上司からの「メールへの返信の仕方」「メールの終わり方」・例文

上司からメールをもらったけど失礼にならない返信やメールの区切り方はあるのでしょうか。悩みますよね。メールで大事なのは簡潔さと理解した事を伝える事と丁寧さが大事です。これさえ守れば好感を持たれます。今回はそんな上司からのメールへの返信について解説していきます。

上司からのメールの内容は主に仕事の指示や連絡

仕事をしていると上司からメールをもらう事があります。内容は主に「〇日までにあの作業をしておいてくれないか」「資料をつくっておいてくれ」等作業依頼が主かと思います。

上司からのメールでよくある内容

①仕事を依頼する内容

あの会議の資料をいつまでにつくってくれないか?

②仕事の進捗を確認する内容

あの仕事やってくれたか?

メール内容を理解した事を伝える事が大事

このよう場合上司からのメールの返信はどのような内容にするべきなのか悩みますよね。こうしたメールの場合長く書いてしまうとうっとうしく感じる上司もいるため、簡潔にメールを確認して内容の通りにしますという意思表示を伝える事ができれば良いでしょう。

上司からのメールへの返信する際に注意する事とポイント

上司からメールをもらった場合、どのような事に気を付けて返信すればいいのでしょうか。ここでは上司からのメールへの返信する際に注意する事やポイントを解説していきます

①敬語に気を付ける

ただしメールではつい誤った敬語を使ってしまいがちです。誤った敬語は使わないように気を付けて返信する事が大事です

誤った敬語と正しい敬語例

メールで最も大事なのは言葉遣いです。誤った敬語を使ってしまうと上司の機嫌を損ねたり怒らせてしまう事もあるでしょう。

そのようなトラブルにならないためには、どのような言葉が失礼に当たるのかを理解しておく事も大事です。まずは上司からのメール返信で失礼になってしまう言葉をいくつか挙げていきます。

上司からのメール返信で「了解」は失礼

了解しました。了解です。等の言葉はたしかにメールの内容を理解したという意味で使う分には問題は無さそうですが、了解という言葉は上司に使ってしまうと失礼ですので間違って使わないようにしましょう。

上司からのメール返信で「ご苦労様です」は失礼

ご苦労様です。間違ってなさそうな言葉ですが、これは上司に使うと失礼な言葉です。「ご苦労様です。」は自分より立場の下の方に使う言葉です。そのため上司に使うと失礼な言葉なのです。使わないように気を付けましょう。

上司からのメール返信で「お疲れ様です」は失礼な事もある

お疲れ様です。特に問題は無さそうな当たり障りの無い挨拶言葉だと思いますが、一部の方にとっては失礼だと感じてしまうようです。

メディアの影響によるもの

これはあるテレビ番組の有名なMCの方が「お疲れ様ですは身分が上の人が下の物を労う言葉なので上司が使う言葉、部下が使うと失礼。」と発言した事により広がった物です。

辞書によると「身分に関係なく使う労いの言葉」なんですが、こうしたメディアの影響でお疲れ様ですを失礼と感じてしまう方もいるので「お疲れ様です」はできれば使わない方が良いでしょう。

上司からのメール返信で最適な言葉遣い

上司からのメール返信で最適な言葉遣いをご紹介していきます。主に何かを確認した事伝える内容の返事を書く事になると思います。

かしこまりました

メールで指示された事を理解した事を伝える言葉ですね。了解ですだと失礼なのでこの言葉に変換するといいですね。

承知いたしました

これも何か指示をされた内容を理解した事を上司に伝える言葉遣いです。「かしこまりました」と「承知いたしました」はどちらも同じ役割なのでどちらを使っても問題ないでしょう。

上司からのメール返信の言い換え例

了解しました→かしこまりました 承知いたしました。

ご苦労様です・お疲れ様です→メール拝見いたしました。等

②メールの文字数は30文字前後に簡潔にまとめる

上司からのメール返信では用件に対して事細かに説明をする事があればした方が良いのですが、あまりに長すぎる文面だと受け取る側の上司も困惑してしまうでしょう。

上司からのメールに返信する場合はメールを送る前に文章がまとまっているか、読みやすく簡潔かを確認して送るようにしましょう。文字数で言えば30文字前後にまとめると良いでしょう。

