会議の議事録の書き方・例・書き方が学べるオススメの本

新入社員のときはよく上司に議事録作成を頼まれます。会議の議事録の書き方は学生の頃には教わらないし、書く機会もありません。書き方をマスターし、議事録作成に時間がかからず、かつ目的を果たすものにするために気をつけるべき点をまとめました。

議事録を書く目的

まずは、議事録を書くうえで大切になってくるその目的を見てみましょう。大きく議事録を書く目的は3つあります。

目的①「情報の共有」

必ずしも全員が会議に参加できるわけではありません。会議に参加しなかった人にも、会議でどんな話が挙がったのか・何が決まったのか等の情報を共有するために議事録を作成する必要があります。
欠席した人にも出席したのと同じ理解が得られるような書き方が重要になってきます。

目的②「伝達漏れの防止」

また、会議に参加している人でも全ての内容をしっかり聞いているとも限りません。むしろ、会議で言っていたはずなのに伝わっていないということはよくあります。そのため、議事録は参加しなかった人に情報を共有するためだけでなく、参加した人にも大事なポイントが分かりやすいように書くのも大切です。

目的③「会議内容の振り返り」

人の記憶は少しずつ薄れていきます。会議後や次の日は覚えていても1週間もすると、ほとんど忘れてしまっているということも少なくないでしょう。そのため、会議中に何が決まりどうしていくか、等を明確に書きましょう。この3つは非常に大切なポイントですので、議事録を書く際は常に念頭に置いておくと良いでしょう。

議事録の書き方①

会社や会議の内容によりフォーマットが変わってくるため、絶対の正解はないのが議事録の書き方の難しいところです。しかし、どんな議事録でも最低限書いた方が良いポイントがあります。
それが以下の項目です。

■日時・・・とても大切です。日付だけでなく開始時間~終了時間と所要時間を書いた方がベターと言えます。
■場所・・・意外と求められるケースが多いです。この記載があると次はどこでやるべきかもわかりやすく、参加できなかった人に会議に必要な備品が伝わります。
■出席者・・・必須です。取引先の方・同じ会社の人の順で上司が左に来るように書きましょう。また、会議に参加できない人もいるので欠席者も別に書くとより良くなります。
■作成者・・・議事録を読んだ人が分からない点があった時に、誰に確認するかを明確にするために必要になります。
■目的・・・何を決めるための会議なのか、わかりやすく簡潔に書くのがポイントです。
■議論内容・・・議論が決まるまでの大まかな流れを書きましょう。誰が発言したかも書いておくことで、より伝わりやすくなります。全ての内容を書くと膨大な量になってしまうため、大事な点を選んで書くことがポイントです。一番個人差が出る部分と言えるでしょう。
■決定事項・・・この会議によって何が決まったのかを書きましょう。議事録において一番大切な項目になりますので、下で決定事項の書き方のポイントをご紹介します。その他、会社や会議内容により求められる記載内容も増えてくると思いますので、都度確認して追記できるようにしましょう。

議事録の書き方②

「決定事項は『5W1H』に沿って記入」議事録の中で一番大切な点は「その会議で何が決まったか」です。そのため決定事項の書き方で意識すると良い点は「5W1H」です。

・いつまでに(When)
・どこで(Where)
・だれが(Who)
・なにを(What)
・なんのために(Why)
・どのようにして(How)

上記の『5W1H』を書くことで、誰が見ても伝わるような文章になります。また、これを明確に記載することで責任の所在や、言った言わないの防止もできるので、できる限り詳細を書くように心がけましょう。

議事録を書くコツを紹介

さらに良い議事録を作成するためのコツを2つご紹介いたします。

議事録のコツ①

「内容は客観的に」これは、議事録初心者がやりがちなミスです。
議事録は会議の内容や決定事項を記録しておくものです。そのため大切なのは誰が見ても同じ「客観的要素」であり、作成者の感想や意見などの「主観的要素」を残すものではないです。
もし別途、意見を求められた際は「所感」といった項目を作り「客観的」な部分と「主観的」な部分は必ず分けるようにしましょう。

議事録はあくまで主観ではなく、事実を書くようにしましょう。

議事録のコツ②

「提出は24時間以内に」これは書き方のコツではないですが、議事録作成の鉄則です。議事録は会議が終わってから24時間以内、可能だったらその日のうちに作成しましょう。理由は2つあります。1つは早く提出する方が上司からの要望に応えやすくなるからです。

最初のうちは何度も添削し直すということも少なくありません。一回で完璧なものを作ろうとせず、一度自分で作ったら上司に意見を求めるのも良い議事録を作る大切なポイントです。

そして2つ目の理由が会議の内容を忘れてしまうからです。人は1日経つと約75%もの内容を忘れてしまうと言われています。正確な内容を伝えるためにも、議事録はその日のうちにすぐ作るよう心がけましょう。

議事録の例文

それでは実際にどんな形で作成したら良いか、書き方の例をご紹介いたします。

議事録例


会議名:新商品のプロモーション 
第1回日時:7月14日(月) 14:00~15:00
場所:201会議室
出席者:田村課長、山口係長、田中主任、川口(議事録作成)
欠席者:佐藤部長目的:新商品発売におけるプロモーション方法の決定

議論内容:
・佐藤部長より予算の関係上、CMやチラシなどは難しいとのこと(田村課長)
・10月13日発売の新商品になるため、プロモーション期間は9月15日~31日を予定(山口係長)
・CMやチラシ等が難しいのであれば、デモンストレーションやサンプリング等の方法はどうか(田中主任)
・サンプリングは以前発売の商品でも行い、売上も伸びていた(山口係長)

決定事項:
・プロモーションの方法はサンプリングに決定
・次回会議までに、過去サンプリングの事例、効果、場所、予算、人数について調べてくる(田中主任、川口)
・予算、人員の都合がどれだけつくか佐藤部長に確認(田中課長)

さらに議事録の書き方を勉強したい方へのオススメ本

オススメの本①


「いちばんやさしい株式会社の議事録作成全集」

議事録の書き方についての本は難しいものが多いのですが、これは非常にわかりやすく書かれています。大切なポイントを抑えていて、かつやさしく解説をしてくれるので始めての方や慣れてない方にオススメの内容になっています。

オススメの本②

「改訂版 最新 株式会社の議事録事例集」

様々なパターンの議事録の書き方やフォーマットが入っています。上記の本に比べ慣れてきた方向けですが、これ1冊で様々なパターンの議事録の書き方に対応できるような内容になっています。書き方はわかるけど、色んなパターンの議事録を作らないといけないという方にオススメの内容になっています。

会議の議事録のコツを掴もう

議事録は、始めのうちは書き方もわからず、何度もやり直しをさせられたり怒られたりといったこともあると思います。

しかし、一度書き方を覚えてしまえば様々なパターンに対応できるようになってきます。丁寧にかつ迅速にこなしていくことで、少しずつ信用が得られ大きな仕事を任されることにも繋がってくると思います。

今回の内容を通して皆様の不明点がなくなり、より良い議事録を作ることができる手助けになれば幸いです。

議事録の書き方のコツを取り入れてみてくださいね!