【履歴書送付】送付状・封筒の書き方・マナー、配達方法を学ぼう

今回は「送付状の書き方」から「配達の方法」まで、履歴書を企業へ送付する際の手順と、注意したいマナーをまとめています。面接というあなたの価値を試される舞台に上がるためにも必要なマナーを一つ一つ学んでいきましょう!

送付状を作成する手順と気をつけるべきマナー

履歴書を送るときは送付状・添え状・又はカバーレターと言わるものが必要です。これは簡単に説明すると「履歴書と各種書類を送らせて頂きましたので確認をお願いします。」という内容の手紙のような物です。一般的にはパソコンで作成するものでありますが、手書きで書くこともできます。特に企業から指定されるものではないですので、パソコン、手書きのどちらでも問題はありません。

パソコンで作るメリット:書類作成等のパソコンのスキルのアピールに繋がります。
手書きのメリット:文字を丁寧に書く能力、文章を簡潔丁寧に書く、誠実さのアピールに繋がります。

パソコンで送付状を作成する場合

送付状はパソコンで作る方法と手書きで作る方法がありますが、これからどうやって作るのか、どうのようなマナーを気を付けて作成すればいいのかを順を追って説明していきます。

パソコンで送付状を作る場合の書き方

インターネット上でまずは送付状のテンプレートを探しましょう。用紙サイズは同封する履歴書などの書類サイズに合わせて選びましょう。
テンプレートを見つけたら、ダウンロード後、WordやExcelで入力していきましょう。基本的に横書きで書いていきます。
送付状によっては形式が様々あるのですが、今回は一般的な送付状の書き方を説明していきます。

1.宛名、担当部署、担当者名を書く

左上に宛名の会社名の正式な名称、担当部署、担当者名を記入していきます。このとき気を付けるポイントは、会社名の(株)です。(株)は必ず株式会社に書き正して書きましょう。人事担当者名が不明な場合は採用ご担当者様と記入しましょう。

2.日付を書く

右上に日付を記入していきます。日付は和暦でも西暦どちらでも問題ないです、日付はポストに投函する日を記入しましょう。

3.差出人の情報を書く

差出人の住所と連絡先の電話番号と差出人の名前を書きましょう。電話番号は必ず連絡とれる電話番号を書きましょう。携帯電話の番号でも問題ありませんよ。

4.送付状の本文を書く

送付状の本文を書きましょう。送付状には必ず頭語と結語を忘れずに書きます。

頭語と結語は2つでセットです。簡単に説明しますと

頭語とは「こんにちは」に当たる言葉です。
結語とは「さようなら」に当たる言葉です。
「前略」などはふさわしく無いため頭語と結語には下記のいずれかを使って文章を作っていきましょう。

頭語と結語の一例

頭語:拝啓 拝呈 謹啓
結語:敬具 拝具 敬白
一般的には「拝啓」と頭語を付けたら結語の「敬具」で締めます。

5.時候の挨拶と結びの挨拶を書く

頭語に続く時候の挨拶と結びの挨拶をいれていきましょう。「時候の挨拶」とは、季節や天候等に応じた心情、季節感を表す言葉です。頭語のあとに続く挨拶文となります。一年中、使えるとても使い勝手の良い時候の挨拶は「時下」です。

もっと丁寧な印象を与えたい場合は下記にある季節の時候の挨拶を代わりに入れていくと良いでしょう。

1月:初春の候
2月:晩冬の候
3月:早春の候
4月:春暖の候
5月:新緑の候
6月:初夏の候
7月:盛夏の候
8月:残暑の候
9月:初秋の候
10月:秋涼の候
11月:晩秋の候
12月:初冬の候
6.結びの挨拶を書く

結びの挨拶を書いていきます。面接の前の選考を通りたいあなた自身の気持ちや想いを丁寧に書いておくとよいでしょう。

7.書類を箇条書きで書く

同封の書類を箇条書きで載せましょう。

中央ぞろえで「記」と入力
下に箇条書き、中央ぞろえで同封書類の名前と部数を記載しておきましょう。
最後に右下に「以上」と記入したら完成です。

手書きで送付状を作成する場合

次に手書きで送付状を作る際の、流れとマナーを解説していきます。用紙やペンは下記の物を使いましょう。

「用紙」は無地の白色の縦書き便箋に書きます。縦書き用、横書き用どちらで書いても構いませんし、羅線入りでも問題ありません。サイズは履歴書やほかの書類に合わせて選びましょう。