③用件を先に書く

上司からのメールの返信で大事なポイントはは、上司がメールをしてくる時は仕事の内容や連絡のためにしてくる事が多いので、その返事は冒頭に持ってくるようにします。

なぜなら上司は自分がしたメールの返答を待っている事もあるためです。上司からのメールに質問などがあればその後に書くようにしましょう。

④曖昧な表現はトラブルになりやすい

上司からのメール返信で注意しておきたい事があります。メールは文字でのやり取りなので、説明がうまく伝わっていないとトラブルに発展してしまいます。

そのため上司からのメールの返信では、不明な事や疑問点をそのままにしない事も大事です。不明な事やわからない事があればメールでしっかりと質問をして疑問を解決してから指示に従うようにしましょう。

⑤時間帯に合わせてお礼の一言を使う

上司からのメールの返信で大事なポイントの一つに、メールをもらった時間帯に合わせて、「早朝でのご連絡をいただきありがとうございます。」のように朝早時間にメールをしてくれた事に対して感謝の一言を入れておくと丁寧で感じの良いメールになりますので活用していきましょう。

早朝の場合

・朝早くのメールありがとうございます。
・早い時間に関わらずご連絡ありがとうございます。

深夜の場合

・深夜にも関わらずご対応していただき感謝しております。
・お忙しい中メールありがとうございます

自分のメールへの返信をしてくれた場合

・早速のご返信ありがとうございます。
・早急なお返事をいただきありがとうございます。

⑥メールは目下の者で終わらせる

上司からのメールの返信で困るのがどこでメールを終わらせるべきなのか迷いますよね。上司からのメールをどこで一区切りさせるのかと言いますと目下の物で終わらせるのが良いでしょう。そのメールを一区切りさせる言葉は以下のような言葉がありますので、上司からのメールの用件を聞き終えて一区切りさせるときに使いましょう。

・お礼ですので返信はお気になさらずに、それではまた
・どうかお返事はおきになさいませんように、それでは失礼します
・お忙しい所と思いますのでお返事はお気になさらずに、それでは失礼いたします。

上司からのメールへの返信の仕方と例文シーン別

上司からのメールへの返信の例文をシーン別にご紹介していきます。参考にしてみましょう。

了解の旨を伝える

了解の旨を伝えるメールの返信の仕方の例文をいくつかご紹介します

例文

上司「お疲れ様。来週の会議の書類を作ってほしいので、資料を見て〇〇社について情報をまとめておいてほしいんだ。よろしく頼む。」

返信「メール拝読しました。かしこまりました。取り急ぎ〇〇社の情報をまとめ、来週の会議の資料を作成いたします。」

質問がある場合
返信「メール拝読しました。恐れ入りますが、期限はいつになるのでしょうか?少し時間がかかる作業をしておりまして、資料作りに着手するのが遅れるかもしれません。」

お礼の場合

上司からお礼のメールをもらった場合のメール返信の仕方の例文をご紹介します。

例文

上司「お疲れ様。忙しい所資料作り本当に助かるよ。ありがとう。よろしく頼む。」
返信「おはようございます。ご連絡ありがとうございます。終わり次第またご報告させていただきます。」

体調を心配された場合

体調不良等で休みを入れた場合等に上司からメールをもらう事もあると思いますのでその返信の一例をご紹介します。

例文

上司「〇〇さん、体調は大丈夫でしょうか?。明日は出勤はできそうでしょうか?電話ではむずかしそうならメールで体調の報告をしてくれればいいよ。お大事に。」

返信「ご心配して頂きわざわざ気遣いのメールありがとうございます。インフルエンザと診断されました。しばらく出勤は難しそうです。ご迷惑をおかけしてしまい申し訳ございません。」

ビジネスメールはこの本で抑えておこう

ビジネスメールを作る際に一回一回調べていては時間の無駄でしかありません。自信がない人はもちろん、自信がある人も一度しっかりビジネスメールについての本を読んでポイントを抑えておきましょう。

メール返信はビジネスの基本!

いかがでしたか。今回は上司からのメールへの返信の仕方について解説してきました。メールでは普通に話すとうまく話せる敬語もメールという文字だけの世界だとうまく話すのが難しく感じてしまいますよね。

上司からのメールに返信する時のポイントは丁寧な敬語と長くなりすぎないような文章にまとめて上司の話を理解した事をしっかりと伝える事ができれば、特に怖がることは無い事をご理解いただけかと思います。メールを終える時も上司に手間を掛けさせるわけにはいかないという思いのこもった「お忙しいことと思いますので、返信は不要です」と話を区切る内容の文面を送る事で上司も好感をもってメールを終えてくれるでしょう。

上司からのメールで悩んだ時はここで解説した事を、ぜひ活用して上司との関係を上手く築いていきましょう!

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