」と「課題」とはどのような意味なのかをみていきましょう。初めに「問題」の意味です。

1 解答を求める問い。試験などの問い。「数学の問題を解く」「入試問題」 2 批判・論争・研究などの対象となる事柄。解決すべき事柄。課題。「そんな提案は問題にならない」「経済問題」「食糧問題」 3 困った事柄。厄介な事件。「新たな問題が起きる」 4 世間が関心をよせているもの。話題。「問題の議員」

次に「課題」の意味です。

1 与える、または、与えられる題目や主題。「論文の課題」「課題図書」 2 解決しなければならない問題。果たすべき仕事。「公害対策は今日の大きな課題である」「緊急課題」

このようにどちらの意味にも「問題」「課題」という表現が入っていますので、日本語の使い方としてはほとんど同じ意味として使われているイメージを持たれたり、使われたりすることもあり、明確な違いが分からないという人もいるでしょう。 では視点を変えて、英語で「問題」と「課題」はどのように訳され、どのような意味を持つかを考えてみましょう。英語では「問題」を「problem」と訳し、「課題」を「task」と訳します。次に「problem」意味です。

1(特に,解決の難しい)問題,難問 《★【類語】 ⇒question 3》. 2(試験などの)問題. 3[通例単数形で] 扱いにくい人,問題児; 悩みの種.

「task」の意味は次の通りです。

~に仕事を課する、~に苛酷な負担をかける 【名】 〔与えられた〕任務、課題 〔一定期間内に終えるべき〕仕事、職務 〔重要な〕役割、目的

以上のように、「問題」「課題」について英語からみていくと、それぞれの意味の違いや使い方が異なることが見えてくるのではないでしょうか?次に「問題」と「課題」の違いについて考えていきましょう。

問題と課題の違いについて

「問題」と「課題」は、いずれも「解決」を求めていくところは同じと言えます。次に「問題」については、その意味合いから「現状」と「目標(あるべき姿)」との「ギャップ」から生じる、解決を求められる物事です。 例えばいつもなら間違いなく出来ている仕事が、その日だけ能率が上がらず成果が出なかった場合、いつもなら出来ているのに出来なかったのは何らかの「問題」があったからだと判定されるでしょう。また「課題」については、生じた問題によってできたギャップを埋めるために行う「仕事や行為」です。 先の例ですと、出来なかった理由を考えた結果「知識不足」が判明し、その結果を踏まえてどのように解決に導いていくか目標を立てることが「課題」と言えるでしょう。

「問題」と「課題」の定義とは?

以上のことから、「問題」を定義づけする場合、「現在発生した状況に対して、何らかのネガティブな影響を与えるもので、それによって生じた目標とのギャップ」と言うことが出来るでしょう。一方、「課題」の定義としては、「生じた問題に対し、その問題を解決した上で目標を達成するために行うポジティブなやるべきこと」と考えることが出来るでしょう。

問題や課題はどのように発見し解決していくの?

実際のビジネスシーンにおいては、「問題」と「課題」が混在してしまい、何が「問題」で何が「課題」なのかが不明瞭になってしまうこともあるでしょう。このように混在してしまった場合、発見するためには、一般に「問題」と「課題」をはっきりと区別することが重要とされています。 そのためには、まずなぜその問題が起こったのかを調査すると良いのではないでしょうか。原因が分かればそれを解決するための「課題」が見えやすくなるでしょう。「何を課題と置くのか」によって解決の方向性が大きく変わると言えますので、想定できる課題をいくつか挙げて検証していくと良いでしょう。

プロセスを踏むことで解決に近づく!?

問題や課題を解決には、一般にプロセスを踏む必要があるとされています。そのプロセスとしてよく挙げられているものとしては、現状の目標などに対して「問題」が発生した場合、現状を分析して課題を明確にし、新たに目指すゴール目標を設定することとされています。 実際に、問題・課題解決能力に優れている人は意識する、しないに関わらずこのプロセスを踏んでいるとされており、計画を立てて実行し、その結果を検証することに長けていると言われています。

問題や課題の解決に必要な能力とは?

