入社承諾書の「添え状」の書き方・例文・封筒のサイズと色選び

入社承諾書を返送したいけど添え状ってどんな事を書けばいいの?なんだか難しそうですよね。実は添え状にはお礼と何を送ったかを書けばいいだけなので、そんなに難しくはないんです。今回は入社承諾書の添え状の書き方と例文と封筒選びの解説をしていきます。

入社承諾書と内定承諾書は同じ物

最終面接が終わり内定が決まると面接先の企業から入社承諾書もしくは内定承諾書が届きます。
この二つは名称は違いますが、内容は同じ物です。以下に内容を詳しく解説します。

入社承諾書とは 企業に入社するための最終意思確認のために書く書類

社承諾書とは応募先企業に入社する意思があるのかを確認するために書く書類です。この入社承諾書を書く事で次のステップの入社へ動く事になります。

入社承諾書は早めに送り返す必要がある

入社するために必要はステップという事ですね。届き次第早めに送り返さなくてはいけないのですが入社承諾書を送り返すためにどのように送るのかわからない人もいると思いますので、以下にさらに踏み込んだ解説をしていきます。

入社承諾書を返送するためには添え状を作る必要がある

入社承諾書を記入してすぐに返送したいのですが、入社承諾書を封筒に入れてそのまま送るのでは良くありません。書類を送るためには添え状を呼ばれる物を同封する必要があるのです。一般的なマナーなので必ず添え状を付けるようしましょう。

添え状とは 内定のお礼状と送り状を兼ねた物

添え状とは送付する書類の部数や内容を確認してもらうための書類です。また内定をもらった場合の感謝の気持ちを添え状に書く事もできます。

送り状とお礼状を別の用紙に分けて書く事もできますが、封筒に同封する書類が増えると送る時に重さが増えるので切手代金が上がる可能性もあります。

また内定をもらった企業に送る書類の枚数が増えてしまうので、書類の枚数が多いと読むのが手間になるので、添え状にはお礼状と送り状を兼ねた書類にした方が良いでしょう。

入社承諾書を返送する時に気を付けておきたいマナー

入社承諾書を返送する時に気を付けておきたい事があります。以下に解説していきます。

書類には添え状とクリアファイルも付ける

入社承諾書を返送する時に添え状を付けて返送しなくてはいけない事がご理解いただけたと思いますが、入社承諾書が裸のままでは運搬中に起きるアクシデントに対応できません。

クリアファイルに入れておけば書類が守られる

例えば雨天時に配送された場合、封筒が濡れてしまい、中の書類まで濡れる可能性もあります。また運搬中に書類に傷がついたり汚れる可能性もあります。

そこでそのようなアクシデントに対応できるのがクリアファイルです。封筒の中の書類をあらゆるアクシデントから守ってくれますので、必ずクリアファイルに入れて送る事も忘れないようにしましょう。

こうした配慮をする事は大事なビジネスマナーでもありますので、しっかり覚えておきましょう。

入社承諾書の添え状の書き方のポイントと注意点

ここからは入社承諾書の添え状の書き方と注意点について解説していきます。

①添え状の用紙は入社承諾書と同サイズか少し小さめの用紙を使う

添え状の用紙は入社承諾書と同じサイズもしくは少し小さめの用紙を用意して使いましょう。

②添え状を作成する時は手書きでもパソコンで作成しても問題ない

添え状を作成する時は手書きでもパソコンで作成しても問題ありません。パソコンだから失礼だという事はありませんので気にしなくても良いでしょう。

③手書きで書く場合はビジネス便箋が書きやすい

もしどうしても手書きで書きたい場合は、ビジネス便箋を使うと書きやすいでしょう。罫線が入っている物を選ぶと書きやすいです。

罫線に沿って字を書きやすいので、手書きが苦手な人は罫線が入ったものを使うと良いでしょう。

④添え状を書く時は敬語の使い方と誤字脱字に気を付ける

添え状を書く時に気を付けた方が良いのが敬語の使い方です。気を付けて書いていても普段使いなれないとどうしても変な敬語になってしまったりする事もあるので敬語の使い方を例文等を見て書き方を理解した上で書きましょう。

