仕事が非効率な人の原因・仕事を効率化する方法・パソコンの使いこなし方

毎回同僚と同じ量の仕事を任せられるのに、いつも同僚が正確に、早めに仕事を終わらせて自分が遅い…そんなことはありませんか?単刀直入に申しますと、それは仕事の効率化が悪いからです。今回は仕事の効率化ワザ集と、効率化できる人できない人の違いを紹介していきます。

仕事が非効率なときのあるある

業務量が幅広く膨大すぎて毎日残業になってしまう。どうにかしろと上司にも言われているのに、自分だってどうにかしたいのに、どうやったら今ある仕事の業務量を減らさずにもっと早く処理できるかわからない…

そんな風に、仕事に追われる毎日を過ごしている方も多いのではないでしょうか?とはいえ、いきなり効率化のためにエクセルではショートカットキーをフル活用しましょう、なんていわれても難しいですよね。実は、ショートカットキー以外の方法にも1日1分でできる仕事の効率化の方法があるんです。

仕事を効率化できない原因

「仕事が忙しすぎる」…すべてはこの一言に尽きるのではないでしょうか。
パンクしている仕事を圧縮しなければいけない、というのはわかってるんです。時間があればとっくにやっています。

時間があれば、ショートカットキーでも、エクセルでも、パワーポイントでも、使い方を勉強しますし自分なりに効率化をして便利帳を作りますよね。
でも、そんな時間がない。山積みの仕事が待っているし、読まなければいけない・返信しなければいけない仕事のメールもじゃんじゃん届きます。
いちいち足元を固める時間がないから、日々仕事をやりすごすしかないから、仕事の効率化までは手が回らないのが現状なのだと思います。

仕事の効率化は、パソコンの得意/不得意に関係がある?

業務にパソコンは切っても切れない時代に突入してしまいましたが、パソコンが得意ではないという方も多いですよね。
「業務 効率化」で検索すると「覚えておくべきエクセルのショートカットキー20選」のような記事をよく見ます。苦手意識があるのに、更に暗記まで要求されているようで、どんどん手が伸びなくなってしまう…。

ただ、ここだけはわかってもらいたいのですが、知らないだけで、簡単な機能が沢山あるのです。
実のところ、効率化というのは丸1日時間がとれればできるものや、勉強さえすればすぐに使えるものばかりでもありません。
ショートカットキーだけで、マウスを使わずにエクセルの資料を作るだけが効率化ではないのです。
毎日少しずつできるものもたくさんあります。
仕事で使うパソコンが得意かどうかは関係ない、知っているかどうかのウエイトがかなり大きいのです。

同じ仕事量でも効率的に早く終わる人、いつまでも終わらない人の違い

パソコンで仕事をする人は、「便利な機能を知っている人」と「知らない人」に分けられます。
毎日同じだけ仕事をしていても、仕事を圧縮するすべを知っていて使っている人と知らない人では、時間を重ねるごとに、尻上がりに効率化に差が開いていくのです。
何故尻上がりに差が開いてしまうかというと、圧縮して余ったスキマ時間を使って、次の効率化技術を習得しているからです。

そのスキマ時間を作るために、始めは時間がかかってしまったとしても、もっと先で大きな仕事でおつりがくると効率化できる方は知っています。

仕事の効率化ワザ1 単語登録

毎日使っている文章の入力を短縮できる機能が、パソコンにはついています。
例えば、メールを書くたびに入力する「いつもお世話になっております。」「ありがとうございます。」などです。
文字を入力・変換する時に使っているIMEというアプリがあります。ひらがな入力のときは「あ」、ローマ字入力のときは「A」というアイコンになってる、パソコンの一番下のバー(タスクバー)にくっついていたり、パソコンの画面のどこかにちっちゃいバーが出てたりするやつです。
それを右クリックすると「単語の登録」という選択肢がでてくるので、それをクリックします。

すると、単語の登録をするウィンドウが開きます。
「単語(D):」のところに「ありがとうございます。」、「よみ(R):」に「@あ」と入力し、下にある「登録(A)」を押します。

すると、キーボードで「@あ」と入力し、スペースキーをおすと、変換候補に「ありがとうございます。」が追加されます。
「@arigatougozaimasu」と17回タイピングするより、「@a」と2回のタイピングで済む方が楽に決まっています。

意外と知られていないのですが、これを使うだけでかなり楽です。
また、定型句以外にも、
・「@ほんしゃ」と入力すると本社の郵便番号・住所・電話番号が出てくる
・「@すずき」と入力すると、鈴木社員の氏名コード・フルネーム「12A3456 鈴木太郎」が出てくる
・「@やまだ」と入力すると、山田支店と支店長の名前「東京山田支店 佐藤支店長」が出てくる
のような活用方法もあります。検索要らずでとっても便利ですよ!仕事の効率化にもってこいです!

