理由と言い訳の違い・言い訳をする人の特徴・上手な理由の伝え方

理由を説明しているのに上司から言い訳をするなと怒られた経験はありませんか?理由を話しているのになぜか言い訳として受け止められてしまう人っていますよね。それは説明の仕方が悪いのかもしれませんね。今回はそんな理由と言い訳についての解説をしていきます。

理由と言い訳 二つは同じ意味を持つ

理由と言い訳、二つの言葉似ていますよね。辞書で調べてみても意味が似ている言葉なんです。以下をご覧ください。

理由の意味

・物事がそうなった道筋
・そうなった事情
・そうなった経緯の説明

言い訳の意味

・そうせざるえなかった事情
・了解を求める事
・弁明
・物事の道筋を説明する事

理由と言い訳は意味は同じ

意味合いは同じですよね。このように辞書で調べた限り、理由と言い訳の言葉に大きな違いはありませんでした。

理由と言い訳の大きな違い

それでは理由と言い訳は何が違うのでしょう。言葉の意味というよりは活用した時の内容や捉え方に違いがあります。以下に例え話を交え詳しく解説していきます。

責任を認め聞かれて答えたら理由

自発的に誤魔化した場合は言い訳ですが、事情を上司が知っており、部下もミスしてしまった事を認めていて、なぜそうなったのかという事情を聞かれ説明を事細かに聞かれて説明した場合は、理由を聞くとなります。

責任逃れで自発的に説明し始めたら言い訳

例えば、ミスをしてしまった部下が上司にバレてしまう前に自分のミスをなんとか和らげるため、つまり責任逃れの誤魔化しのために自ら事情を説明するような場面があるとします。この場合は言い訳をしています。

また部下がミスをしたのは明らかなのに、部下は自分のしたミスを認めず、他人に責任を擦り付けたりという行動も責任逃れの誤魔化しなので言い訳ですね。

「責任逃れ」か「責任を認める」 状況で大きく印象が変わる

理由と言い訳の違いは辞書で調べた意味は同じですが、責任逃れの言い訳であるのか、責任を認めて説明しているかの状況の違いで大きく変わるという事です。

使われる目的の違い

理由と言い訳は使われる目的も違います。以下に理由と言い訳の使われる目的を解説していきます。

理由は自らの全面的に認めミスを報告するために使われる

理由は自分のミスを認め、ミスを包み隠さず全てを報告するために使われています。言い訳に比べ潔く、自分が自ら周りからの非難を浴びる事を覚悟していますので覚悟の違いもありますね。

言い訳は誤魔化しや正当化する目的で使われる

言い訳は自分のミスの誤魔化し正当化する目的で使われています。潔く自分のしたミスを認めた方が良いのですが、自分が周りから非難を浴びるのが怖いので言い訳をして自分を正当化したり他人の責任にしたいのです。

言い訳と理由は意味は同じでも使われる目的と潔さや覚悟が違う

このように言い訳と理由は意味は同じであっても使う状況や目的や潔さや非難を浴びる覚悟がまったく違う事がわかりましたね。

言い訳する人の特徴

ここからはそんな言い訳をする人はどんな人なのか、言い訳をする人の特徴を挙げていきます。

①自己正当化したい人

言い訳をする人の特徴1つ目は「自分を正当化したい人」です。言い訳と理由の説明でもしたように、言い訳とは自分がしたミスを誤魔化し正当化したいからする物です。

自分は悪くないからと言い、時には自分以外の誰かを盾にして自分への非難を逃れようとします。このように言い訳をする人は自己正当化のために言い訳をするのですね。

②人から嫌われたくない人

言い訳をする人の特徴2つ目は「人から嫌われたくない人」です。周りの評価を気にするあまり、自分は何も悪くない、悪いのはあいつだからと言い訳を使います。

こういう人は人からの評価を気にする人が多いです。自分は常に誰からも好かれていたい、誰からも嫌われたくないと思っている人なのです。言い訳をする人にはこうした人から嫌われたくない人に多いのも特徴です。

③悪いと分かっている人

言い訳をする人の特徴3つ目は「悪いと分かっている人」です。自分がミスした事を悪い事だと分かっているんです。それでもミスした事は恥ずかしいし、でも非難を受けたくないと思っているので言い訳をして誤魔化そうとします。

悪いと分かっているのなら潔く悪い事をしっかり認め、謝罪をし、次はそのようなミスをしない事を誓えば良いのです。

④認めると自分の立場が悪くなるのを気にしている人

言い訳をする人の特徴4つ目は「認めると自分の立場が悪くなるのを気にしている人」です。ミスを認めてしまうと認めた瞬間から自分の立場が悪くなるのでそれを認めないためにあれこれ言い訳をして、ひたすらに言い訳をする人がいます。

自分は悪くない、あれは自分はしていない、などと言い訳をしても見苦しいだけです。言い訳をすればするほどに自分の立場が悪くなるのを分かっていないのです。

⑤自分の評価が下がるのを気にしている人

言い訳をする人の特徴5つ目は「自分の評価が下がるのを気にしている人」です。

ミスした事を認めてしまうといままで築いてきた評価が一気に下がってしまう事を気にしているため、言い訳をする事で自分の評価が下がらないように弁解しているのです。

結局どんなに弁解しても言い訳をすればするほどに周りからの評価は下がります。

⑥叱られたくない人

言い訳する人の特徴6つ目は「叱られたくない人」です。言い訳をすればするほど叱られてしまうと思うのですが、自分を正当化したい気持ちが先に出すぎるあまりに余計に上司を怒らせてしまいます。