また誤字脱字をする事もあるので書いたは読み直して確認しましょう。この時声に出して読むと間違いに気づきやすいです。

⑤添え状にはお礼状の役割もあるが長々と書きすぎない

今回の入社承諾書の添え状にはお礼状の役割もあります。つい文章が長くなってしまう人は気を付けましょう。簡潔に丁寧に感謝の気持ちを伝える事ができれば良いので長すぎずに書きましょう。

⑥入社承諾書の添え状は横書きで上から下に向かって書く

入社承諾書の添え状は横書きで上から下に向かって書きましょう。

入社承諾書の添え状の項目の書き方

入社承諾書の添え状にはどのような項目を書いていけばよいのでしょうか。ここでは添え状に書いておくべき項目の書き方を解説していきます。

①日付

書類を発送する年月日を書きましょう。

②宛先 会社名・送り先部署・担当者名

宛先である会社名と部署と担当者の名前を書きましょう。
この時会社名は必ず正式名称で書きましょう。(株)などの略して書く事はしないように気を付けてください。また担当者名がある場合は名前の語尾に必ず様を付けましょう。

例:株式会社〇〇 営業部 〇〇様

③送り主のあなたの名前と住所

あなたの住んでいる住所を書きましょう。
郵便番号・住所・名前・電話番号・メールアドレス等の情報を書きましょう。

例:〒123-1234 東京都台東区浅草1丁目11番地 浅草ハイツ111 田中太郎
090-1234-1234 tanaka@gmail.com

④題名

書き方例:書類発送のお知らせ

⑤季節の挨拶

手紙でよく使う拝啓や謹啓等の季節の挨拶を文章の頭に付けましょう。
謹啓だと丁寧な印象になりとても良いでしょう。

⑥本文(お礼)

添え状の本文を書きます。入社承諾書の添え状の本文は内定をいただいたお礼状の役割がありますので、ここでは感謝の言葉やお礼を丁寧な言葉で書きましょう。

書き方例:採用通知をいただき誠にありがとうございました。
内定のご連絡をいただき誠に感謝申し上げます。

⑦締めの言葉

感謝の言葉やお礼の言葉の後は締めの言葉を書きます。これからの働く意欲を示す内容の文章を書くとやる気が伝わり良いでしょう。

書き方例:4月からは貴社の社員として一生懸命精進いたします。ご指導ご鞭撻のほどどうぞよろしくお願いいたします。

⑧敬具

文章の終わりに敬具を入れましょう。冒頭が拝啓なら敬具が適切です。謹啓を冒頭に書いたのなら謹白が適切な言葉です。

⑨具体的な書類の内容について記載する

締めの言葉の次は何が送付されているかを記載しておくと良いでしょう。書く時は文章カッコの中の言葉の通りに揃えて書くと見栄えが良くなります。

ここではあえて見栄えを考え左側に揃えて書きましたが、パソコンで入力する際や手書きで書く場合はカッコ内の言葉の通り左端に揃えて書いたり、中央に揃えて書くと添え状の見栄えがきれいに見えます。

書き方例:
下記の書類を同封いたしましたので、ご査収のほどよろしくお願いします。             

記(中央揃え)

同封書類(左揃え)          
入社承諾書1部(左揃え)
以上(右揃え)

できるだけ簡潔に1枚に収めるように書く

このように記入する項目が多いですが、長くなってしまうと二枚使ってしまう事になるので、できるだけ簡潔に一枚に収めるように書く事が大事です。

入社承諾書の添え状の本文の書き方例

ここでは入社承諾書の添え状の書き方の例文をいくつかご紹介していきます。

例文①

拝啓
貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます。 
この度は内定を頂戴しましたこと、誠に感謝申し上げます。
4月から今まで以上に身を引き締めて日々努力していく所存でございますので、ご指導の程よろしくお願い申し上げます。 
まだまた未熟で判らぬ事ばかりで至らぬ点事が多々ありますが、ご指導、ご教示の程、どうぞお願い申し上げます。
敬具