「筆記具」は黒ボールペンを使用します。万年筆は滲みやすく読みづらくなるので使わない方が良いでしょう。修正液での修正も絶対にしてはいけません。必ず新しい便箋を用意し書き直すようにしましょう。

手紙などを書き慣れない方は縦書きで書く場合は戸惑って混乱される方もいるかもしれませんので一応説明しておきます。縦書きで書くときはハガキなどの住所を書くときと同じで右端の行から書いていきます。手順の一行目は右端の行からということになります。横書きで書かれる場合は一番上の行からということになりますね。

1.頭語を文章一行目の頭に書く

頭語の後は一文字分空けましょう。

2.時候の挨拶を書く

時候の挨拶は頭語を書き始めた行に収まるように書きましょう。

3.本文を書く

次の行の頭一文字分開けて本文を書きはじめます。

これはいくつも文章が連続してしまうと読みづらいためです。読みやすくするためにこまめに段落を変えて書いていきましょう。

4.結語を書く

結語を本文の書き終えた行に書きます。どうしても結語が収まりきれない場合は次の行の文末に一文字分空けてその上に書きましょう。

5.日付を書く

日付を書きましょう。漢数字、和暦で書きます。平成28年4月1日ならば平成二十八年四月一日ですね。

6.差出人の名前を書く

差出人の名前を文末一文字分空けて書きましょう。日付の次の行の文末寄せで自分の名前を書き、結語を書いたときと同じように文末一文字分を空けて書くようにしましょう。

7.宛名を書く

宛名の会社名と部署名担当者名を1行に収めて書きましょう。書くときにそれぞれの一文字分ずつ間を空けながら1行に収めて書きましょう。採用担当者名が不明ならば採用ご担当者様と書きます。

例:株式会社田中 人事部 田中太郎様

自己PR付きの送付状を書いてアピールすることも可能

基本的には送付状に自己PRを付ける必要はないのですが、パソコンで作成する送付状には自己PRを書くための欄が用意されたものもあります。

どのような場合使うべきなのか。二つあります。

応募倍率がとても高く、自分の書類を見てもらえない可能性のある場合です。
経歴が弱く経歴だけでアピールできない場合です。
アピールポイントを経歴以外でアピールしておきたい場合に活用できるんですね。これで送付状の完成です。

封筒に宛先・差出人情報を書く

ペンを使うのはあと少しですよ、頑張って丁寧に書いていきましょう。

封筒の書き方1:オモテ面の書き方

封筒の表面の宛名書きから書いていきましょう。

1.郵便番号を書く

封筒の表面の右上の郵便番号欄に横書きで郵便番号を書いていきましょう。郵便番号の欄が無い封筒の場合はそのまま郵便番号を書いて問題ないですよ。

2.宛先住所を書く

封筒右端に縦書きに宛先住所を書きましょう。略さずに書いてきましょう。宛先住所に続く建物名をその左横に縦書きで書きましょう。

3.会社名を書く

封筒中央右寄りに会社名を書きましょう。このとき(株)と書くとマナー違反になるため、(株)は必ず株式会社に書き正して書きます。

5.担当者名を書く

会社名の左に担当部署・課と担当者名を書きましょう。担当者名が不明な場合は、採用ご担当者様と書いて問題ないですよ。

6.「履歴書在中」を押印する

最後は左下に「履歴書在中」スタンプをしっかり押印しましょう。インクが乾くまで少しおいて、表面の出来上がりです。

封筒の書き方2:ウラ面の書き方

封筒裏面の差出人名を書いていきましょう。

1.宛先住所を書く

封筒裏面の左下やや中央よりにまずは住所を縦書きに書きましょう。宛先住所の時と同じく住所と建物名は行を分けて書きますよ。このとき省略して書くなどはしないいでください。