⑦口が軽い人

言い訳する人の特徴7つ目は「口が軽い人」です。ミスをした時にミスを言い訳をせずに素直に認めて謝るのが筋ですが、口が軽い人はついついぽろっと余計な一言を添えて言い訳をしてしまいます。

これでは上司が怒るのも無理ないですよね。怒られる可能性があるのなら、余計に怒らせる事を言わない方が良いでしょう。それを口が軽い人はついいつもの癖でぽろっと言い訳をしてしまいます。

ミスした時の理由の上手な伝え方

ミスをしてしまった時ってどうしてもテンパってしまったり、混乱してミスの説明が上手くいかなくて、上司に理由を説明してるつもりなのに、「何を言ってるんだ!言い訳するな!」と怒られてしまう事ありますよね。

自分は何もしてないのなら、それなりの理由の説明の仕方があります。そのポイントをしっかりつかんで理由を説明しないと上司から「言い訳するな」と怒られてしまいます。

ここではミスをしてしまった時にどのように説明をすれば良いのか、ミスした時の理由の上手な伝え方のポイントを解説していきます。

ミスの処理後の事後報告とミスの処理前の事前報告の2つのパターンがある

ミスした時の理由の上手な伝え方を解説する前に、ミスの報告の仕方には二つのパターンがあります。

1つ目はミスを見つけてしまったので自分で直しておいた上で、上司に報告する事後報告です。

2つ目はミスの処理をする前に上司に事前に報告をする事前報告です。ミスを上司に報告する場合のパターンはこの二つがあります。以下に二つのパターンに分けて解説していきます。

①ミスの処理後の事後報告の上手な伝え方と手順

1.ミスを見つけたが冷静になる

ミスを見つけてしまって頭の中は混乱してしまいますが、落ち着いて少し冷静になってみましょう。

2.自分でできる事は無いか考える

いきなり上司に報告してしまうのが一番良いかもしれませんが、上司に報告する前に自分でできる事は無いのかを考えましょう。

3.修正できるミスなら修正する

自分で修正できるミスなら自分で修正をしましょう。

4.上司にミスを報告する前に冷静に報告内容を考える

ここが一番大事です。

言い方を間違えば上司を怒らせてしまう事になるため、報告する前に少し頭の中でミスをどのように説明すればいいのかを考えましょう。

頭の中でまとめるのが苦手ならば、メモ帳やノートを使って要点をまとめてみてもいいでしょう。

5.上司に報告する

いよいよ上司に報告をします。

~上司に報告するポイント~

(1)すでにミスは修正処理済みである事を伝える
例「大変申し訳ございません。ミスをしてしまいましたが、先ほど事後処理を済ませてあります。

(2)ミスの内容

(3)どのような影響があったのか

(4)どのように処理をしたのか

(5)ミスが起きた原因を報告

(6)反省と謝罪
例:今後このような事が起きないように細心の注意をして気を引き締めて仕事をいたします。申し訳ございませんでした。

このように自分のミスについて最初に謝罪と事後処理済みである事を報告する事で上司から怒られる可能性は少なくなるでしょう。上司からは「今後は気を付けてくれよ」と言われる程度で済まされるでしょう。

②ミスの処理前の事前報告の上手な伝え方と手順

1.ミスを見つけたが冷静になる

ミスを見つけてしまい、混乱してしまいますが、冷静になって自分にできる事があるかを考えましょう。

2.上司に報告する前に報告内容をまとめる

見つけたミスは自分では処理ができないミスだった場合は、上司に報告すべきです。しかしいきなり混乱した頭で報告してしまうと余計な事を言ってしまう可能性もあります。

まずは頭の中でどのように報告すべきかを冷静になって考えてみましょう。説明がまとまらない場合はメモ帳などを使ってきれいにまとめる努力をしましょう。

3.上司に報告

~上司に報告するポイント~

(1)起きたミスの内容を簡潔に要点を絞って報告

(2)未処理である事を伝える

(3)謝罪

(4)上司の指示を仰ぐ
例:申し訳ありません。このようなミスをしてしまいました。まだ処理をしておらず、どのように処理をすれば良いでしょうか。処理が分からず困っているところなのです。

(5)処理対応

(6)処理対応後報告

(7)反省と謝罪
例:大変申し訳ありませんでした。今後このような事が無いようにいたします。

ミスはどんなに言い訳しても変わらない 謝罪し誠意を示す事が大事

いかがでしたか。今回は理由と言い訳の違いと言い訳する人の特徴や上手な理由の伝え方について解説してきました。

理由と言い訳は意味は同じですが、理由を説明する状況次第では言い訳と受け止められてしまったりと理由を説明しているつもりが言い訳に変わってまうことがあるので理由を言い訳にならないように説明する事が大事だと分かりましたね。

しかし、ミスをしてどんな正当な言い訳や理由を並べてもミスしてしまった事は変わりません。大事なのはミスをしてしまった事をきちんと認め謝罪し誠意を示すことが大事です。してしまった失敗はこれからの仕事で取り返せばいいのです。今後の仕事で汚名を返上していきましょう。

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