 

仕事の効率化ワザ2 業務を書き出す

業務の棚卸などと言われるような小難しいものでなくて大丈夫です。書き出しておくだけでどんどん役立つツールになっていきます。

書き出すとき、エクセルにしておくとのちのち使いやすいです。
たとえば、毎月やっている業務で「支店ごとの売上月報を作成」→「全店の月報ができたら、共有フォルダに保存」「支店の先月の残業時間を出力」→「全店の残業時間一覧を作成し、共有フォルダに保存」のような形です。

少しずつメモを残していくだけでも、次の月に見直すと進捗管理・タスク管理のチェックリストが完成です。リストがあるだけでも、優先順位を割り振ることができます。

仕事の効率化ワザ3 エクセル資料や、資料の保存フォルダをすぐに開く

先ほど業務を書き出したリストについて紹介しましたが、それの応用編です。
リストにある「支店ごとの売上月報を作成」→「全店の月報ができたら、共有フォルダに保存」の、最初のセル「支店ごとの売上月報を作成」を選択し、右クリック→ハイパーリンクをクリックし、月報を作成するときのひな型エクセルを選択して「OK」を押しします。

すると、「支店ごとの売上月報を作成」のセルをクリックしたら、月報のひな型が勝手に開かれるようになりました!
この手順でどんどんリンクを張っていくと、タスクを確認→今からやるものをクリックで、すぐに作業にとりかかることができるようになります。

仕事の効率化ワザ4 大量のメールから自分宛メールを探す

たまに未読メールを100件以上溜めている方を見かけます。本当に忙しいのだなというのがひしひし伝わってきますし、本人は何も感じなくなっているくらい麻痺していることが多いようです。ただ単にCCに追加されているだけの場合も多かったりして、目を通さなくてもいいメールもたくさんあると思います。

しかし、未読メールを溜めておくのは、効率化でない方の典型です。
メールのタイトルを見て「この内容は自分には関係がない」と一瞬でわかるような、どうでもいい未読メールはまとめて既読にする。この作業を、1日1分でいいのでやっておくことをオススメします。

なぜかというと、未読メール100件の内訳が
・どうでもいいメール 50件
・一応目を通しておくメールや単なる報告メール 40件
・自分が返信しなければいけないメール 10件

そうあれば、100件のメールから自分のメール10件を見つけなければいけないけれど、
どうでもいいメールを既読にしておくだけで50件のメールから自分のメール10件を見つける、に難易度が下がります。

100やるよりも、50やる方がラクに決まっています。
もっと言うと、一応目を通しておくだけでいいメールも片っ端から既読にしておけば、いつでも自分にとって大事なメールに行きつき、仕事にも役立ちます。

仕事の効率化ワザ5 メールの件名に締切日を入れる

メールの件名は、受信側に分かりやすいものが必須ですが、それに加えて発信側のメリットも上乗せすることができます。
件名を「【1/10〆切】○○報告書提出依頼」のように、一番始めに読む位置に締め切りを付けておくと、あとで見やすくなります。
自分が送信したメール一覧を「〆切」という単語で件名を検索すれば、〆切一覧の出来上がりです!
もしかしたらこれが一番簡単で効率化でき、使いやすいかもしれませんね。

仕事の効率化は、小さい効率化の積み重ね

いかがでしたか?
今回紹介したちょっとした小ワザたちは、ショートカットキー「Ctrl+C」「Ctrl+V」のような、作業をグイグイ回すような立派なものではないかもしれません。
ただ、1日1分だけを積み重ねていくと、それだけ仕事が楽になるものを取り上げてみました。
貴方の仕事の効率化に、少しでも役に立てたら幸いです。