会社での評価を上げる「改善提案ネタの事例」と「提案書の書き方」

会社で改善提案を書かなければいけない時があると思いますが、どういったネタを提案すればいいのか困ってしまいますよね。またそのネタをどのように提案書に書いたらいいのかと言う書き方のフォームにも悩みます。あまり悩まずに済む改善提案の仕方についてまとめてみました。

会社で改善提案はどんな時に行うか

改善提案はそれぞれの部署でもっと効率的に仕事が行え、またミスなく仕事を遂行するために行われる提案ですよね。それぞれの社員自らが改善提案をしていくことでより効率的な仕事を社員自らが目指していくものです。

その改善提案のネタについては、意外と入社当初は、わからないことや疑問点も多く、ここはどうしてこんなやり方なのだろうと思ったりしてネタも探しやすいことも多いのではないでしょうか。

しかし、仕事に慣れていくにつれ、現実的になってしまってどうせ変えられない、無理なことだと思い、仕方ないと諦めてしまっていることが多くありませんか。

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それをあらためて洗い出し、改善提案として率直に挙げることが業務改善のねらいです。会社としては常に改善を目指し、部署の能率や個人のスキルを上げたり、環境の改善を図ることを考えています。

さらに会社として今の現状の問題点を打開したい時にも社員に改善提案が求められることがあります。

ただ、改善提案のネタを出す側としては、何度もそうした提案をしていくうちにネタ切れや現実的に実践できないから提案をやめたいなどという壁にもぶち当たったりします。そうした時に一体どうやって改善提案を探せばいいのでしょうか。

改善ネタの探し方:毎日の疑問や反省をメモする

毎日の中でメモを取って「今日はこのために時間がかかった」「こんな作業が面倒だ」「もっとこんなものがあれば効率的にできるのに」「これは不要ではないか」など、様々なネタ探しをしてメモを取っておくことが大事です。

今やっていることに疑問を持つことが大切で、効率などをいつも考えながらネタを探しておくことがおすすめです。この作業を何時間かかって効率的だったのか、もっと違う方法があったのか、作業自体を変える必要があるのかなど常に効率を考えて仕事をすることが必要と言えます。

きっと急に改善提案と言われてもネタが思い浮かばない人が多いと思いますが、常日頃から何か困ったり、解決したいことがあればメモを取っておくことが一番重要ではないでしょうか。

改善ネタの探し方:周りの同僚などとネタ探しの話をしてみる

自分一人だとネタ切れになってしまった場合は、周りの同僚や後輩たちと話をしてみることも大事です。どんな問題を抱えているのかを話し合ってみましょう。

また自分が改善したいと思っている気付きに対して他の人はどう思っているのかを聞いてみることで改善策が生まれてくることもありますよね。改善したいことはあっても改善策をどうしたらいいのかがわからない時などは、一緒に話し合ってみるのもとても有意義です。

仕事について困っているというネタで話をすると、意外とお互いに率直なネタが出てくるのではないでしょうか。そして、一人では改善できないこともみんなでなら実践的な改善策が生まれてくることがよくあります。

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改善提案ネタの探し方:洗い出すチェック項目5つ

業務の効率化や個人のスキルアップを図るための改善策を探すのですが、次のようなことを検討します。一度業務を洗い出してどんなことを実際にしていて、どんな問題点やミスが発生しているのかをピックアップして考えてみます。

①業務を細分化してリストアップ
②業務の簡略化(省略したりまとめたり短縮できるものがあるのか)
③業務の順番の入れ替え
④ミスが多い人や仕事の内容、その時間や環境の洗い出し
⑤業務や問題点を数値化して具体的に検討、比較

改善提案のネタの書き方・ベストフォーマット

こうして業務を洗い出すことで具体的に改善提案のネタの内容が決まりましたら、改善提案書を書くことになりますが、会社によってフォームがあったりもすることと思います。

そこで基本のスタイルとして大事にしたいことを挙げると、「シンプルに」改善提案のネタが伝わりやすく「論理的に」何をどう改善したいのか「分かりやすく」どう具体的に実践していくのかを書くことが大切で、A4用紙1枚位にまとめます。

改善提案のフォーマットの基本

下記のような内容を盛り込んだ改善提案書を作成します。

・改善提案年月日
・改善提案者の所属部署名や役職
・氏名
・改善提案ネタタイトル「~の改善について」「~の効率化について」など
・改善提案理由(これまでの課題を記入)
・改善提案ネタ内容(より具体的に○○を〇することを提案する)
・改善で期待される効果
・改善実施スケジュール案(いつからどこでどのようにしていくのかを具体的に表記)
・添付資料(グラフや図表などで視覚的にわかりやすく改善効果を示すものがあれば添付)

改善提案ネタを人に強くアピールするコツは、改善効果を明確にすること

業務の改善提案をした場合に、それがどれだけわかりやすく効果があるものとして見てもらえるかどうかも重要です。

業務改善の記入の仕方を工夫して改善による効果をよりアピールします。現在の問題点を具体的に細かく列記し、何がどう改善されるのか、できるだけ具体的に見える効果をアピールする必要があります。

そして改善を実施していく中でもきちんと実施できているのか、そのチェック方法についても書いておきます。提案のしっぱなしにならないように改善のチェックができるようににしておくことも大事です。

こうしていろいろな工夫をすることで有意義な改善提案として会社から評価され、実際に改善の効果もあがってくるようになりますので頑張ってみませんか。