では、問題や課題の解決にはどのような能力が必要なのでしょうか。問題が発生し、課題が明確になった場合、解決に向けて動く必要がありますが、その行動は1人きりでは限界があるでしょう。周囲の同僚やチーム、上司や取引先などとも協力しながら解決に向けて進めて行くことになります。 従って解決に必要な能力としては「コミュニケーション力」や 「ツールの知識とそれを活かす力」「発想力」そして「実行力」などが必要と言えるでしょう。

問題・課題ごとの対策や管理法とは?

ここからは実際に起こった問題や課題を解決に導くための対策や、管理法について考えていきましょう。まずは対策からみていきましょう。

対策1:ゴール目標がブレないように作りましょう!

問題が発生した場合、「なぜ起こったのか」の原因を追求して対策を立案することになりますが、発生原因が1つとは限りません。いくつかの問題が複雑に絡み合っていることもあり、原因がはっきりしない場合も考えられます。 そのため対策をいくつも立案することになり、「なにをやりたいのか」が分からなくなってしまったり「その場しのぎ」と取られるケースもありますので注意が必要です。目標は「問題の鎮静化」ではなく「最大の成果を得ること」と設定されるケースが多いです。 そのためその場合、「最大の成果」を得るために出てきた「問題」であり「課題」であることをチームの共通認識とした上で対策を立案していくと良いでしょう。

対策その2:分かりやすく具体的に作りましょう!

対策を立案するとき、会議などで協議した結果が「抽象的でよく分からない」ものであったり「精神論」になってしまうことはないでしょうか。一般に「誰が」「なぜ」「いつ」「どこで」「何を」「どのように」「いくら」等の表現を使い、問題の原因や課題解決に向けた対策を明確にすると分かりやすくなるでしょう。 すべてのケースに当てはまるか否かは状況によっても異なりますが、原因を明確にして対策を「具体的」にどのように進めていくかを明示することで、行動しやすくなるものです。どの立場の人が見ても分かりやすく、そこに関わる全ての人がスムーズに対応できる対策を立案することが課題解決の重要なポイントの1つと言えるでしょう。

対策その3:確実に実行できるものを作りましょう!

理想的な結果を得るために、高い目標設定や対策を掲げる場合もあるでしょう。対策を検討する中で、アイディアとして、または複数候補の1つとして挙げる理想の目標の場合は、モチベーションアップにもつなげることも可能ですが、実現が相当困難な理想の数値(状況)を「必達目標」として、課題解決のあるべき姿と設定するのは避けた方が無難です。 問題や課題解決のためには「人的資源」「物的資源」「資金」が必要な場合も多く、そのすべてを100%揃えることは難しいケースも多いでしょう。理想を求めすぎると中途半端になるケースもありますので、高すぎる目標を掲げることは避け、しっかり準備して行けば実現できる「実現可能な目標」を設定すると良いでしょう。

問題や課題の管理法とは?

対策を立てて実行に移すとき、それをいかに管理していくかが重要になるでしょう。ここでは問題や課題の管理方法についてみていきましょう。

管理法1:優先順位をつけて全員で共有しましょう!

対策が決まりやるべきことが定まった後は、優先順位をつけると良いでしょう。特に複数のチームなどで対応する問題や課題の場合、優先順位を決め共有しておかないと、最終決定の段階でブレてしまうことも考えられます。 異なる認識をなくしやり直しを防ぐ意味でも、課題1つひとつについて各人の合意を得た後、一覧にするなど担当者の目に留まるような工夫をするのも良いでしょう。

管理法2:課題ごとに期限を定めて進捗確認をしましょう!

問題や課題ごとに「期限」を定め、各担当者ごとに割振りすることで進捗状況が把握しやすくなるでしょう。もしも、期限を過ぎても解決していない課題があれば、その時点で組み直しも可能となり、終わっていないことによって他の課題に影響が出ていないかを確認することも容易になるでしょう。

問題や課題を「チャンス」と捉えて解決を目指しましょう!

ここまで問題や課題についてみてきましたが、「問題」や「課題」が出るということは、そのプロジェクトがよりよい姿に変わるための「チャンス」と捉えることも出来るでしょう。 そのチャンスを活かすためにも、ネガティブに表現される「問題」をポジティブな「課題」で解決への道を示し、個々に対策を立案して進捗状況を管理するという「プロセス」を作り上げることが出来れば、現状と目標を見失うことなく、最良の結果を得られるのではないでしょうか。

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