ビジネスメールの件名の正しい書き方とは｜状況別の例も紹介

社会人としてメールを送る時、件名の書き方に悩んでいる人は多いのではないでしょうか。 この記事では、ビジネスメールの件名の正しい書き方について詳しく紹介します。また、状況別に合わせたビジネスメールの件名の書き方を、例を交えながらまとめています。 ビジネスメールの件名の正しい書き方について興味がある人は、是非最後までご覧ください。

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社会人にとってメールでのやり取りは日常茶飯事であり、多い人では1日100通以上ものメールが届くと言われています。 そんなに大量のメールが届いてしまうと、限られた時間の中でメールを1つ1つ確認するのは難しく、受信側はメールの件名を見てメールを開くかどうか判断していることが多くなるのです。 受信側にメールの重要さを伝え確実に開いてもらうために、送信者は件名を正しく作成することが大切です。

ここからは、ビジネスメールの件名の書き方のポイントを紹介します。どれもすぐに実践できるようなものばかりなので、早速取り組んでみてください。

ビジネスメールの件名の書き方は、簡潔にまとめることがポイントです。 受信側が件名を一目見ただけでどんな内容なのかが分かると親切ですし、後からメールを振り返る際にも探しやすいといった利点があります。 簡潔に分かりやすく件名をつけることは、ビジネスにおけるマナーとも言えるでしょう。

要件を伝えたい時、【○○】といった記号を使うことでその文言が強調され、相手に伝わりやすくなります。 また、【○○】といった記号は受信ボックスの中でも目に留まりやすいので、メールを開く可能性が高まります。上手に記号を取り入れて、開いてもらえるようなメールにしましょう。

例えば、担当が変更になり引き継いだ時や、ご挨拶のメールを送りたい時など、初めての相手にビジネスメールを送る場合は件名に名前を入れる書き方にしましょう。 これは、知らない人からメールが届いた時に件名で内容が分からないとすぐには開いてもらえず、放置されてしまう可能性が高くなるからです。 会社名と自分の名前を件名に入力することで、どこの誰が送って来たのかが相手に伝わり、信頼性が高まるでしょう。

ビジネスメールの件名の書き方は、具体的に要件を書くことがポイントです。 「○○会議について」や「○○案件について」など、受信側が件名を見ただけで、何の要件で相手がメールをして来ているのかというのが伝われば、時間をおかずにメールを開いてもらえます。 具体的に分かりやすく要件をまとめるようにしましょう。

件名が長くなりそうな時は重要な部分を前半に入れましょう。これは、タブレットやスマートフォンでメールを見る場合、件名の文字数が制限されてしまうため全部が表示されないからです。 重要な要件を相手に確実に伝えるため、件名を考える際は前半に重要な部分を書き、後半はそれを補う形が良いでしょう。