例文②

拝啓
新緑の候、貴社におかれましては、ますますご発展のことと存じます。 
この度は、内定を頂きまして誠にありがとうございました。来年4月から貴社で働けることに非常に嬉しく思っております。
また、入社後は資格取得にも積極的に挑戦し、常に自分を高めていきたいと考えております。 
様々な状況で信頼される人間になれるようにより一層の努力をしていきたい思っております。
つきましては入社承諾書を同封させて頂きますので、今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
末筆ながら貴社のご発展と社員皆様のご多幸をお祈りいたします。
敬具

入社承諾書の封筒の選び方

入社承諾書の封筒の選び方について解説していきます。

返信用封筒が同封されている場合が多い

企業によっては返信用封筒が同封してある場合が多いです。企業によっては同封されていない場合もありますので、返信用封筒が同封されていない場合は以下に封筒の選び方を解説していきますので参考にしてみてください。

返信用封筒が同封されて無い場合 自分で封筒を用意しよう

企業によっては返信用封筒を同封しない企業もありますので、ここからは返信用封筒を自分で用意していく事になります。封筒のサイズや色や種類、気になる事があると思いますので詳しく解説していきます。

封筒の色は白色

封筒の色は白色の封筒にしましょう。茶封筒だと失礼ですし、茶封筒は白い封筒に比べて破れやすいので必ず白い封筒を用意しましょう。

封筒サイズは入社承諾書と同サイズにする

封筒のサイズは入社承諾書と同サイズの物か少し大きめの物を買いましょう。入社承諾書は大事な書類です。折り曲げてしまうのは受け取り側に失礼ですので丁寧に扱いましょう。

封筒の宛名書きの書き方

宛名書きの書き方について解説していきます。

封筒表面の書き方

①封筒の右端に宛先の企業の住所を縦書きに書く

封筒の表面の右端付近に企業の住所を縦書きに書きましょう。

②封筒の中央右付近に会社名

封筒の中央右付近に会社名を書きましょう。
宛先が会社名以降が無い場合 会社名の語尾に御中を付ける
宛先が会社名以降が無い物もあります。宛先が会社名以降になければ語尾に「御中」を付けましょう。番地の数字などは漢数字で書きましょう。

③会社名の左付近に部署名や担当者名

会社名の部署名と担当者名が載っているのなら部署名と担当者名も記入しましょう。
この時宛先が部署で終わる場合も会社名と同じように語尾に「御中」と書きましょう。
※人名で終わる場合は「様」を付けましょう。
※肩書を書く場合は人名よりも小さい文字で書きましょう。

④郵便番号を書く

封筒の上部に郵便番号欄があればそこに郵便番号を書き入れましょう。郵便番号の欄が無ければ赤ペンなどで枠を書き入れましょう。この時丁寧に書くために定規を使ってまっすぐな線を書くようにしましょう。

封筒裏側

表面と同じく縦書きで書きます。数字は横書きで書き、番地の数字は漢数字で書きましょう。

①自分の送り先住所

封筒の左下側付近に自分の住所を書きましょう。全て正式名称で書きましょう。

②自分の名前

自分の名前を丁寧に書きましょう。

③郵便番号

郵便番号は住所を書いた付近の上部に横書きで書きましょう。

おわりに

いかがでしたか。今回は入社承諾書の添え状の書き方と例文と封筒選びについて解説してきました。添え状の役割や書き方についてもご理解いただけましたね。

思っていたほど難しいという事はありませんでしたよね。添え状を同封する事で宛先に何が何枚届いたのかを把握してもらい、同時に感謝の気持ちを込めてお礼を書く事で今後入社した後の人間関係も円滑にいく事でしょう。

入社承諾書を受け取り新しい職場は決まったからといって気を抜いてはいけません。あなたにはこれからたくさんやる事があります。覚える事も人間関係作りもありますので、気を抜かずに一歩一歩しっかり歩いていきましょう。

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