2.差出人の名前を書く

差出人の自分の名前をしっかりと丁寧に書きましょう。

3.郵便番号を書く

住所と名前の少し上あたりに郵便番号を書きましょう。欄は不要で横書きで郵便番号を書きましょう。これで封筒の裏面の出来上がりです。

封筒への書類の入れ方

その前に、発送するために必要な物は準備できてますか?履歴書などの種類も必要ですが、封筒の封を糊付けしたり宛名をサインペンで書いたり等、使う道具もあるためです。以下の物が必要になりますので、無ければ準備しましょう。準備ができたら順番に沿って進めていきましょう。「あれ?切手はいらないの?」と思われた方は鋭いですね。切手は現時点では準備しなくても問題ありません。

【送付する物その他、各種種類5点】

履歴書(記入済み)
送付状(作成済み)
企業から指定された書類(エントリーシート等)
新品のクリアファイル(履歴書などの書類をまとめるために使います。)
A4サイズの白い封筒(茶封筒より白が破れにくいです。)
【文房具類3点】

のり(封筒糊付けに使います。)
黒サインペン(宛名書きに使用、裏移りしにくい黒サインペンが良いでしょう。)
履歴書在中スタンプ(または定規と赤ボールペン)
【手元にコピーして置くもの】

履歴書のコピー
全て文房具屋、コンビニ、100円ショップなどで揃えることができますね。

送る前にもう一つ準備することがあります。履歴書等の応募書類は必ずコピーを取っておきましょう。履歴書を面接をする企業に送ってしまって、手元に履歴書コピーがないと面接対策や面接の際に人事担当者の質問に答えられないということになりかねません。面接時の練習もできませんよね。

これは大事な準備の一つです。封筒などを用意する際についでに履歴書類をコピーしておきましょう。

このとき書類を入れる順番があります。

送付状
履歴書
企業から指示のあった応募書類(ある場合)
揃えて置くことで採用担当者が受け取った時に順番に確認ができますよね。送付状には何を送ったかも載せてあるので受け取った人事担当者にも管理しやすく手間をかけません。1~3の順番で並べて揃えてクリアファイルに入れましょう。

それでは書類を封筒に入れていきましょう。

封筒に書類を入れたら封筒の閉じる箇所(フラップといいます)にしっかりと糊付けしましょう。
フラップ部分を閉じていきましょう。
しっかりと接着できたら、フラップ部分と封筒の境目に「〆」マークを書きましょう。
〆マークとは途中で開封されないように書いておきます、あと未開封ですという印です。
たまに見かけますが、糊付けしたあとにセロハンテープなどで二重に閉じるということはしないようにしましょう。見栄えもよくないですし、何より開けにくいです。

履歴書を配達する

大事な履歴書が配達料金不足で届かなかったりしないためにも、必ず郵便局の窓口で配達料金を支払い配達をしてもらいましょう。配達料金は封筒のサイズと重さで変わってくるため、少しでも重さを間違えるだけで料金が変わってしまいます。

やむを得ずご自分でポストに投函する場合は念のために切手を配達料金より多めに貼っておきましょう。こうしておくことで配達料金不足で届かないということはなくなるでしょう。

郵便法違反!メール便や宅配便では送ってはいけません。

郵便法という法律違反に問われる可能性があります。

履歴書は一般信書に分類され、一般信書は総務大臣の許可を受けた信書郵便事業者・郵便配達員以外は配達してはいけないと郵便法で定められています。現在一般信書を配達できるのは日本郵便だけですので、ほかの配達業者(佐川急便等)を使ったメール便での送付は法律で禁止されていますので、メール便等で送ることはしないようにしましょう。受け取る側もあまり良い印象は受けないです。送る際は必ず郵送で送るようにしましょう。

終わりに

お疲れ様でした!

いかがでしたでしょうか。履歴書を送るだけでも色々なマナーや気遣いが必要だということがわかりましたね。企業にとって採用したい人材というのは能力や学歴だけではなく、マナーや気遣いができるしっかりとした社会人を求めているのです。

細かい配慮ができてマナーのある人は誰からも好印象を持たれ重宝されるでしょう。今はまだできなくてもいいのです。これから学んでに立派な社会人になっていけばいいんですよ。そんな人材を企業は求めています、がんばって素晴らしい立派な社会人への階段を昇っていきましょう!応援しています!

他にも、面接の方法や履歴書の書き方などの就活の不安は新卒エージェントに相談してみるのもいいでしょう。

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